如何做好新時期檔案的規(guī)范化管理

佟沈賀

鶴崗市住房保障局 黑龍江鶴崗 154100

如何做好新時期檔案的規(guī)范化管理

佟沈賀

鶴崗市住房保障局 黑龍江鶴崗 154100

隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)開始在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用。這也對檔案管理工作規(guī)范化、合理化及有效化提出了更高的要求。當前檔案管理工作中還存在許多不足之處，檔案管理工作還不規(guī)范，因此需要采取有效措施來提升檔案規(guī)范化管理的水平，為檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。文中分析了檔案規(guī)范化管理的重要性，并進一步對新時期提高檔案規(guī)范化管理水平的措施進行了具體闡述。

檔案規(guī)范化管理；檔案管理體系；檔案管理制度；信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中手工操作需要大量的人力和物力，但并不能取得較好的效果。這種傳統(tǒng)檔案管理模式越來越無法與當前社會發(fā)展需求相適應(yīng)，因此需要對檔案管理工作進行優(yōu)化，強化檔案管理的規(guī)范化，充分的應(yīng)用新技術(shù)和先進的方法，使檔案能夠更好的發(fā)揮出重要作用，加快促進檔案合理化、規(guī)范化和標準化的發(fā)展進程。

一、檔案規(guī)范化管理的重要性

檔案是對社會、企事業(yè)及個體發(fā)展及成長進行記錄，具有重要的保存價值。當前隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案的重要性越來越突顯出來，檔案管理工作已成為各單位及部門日常工作中十分重要的部分。在這種新形勢下，需要重視檔案管理工作，有效的提高檔案規(guī)范化管理的水平，針對社會及企事業(yè)發(fā)展的實際情況來做好檔案歸檔、整理、分類及利用等工作，更好的發(fā)揮出檔案的重要價值，使其能夠更好的服務(wù)于社會、企事業(yè)及個人的發(fā)展，這也充分說明了檔案規(guī)范化管理的重要性。因此在檔案日常管理工作中，需要從多方面來做好檔案規(guī)范化管理工作，使檔案工作能夠為社會和經(jīng)濟的發(fā)展提供信息支持。

二、新時期提高檔案規(guī)范化管理水平的措施

（一）提高領(lǐng)導對檔案規(guī)范化管理的重視度

新時期要想做好檔案規(guī)范化管理工作，需要各行業(yè)領(lǐng)導要對檔案管理工作給予充分重視，意識到檔案管理作用的發(fā)揮需要通過加強檔案規(guī)范化管理來實現(xiàn)。特別是在當前經(jīng)濟全球化發(fā)展的大背景下，各行業(yè)之間競爭越發(fā)激烈，在這種情況下，作為行業(yè)的領(lǐng)導者，更要意識到檔案在行業(yè)競爭中的重要性，加大力度要強化檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理效率，做好檔案規(guī)范化管理的落實工作，使檔案工作能夠為領(lǐng)導者各項決策提供重要依據(jù)，加強人才資源，從而有效的提升行業(yè)在市場中的核心競爭力。

（二）完善檔案管理體系

在新形勢下檔案管理工作中，各行各業(yè)的領(lǐng)導為了落實檔案管理的規(guī)范化，就應(yīng)該先認識到檔案管理中存在缺陷的體系，認識到檔案管理工作無法得到有效落實的原因，從而采取針對性的措施，并且將檔案管理體系和制度實現(xiàn)進一步的完善。在檔案管理工作中，檔案管理總部一定要組織檔案管理人員將所有的檔案進行收集、整理、記錄、存儲，并將已有資料的真實性、可靠性進行核對，以便后期的查證。與此同時，在企業(yè)的檔案管理工作中，一定要將人力資源檔案、儀器設(shè)備檔案、物資管理檔案等各種類型的檔案進行分類管理，將這些檔案管理進行分類、集中處理，從而有效的實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、合理性、科學性，但是值得注意的是一定要根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)制定相關(guān)的檔案管理體系，從而不斷的提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的工作量，從而使得檔案管理工作滿足新形勢。

（三）健全檔案管理制度，提升檔案管理規(guī)范化水平

檔案形式多樣、種類繁多，對其進行合理規(guī)劃、處理、監(jiān)督與控制，需要制定健全的檔案管理制度，以便在其約束下設(shè)定統(tǒng)一的、標準的檔案管理形式，進而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化，保證檔案完整，充分發(fā)揮出檔案的重要作用。在檔案管理制度制定過程中，需要以國家相關(guān)檔案法律法規(guī)為基礎(chǔ)，并與各單位實際情況有效結(jié)合，確保所制定的檔案管理制度的科學性和合理性。在檔案管理制度中，需要對檔案管理流程、檔案管理工作中的注意事項、檔案管理人員及檔案管理責任等內(nèi)容進行詳細說明，加強制度的適用性，從而保證其能夠徹底的貫徹執(zhí)行，更好的約束檔案管理人員的行為，為檔案規(guī)范化管理的實施起到制度保障。

（四）加強檔案管理信息化建設(shè)

當前計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)和信息技術(shù)等都開始在檔案管理工和中進行應(yīng)用，這對檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)打下了良好的基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，需要充分的依托于先進技術(shù)的支持，構(gòu)建檔案管理信息平臺，做好檔案信息的收集、整理、分類和保存等工作，努力提高檔案管理的信息化水平，使檔案工作能夠與時俱進。在實際工作中，還需要各行業(yè)與自己的特點有效結(jié)合來進一步完善檔案信息管理系統(tǒng)，充分的借鑒國外先進的檔案管理系統(tǒng)成功經(jīng)驗，并使用其與我國國情有效結(jié)合，從而構(gòu)建一套適合我國國情，并與各行業(yè)特點相吻合的檔案管理信息系統(tǒng)，加快推動檔案管理信息化建設(shè)，為檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

（五）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案的管理工作，對檔案管理人員的專業(yè)水平也有較高的要求，這就需要各行業(yè)在發(fā)展過程中需要重視檔案管理人員的培訓和再教育。在日常工作中，可以采取多種形式來對檔案管理人員進行培訓，更新檔案管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)，努力提高其專業(yè)技能。同時在實踐工作中，檔案管理人員還要重視日常工作經(jīng)驗的積極，將理論與實踐有效結(jié)合，從而使自身的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)得到全面提升，在檔案管理工作中進行不斷創(chuàng)新，為檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)起到積極的促進作用。

三、結(jié)束語

當前我國部分行業(yè)在檔案管理工作中還存在許多問題，如管理模式落后、觀念陳舊、檔案管理人員素質(zhì)不高等，這對檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)起到了一定的制約作用。因此各行業(yè)都需要重視檔案管理工作，充分的認識到檔案在行業(yè)發(fā)展中的重要性，進一步完善檔案管理制度，提高檔案信息化水平，加快推進檔案管理的規(guī)范化、標準化和信息化的實現(xiàn)，更好的發(fā)揮出檔案的重要價值。

[1]梁曉龍,裴向前,魏勵等．新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探索[J]．科技展望,2016,26(22)．

[2]連紅宇．探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J]．辦公室業(yè)務(wù)，2015(7)．