如何做好大數(shù)據(jù)時(shí)代的社保檔案工作

方 芳

大慶市住房公積金管理中心 黑龍江大慶 163000

如何做好大數(shù)據(jù)時(shí)代的社保檔案工作

方 芳

大慶市住房公積金管理中心 黑龍江大慶 163000

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，我們現(xiàn)在的社保檔案管理工作已經(jīng)與之前的有很大的不同。這其中，有很大一部分原因是因?yàn)椤按髷?shù)據(jù)”時(shí)代的來臨，所以我們的社會(huì)保障工作也面臨了一些機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，這就要求我們必須與時(shí)俱進(jìn)，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以便更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的環(huán)境。本文將對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)社保檔案工作的影響以及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行詳談。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；社保檔案；應(yīng)對(duì)措施；影響

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，我們的各項(xiàng)工作也相應(yīng)的發(fā)生了一些變化，在社會(huì)保障方面，我們的傳統(tǒng)的社保檔案工作方法顯然已經(jīng)不適用于現(xiàn)在，大數(shù)據(jù)的影響是方方面面的，如果我們能適應(yīng)這個(gè)大環(huán)境并合理利用開發(fā)，那么，這將給我們的社保工作帶來很大的好處。所以，我們需要對(duì)之進(jìn)行改進(jìn)和提升。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)社保檔案工作的影響

（一）給社保檔案工作帶來的機(jī)遇

1、有利于增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。檔案的主要作用是通過收集、整理、歸檔保存，便于利用，可以為各個(gè)行業(yè)的未來發(fā)展服務(wù)。從古至今，在我國(guó)的發(fā)展意識(shí)里，一直沒有把檔案管理放在一個(gè)重要的位置，所以導(dǎo)致社會(huì)公眾的檔案觀不是非常明確，缺乏檔案意識(shí)，這非常不利于我國(guó)的檔案管理。作為公民，我們都應(yīng)該重視檔案，因?yàn)樗涗浟宋覀內(nèi)松麟A段的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，如果有辦理工作和住房以及養(yǎng)老還有醫(yī)療的手續(xù)時(shí)，都會(huì)有參考和憑證作用。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)社保檔案工作的改革有利于社會(huì)公眾以及各個(gè)工作單位的社會(huì)檔案觀的形成。

2、減少社保檔案工作的失誤。在傳統(tǒng)的社保檔案工作中，對(duì)于檔案的記錄一般都是由人工進(jìn)行，這一方法不僅繁瑣復(fù)雜，由于人工的不確定性，還使得工作常常出現(xiàn)失誤，這對(duì)于檔案管理的工作是非常不利的。而在社保檔案改革之后，電子版的記錄則可以大大減少記錄失誤現(xiàn)象的發(fā)生，而且修改也更加便利。在一些企業(yè)里邊，以前的檔案工作通常都是紙質(zhì)版的記錄，但是由于一些失誤或粗心大意，導(dǎo)致紙質(zhì)版的檔案容易丟失，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，大多數(shù)工作都是由電子版記錄，這樣不僅不容易丟失，而且如果紙質(zhì)版丟失的話，還有電子版的備份，這樣很大程度上提高了工作效率。

（二）給社保檔案工作帶來的挑戰(zhàn)

1、數(shù)據(jù)的安全與隱私存在隱患。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的環(huán)境下，我們不得不否認(rèn)出現(xiàn)了一批電子技術(shù)高超卻又道德意識(shí)差的黑客，而我們的社保檔案在都是由電子版記錄的情況下，如果安全管理工作不到位的話，就容易遭受黑客攻擊，導(dǎo)致一些重要的檔案遭到泄露。一旦資料泄露，就會(huì)導(dǎo)致無法預(yù)料的危險(xiǎn)發(fā)生，比如一些掌握了詳細(xì)資料的企業(yè)和個(gè)人通過不法手段，利用檔案里的信息進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)，或?qū)π畔⑦M(jìn)行非法出售等等，無一不損害了我們的權(quán)益。所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，我們?cè)跀?shù)據(jù)安全管理方面要提起重視。

2、一些技術(shù)上的難題。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們的社保檔案一般都是以電子形式來進(jìn)行記錄的，所以傳統(tǒng)的檔案記錄形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后無法滿足現(xiàn)狀。但是一些企業(yè)在剛剛進(jìn)行改革的時(shí)候往往技術(shù)有限，所以需要投入大量的人力物力財(cái)力來進(jìn)行技術(shù)上的改造工作。尤其在機(jī)器投入和技術(shù)人員培養(yǎng)這兩個(gè)方面，最為重要，一旦運(yùn)行的效果大打折扣，不僅是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)成本白白增加，還會(huì)使企業(yè)的負(fù)擔(dān)加重，不利于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。另外，在電子檔案管理工作方面也需要?jiǎng)?chuàng)新，這些都是對(duì)技術(shù)要求比較高的，所以在社保檔案改革中，技術(shù)方面可能會(huì)遇到一些難題。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下社保檔案工作的應(yīng)對(duì)措施

（一）樹立檔案大數(shù)據(jù)意識(shí)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行社保檔案工作的改革，首先就要改變大家的意識(shí)，要樹立檔案大數(shù)據(jù)的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案大數(shù)據(jù)的重要性。在以前，很多企業(yè)和單位沒有意識(shí)到檔案工作的重要性，導(dǎo)致工作效率不高，加之在傳統(tǒng)的管理方式下，檔案利用只是提供被動(dòng)的查閱服務(wù)。隨著檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理在工作中發(fā)揮的作用越來越明顯，一些企業(yè)和單位也漸漸地開始重視對(duì)檔案的管理，著重提高每名員工的檔案意識(shí)，工作效率得到很大的提升，一些工作也得以更好地開展。

（二）革新檔案管理技術(shù)。為了加強(qiáng)和規(guī)范公司檔案管理，有必要建立起一個(gè)良好的檔案運(yùn)行管理制度，提高檔案的利用效率及品質(zhì)。我們可以完善數(shù)字檔案的利用，根據(jù)數(shù)字檔案資源利用的特殊性，設(shè)置數(shù)字檔案和電子文件的檢索量、閱讀量和下載量等統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。大數(shù)將使利用統(tǒng)計(jì)工作大量化、復(fù)雜化和專業(yè)化，這就要求工作人員必須具備一定統(tǒng)計(jì)理論和實(shí)務(wù)素養(yǎng)。所以，要及時(shí)對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)把工作具體實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)、技巧、成果等在工作人員中進(jìn)行交流，便于工作人員的相互借鑒、相互促進(jìn)，做好專業(yè)人員配備的工作。

（三）再造檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。檔案業(yè)務(wù)既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，要求從事檔案工作的工作人員既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。要將檔案管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司的各個(gè)業(yè)務(wù)部門、職能部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。辦公室檔案管理人員要做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔資料，按時(shí)歸檔、定期整理并且經(jīng)常檢查，反復(fù)過濾，對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行有序的科學(xué)的整理。部門檔案的管理工作要做到：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

三、結(jié)束語

檔案信息是一項(xiàng)無形資產(chǎn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理將朝著社會(huì)化、多元化、開放性和先進(jìn)性等方向發(fā)展，檔案服務(wù)以利用者的個(gè)性化需求為導(dǎo)向，提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的服務(wù)。為了使社保檔案信息資源不流失，必須要建立健全檔案管理制度。同時(shí)，對(duì)于社保檔案工作，要做到勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新，認(rèn)真研究社保檔案工作中遇到的新情況和新問題，完善檔案管理制度并且加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。做到在大背景環(huán)境下的與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能保證檔案工作合理化的有效開展，這也是社保檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。

[1]張慧.大數(shù)據(jù)時(shí)代如何做好事業(yè)單位檔案信息保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(11).

[2]王玲,張妍妍.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的大機(jī)遇與大挑戰(zhàn)[J].蘭臺(tái)世界,2014(17):15-16.