事業(yè)單位文書檔案電子化應用分析

孫笑一

黑龍江省殘疾人康復中心 黑龍江哈爾濱 150036

事業(yè)單位文書檔案電子化應用分析

孫笑一

黑龍江省殘疾人康復中心 黑龍江哈爾濱 150036

事業(yè)單位文書檔案主要是對事業(yè)單位從事各類社會活動的記錄，檔案信息多為各項有保存價值的文書，這類文件多是在各種活動中因?qū)嶋H需要利用文字、圖表待方式記錄下來的完整體式和處理程序的信息材料，因此對這些文書檔案進行強化管理具有必要性。特別是在當前計算機技術廣泛在檔案工作中應用的新形勢下，事業(yè)單位文書檔案需要加電子化應用的步伐，這不僅有利于檔案利用水平的提升，而且有利于保證檔案信息的完整性，對檔案管理的準確性和統(tǒng)一性的實現(xiàn)具有積極的意義，能夠更好的促進檔案電子化管理目標的實現(xiàn)。

事業(yè)單位；文書檔案；電子化；優(yōu)勢；措施

隨著計算技術在檔案工作中的廣泛應用，以計算機技術為核心來對各類信息進行準確、迅速的處理，這對提高文書檔案管理水平及滿足事業(yè)單位各項工作的需求具有極為重要的意義。因此需要加強事業(yè)單位文書檔案電子化應用，為文書檔案電子化的實現(xiàn)提供良好的平臺，從而更好的提高事業(yè)單位文書檔案的管理水平。

一、文書檔案電子化的優(yōu)勢

（一)有利于提高檢索和辦公效率

文書檔案電子化后，主要是利用光盤及磁盤來作為檔案的存儲載體，而且通過利用計算機來對信息進行處理，有效的提高了文書檔案管理的水平，有效的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端。在對電子檔案管理工作中，在對文件進行收集、統(tǒng)計和查閱過程中工作效率有了明顯的提高，相較于傳統(tǒng)管理方式，電子檔案為檢索工作提供了更多的便利，有效的提高了檢索的效率。

（二)信息易于保管

與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

（三)電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享

文書檔案電子化實現(xiàn)后，檔案資料可以利用計算機和網(wǎng)絡來進行傳輸，各單位及各部門之間信息實現(xiàn)及時交流和有效共享，有效的實現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用。而且電子傳輸在瞬間即可完成大容量信息的人均產(chǎn)值，不僅與現(xiàn)代社會的發(fā)展需求相適應，而且具有較高的經(jīng)濟效益。特別是網(wǎng)絡化的應用，有效的擴展了文件檔案信息的傳遞范圍，人們不僅利用網(wǎng)絡來對信息進行傳輸，而且文書檔案資料也存放在相應的資料庫內(nèi)，可以實現(xiàn)網(wǎng)上檢索和資源共享，為檔案信息的利用提供了更加便利的條件，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息，電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業(yè)務聯(lián)系。

（四)提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?/p>

傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

二、加強文書檔案電子化應用的具體措施

（一)增強檔案管理意識，制定文書檔案電子化管理制度

文書檔案電子化工作的開展，首先需要得到領導的大力支持，才能夠為整個工作的順利開展奠定堅實的基礎。所以應該將文書檔案電子化應用納入單位的日常管理日程，并且制定完善的管理體系，對于電子化的應用制定詳細的規(guī)章管理制度，從而確保整個流程能夠順暢運行，為工作人員提供有利的依據(jù)。管理制度的制定要基于事業(yè)單位文書檔案管理工作的實際狀況，有利于電子化應用的高效開展，確保每個環(huán)節(jié)的規(guī)范性和標準性，便于整個流程的科學性和合理性。

（二)加強檔案保管穩(wěn)定性，確保檔案信息安全

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權限，只能給相關人員查看。針對保密文件，為確保其安全性，還需對其作加密處理，并限定加密的時間，保密期后相關人員才可對其進行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動硬盤等保存檔案的載體，同時在數(shù)據(jù)備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務器存儲及本機備份。兩臺服務器運用RAID5磁盤陣列技術，儲存全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像。PC機每天進行本機數(shù)據(jù)備份，每半月所有PC機數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)同步，保持各數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)一致，防止由硬盤損壞無法恢復導致數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象的發(fā)生。二是通過實物介質(zhì)存儲備份。將全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像儲存在移動硬盤中。

（三)加強硬件及軟件建設，提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)

事業(yè)單位文書檔案電子化應用工作的開展，需要完善的硬件配置，所以需要配置先進的電子設備，能夠保證文書檔案中的信息資源從收集、整理、傳輸、存儲、共享等一系列工作的順暢運行。所以各種設備一定要配置齊全，并且在性能上要滿足文書檔案管理的特點。在配置齊全的硬件設備后，就需要注重軟件的培養(yǎng)，所以檔案管理人員的綜合素質(zhì)非常重要。電子化工作的開展，對工作人員提出了巨大的挑戰(zhàn)，其不僅要具有扎實的文書檔案管理專業(yè)知識，還要對電子化工作流程能夠熟練操作。所以應該加強對檔案管理人員的培訓，定期開展各種形式和內(nèi)容的培養(yǎng)，培養(yǎng)一支優(yōu)秀的文書檔案管理人員隊伍，為促進文書檔案電子化建設創(chuàng)造有利的條件。

三、結束語

文書檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容之一，而在現(xiàn)代信息社會的背景下，文書檔案電子化已經(jīng)成為檔案管理工作主要的發(fā)展趨勢。檔案管理電子化能夠有效的提升工作效率，促進檔案信息資源的開發(fā)和利用，具有眾多的優(yōu)勢，所以應該全面提升文書檔案電子化應用的進程，創(chuàng)新文書檔案管理理念和管理模式，更好的為事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

[1]盧艷.淺析事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高[J].中國科技投資,2013-08-30.

[2]欒春生.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].中國培訓,2015-12-15.