辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

張阿男 潘 鈺 董臣敏

山東省濰坊市婦幼保健院 山東濰坊 261011

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

張阿男 潘 鈺 董臣敏

山東省濰坊市婦幼保健院 山東濰坊 261011

隨著經(jīng)濟社會的不斷進步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也得到了突飛猛進的發(fā)展，因其快捷、有效的優(yōu)勢，被廣泛的應(yīng)用于各個行業(yè)當(dāng)中。醫(yī)院作為一個重要的部門，做好當(dāng)中的檔案管理工作至關(guān)重要，加強自動化技術(shù)的應(yīng)用對其具有重要的意義。然而，如今在我國醫(yī)院的檔案管理當(dāng)中仍然存在著管理人員職業(yè)素養(yǎng)低下、缺乏完善的管理系統(tǒng)、缺乏統(tǒng)一管理以及安全性薄弱等問題，在本篇文章當(dāng)中就對這些問題進行了探討，并且有針對性的提出了自己的一些建議。

辦公自動化環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；存在問題與對策

醫(yī)療衛(wèi)生是我國重要的民生工程，要想保障我國居民的醫(yī)療衛(wèi)生質(zhì)量，提高其檔案管理的水平至關(guān)重要。其關(guān)乎著我國居民的醫(yī)療信息的安全以及醫(yī)療診斷工作的效率。近些年來，我國為了提高檔案管理的工作效率，大力的引進自動化的方案管理方式，因其具有高度的時效性并且極其的快捷而備受關(guān)注。然而，對于自動化技術(shù)的使用方面，我國仍然存在著較大的問題。加強自動化技術(shù)的應(yīng)用與改革勢在必行。

一、辦公自動化的意義與特點

（一）辦公自動化的意義。辦公自動化就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來處理辦公室事務(wù)，以此來管理以及接收各種數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)辦公室辦公的高效性與準(zhǔn)確性。總之，辦公自動化將以往靠主要依靠人力來管理檔案的工作方式改變了，使得醫(yī)院的檔案管理效率得到極大的提高。醫(yī)院通過辦公自動化技術(shù)的引用，能夠減輕自身繁重的工作負擔(dān)，對于醫(yī)院的健康、高效的管理來說具有著重要得意義以及價值。

（二）辦公自動化的特點。辦公自動化主要具有如下特點：（1）實現(xiàn)資源的共享。辦公自動化的技術(shù)本質(zhì)就是對信息互聯(lián)網(wǎng)的使用，規(guī)范了檔案管理的行為，通過網(wǎng)絡(luò)對各個醫(yī)院科室的信息的統(tǒng)一管理，可以實現(xiàn)資源的互享，使得各個部門之間加強溝通，對于辦公效率具有極大的提升作用，（2）迅速并且精準(zhǔn)。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理各類信息數(shù)據(jù)，避免了因人工操作而帶來的誤差，并且，通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)信息的管理工作，相對于人來說具有著更快的速度，而且，當(dāng)各種信息被錄入電腦網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中之后，再查詢時也會更加的方便，對于醫(yī)院的辦公來說具有著極大的高效性與準(zhǔn)確性。（3）儲存方式靈活。以往醫(yī)院對文檔的存儲方式一般都為紙質(zhì)的，存儲的方式比較單一，而現(xiàn)在自動化技術(shù)的引入，可以對醫(yī)院的文檔進行圖像、視頻等方式的存儲，不僅減輕了人工的操作強度，還節(jié)約了管理的空間，并且其還能夠長期儲存，而不至于像紙質(zhì)載體一樣腐爛。

二、在醫(yī)院檔案辦公自動化管理中所存在的問題

（一）文檔管理人員職業(yè)素養(yǎng)低下。如今，隨著醫(yī)院辦公對自動化技術(shù)的應(yīng)用，對醫(yī)院的檔案管理人員也提出了更加高標(biāo)準(zhǔn)的要求。需要其能夠熟練地使用電腦，并且對相關(guān)的檔案管理方面的電腦操作技術(shù)做到良好的掌握。然而，如今在醫(yī)院的檔案管理人員當(dāng)中，大部分還不能夠適應(yīng)新形勢的要求，難以改變傳統(tǒng)的工作方式，對于計算機的使用還只是停留在簡單的辦公軟件的使用上，難以滿足醫(yī)院對檔案管理工作的需求。

（二）缺乏完善的檔案管理系統(tǒng)。目前，在我國的各大醫(yī)院內(nèi)，對于檔案管理的軟件能夠使用的非常少，并且其大部分所使用的軟件還是幾年甚至是十年之前的管理軟件，對于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速更新?lián)Q代的今天來說，無疑是顯得有些落后的。

（三）缺乏統(tǒng)一管理。醫(yī)院檔案管理的自動化雖然能夠帶來特別大的便利，但是卻不能夠保留原始的數(shù)據(jù)，其所存儲的都是最終完成的文檔，而對于過程當(dāng)中的細節(jié)以及步驟則不能夠保存。存儲的方式以及類別也不相同，在數(shù)據(jù)庫的檢索時會發(fā)生混亂，對于資料的搜索帶來嚴(yán)重的影響。

（四）缺乏安全性。由于網(wǎng)絡(luò)具有高度的開放性，所以醫(yī)院在引用自動化技術(shù)的同時也會帶來極大的安全風(fēng)險。人們可以利用病毒來侵入醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，盜竊病人的電子病歷，這對于病人的隱私帶來了極大的威脅。同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式都需要通過筆寫，可以通過字跡來辨別真假，然而利用網(wǎng)絡(luò)之后，人們篡改病歷等文檔時就不易被發(fā)現(xiàn)。

三、加強醫(yī)院辦公自動化的建議

（一）提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。要想提高醫(yī)院檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，就需要加強對其的知識技能培訓(xùn)。醫(yī)院應(yīng)該定期舉辦培訓(xùn)課程，為管理人員提供理論培訓(xùn)與實踐操作的機會。并且，還要制定考核制度，將每名檔案管理人員的自動化掌握情況納入到工作考核當(dāng)中，激發(fā)其學(xué)習(xí)熱情。

（二）完善更新檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院要加大對自身檔案管理系統(tǒng)的資金投入，及時更新引進先進的方案管理系統(tǒng)，并且，要使檔案管理系統(tǒng)符合醫(yī)院自身的管理需要，提升檔案管理系統(tǒng)的針對性。同時，在醫(yī)院的內(nèi)部，要建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，使得資源在各個部門之間互相分享。

（三）制定管理標(biāo)準(zhǔn)。實現(xiàn)醫(yī)院自動化管理的高速有效的開展，統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。醫(yī)院應(yīng)該嚴(yán)格按照國家的有關(guān)規(guī)定，并且結(jié)合自身的實際情況來制定檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，并且要求醫(yī)院的檔案管理人員要嚴(yán)格按照管理校準(zhǔn)來進行平時的工作。同時，還需要根據(jù)醫(yī)院自身實際情況的變更來調(diào)整管理標(biāo)準(zhǔn)。

（四）加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。要想確保醫(yī)院自動化檔案管理系統(tǒng)的安全性，就需要加強對該系統(tǒng)的維護與管理。醫(yī)院可以通過為自己的管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻、權(quán)限，還可以對其進行加密等方式來提高自身網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的安全性。為了避免人為篡改文檔的情況發(fā)生，可以設(shè)置訪問的權(quán)限，并且對其進行加密設(shè)置，對于那些比較重要的文檔則可以采用紙質(zhì)的方式存儲。

四、總結(jié)

自動化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，并且因其儲存載體的特殊，能夠保證其存儲的時間，而且其使用的空間也不會受到限制。這對于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有著極大的促進作用。但是對于自動化技術(shù)的應(yīng)用情況目前來說還不容樂觀。大部分的管理人員不能夠適應(yīng)新技術(shù)的使用需求，并且醫(yī)院的管理系統(tǒng)也并不是特別的完善，網(wǎng)上信息的安全也得不到保障。這就需要醫(yī)院對其進行相應(yīng)的培訓(xùn)，加強網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管工作，完善管理系統(tǒng)來實現(xiàn)自動化系統(tǒng)的優(yōu)化工作。

[1]郝崢嶸.于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].祖國,2016(13):267-267.

[2]梁惠志.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(23):190-190.