淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

李巍巍黑龍江省富?？h農(nóng)村衛(wèi)生工作站 黑龍江富裕 161200

淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

李巍巍
黑龍江省富裕縣農(nóng)村衛(wèi)生工作站 黑龍江富裕 161200

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理工作也逐漸向著信息化方向發(fā)展。在信息化背景下，文書檔案管理工作需要充分利用信息技術(shù)以提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率。筆者就對信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并對文書檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化提出了建議。

文書檔案管理；信息化背景；創(chuàng)新途徑

文書檔案是各單位、地區(qū)記錄活動發(fā)展的重要資料，其完整性與準確性直接關(guān)系到生產(chǎn)與發(fā)展，因此，各單位需要積極做好文書檔案管理工作，然而在信息化背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理制度已無法滿足單位發(fā)展的需要，這就要求各單位充分利用信息技術(shù)創(chuàng)新文書檔案管理工作，進而提高文書檔案管理的水平與效率。

一、信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對信息化管理理念認識不足。在信息化背景下，充分利用信息技術(shù)管理文書檔案是提高文書檔案管理質(zhì)量與效率的重要途徑，然而就當前我國文書檔案管理情況來看，很多管理者對文書檔案的信息化管理理念的認識仍然不足，未充分認識到信息技術(shù)對文書檔案管理的積極意義。一些單位的文書檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)的管理理念，導致文書檔案管理工作中出現(xiàn)了許多問題，在一定程度上限制了文書檔案的利用。

（二）文書檔案管理不規(guī)范。很多單位對文書檔案管理都沒有給予充足的重視，缺乏統(tǒng)一的文書檔案管理制度，一些檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對文書檔案隨意編號，使得很多文書檔案都存在案卷目錄混亂等問題。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在差異。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作主要采用的是人工服務的方式，這就導致了不同工作人員的綜合素質(zhì)水平不同。由于檔案管理人員對信息化管理理念認識不足，文書檔案管理流程也就受到了許多因素的限制[1]此外，很多文書檔案管理人員對信息化管理設備與技術(shù)不熟悉使得檔案管理信息化受到阻礙，文書檔案管理質(zhì)量與效率無法提升。

二、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）提高文書檔案查閱與使用效率。文書檔案管理信息化后，文書檔案便可以通過網(wǎng)絡系統(tǒng)進行在線瀏覽，這在很大程度上提高了文書檔案的查閱與使用效率。信息使用者可以通過網(wǎng)絡在線了解相關(guān)信息，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以快速查找到相關(guān)信息，省去了去檔案部門查閱的環(huán)節(jié)，有效提高了文書檔案查閱與使用的效率。此外，當單位某部門工作人員需要查閱檔案信息時，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式需要消耗大量的時間，二信息化文書檔案管理可以快速地為其提供服務，通過網(wǎng)絡查詢，時間明顯減少，

（二）提高文書檔案管理的工作效率。文書檔案是記錄單位工作活動的重要資料，其中涉及了大量的人事、財務等檔案，對單位的發(fā)展具有重要的指導作用。文書檔案管理指的是將相關(guān)文檔、資料、音頻等統(tǒng)一收集整理并歸檔，方便查詢，因此，文書檔案管理工作非常復雜且對其完整性與準確性有著較高的要求[2]。信息化文書檔案管理能夠有效提高文書檔案管理的效率，省去了許多管理環(huán)節(jié)，同時也在一定程度上減輕了文書檔案管理人員的工作量。

三、信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）提高對信息化管理理念的認識。文書檔案管理信息化需要以先進的信息化管理理念作為指導，充分利用信息技術(shù)，單位的主管領(lǐng)導需要提高對文書檔案管理的重視程度，使信息化文書檔案管理理念可以深入到管理人員中，強化創(chuàng)新意識，改善傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，樹立信息化的檔案管理理念，并制定統(tǒng)一的文書檔案管理制度，將文書檔案管理信息化落實到實處。文書檔案管理部門需要有計劃地開展文書檔案信息化管理工作，加大人力與基礎設施的投入，使現(xiàn)代化的技術(shù)與設備可以滲入到文書檔案管理工作中，這樣可以有效加強人機交互，簡化文書檔案管理中流程，通過信息化軟件，可以實現(xiàn)文書檔案的收集、整理、分類歸檔數(shù)字化與高效率，這對于文書檔案管理具有重要意義。

（二）構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)。就我國當前文書檔案管理情況來看，信息化水平仍存在很大的空間提高。除了提高對信息化管理理念的認識，更需要文書檔案管理系統(tǒng)的支持。目前，我國的大部分文書檔案管理系統(tǒng)都實現(xiàn)了目錄級管理，但更加便捷高效的全文檢索并沒有得到普及，這在很大程度上限制了文書檔案管理的效率，此外，由于文書檔案管理信息化仍處于發(fā)展階段，安全性防護仍存在一定的風險，因此，為了使文書檔案管理能夠適應信息化發(fā)展需要，需要積極構(gòu)建一套完善的文書檔案管理信息系統(tǒng)，切實保障文書檔案的完整性。

（三）文書檔案管理自動化。信息化背景下信息技術(shù)快速發(fā)展，也促進了檔案管理的信息化進程，為了加強信息技術(shù)在文書檔案管理中的應用，在構(gòu)建文書檔案信息系統(tǒng)的基礎上，還需要積極推進信息化管理在文書檔案管理中的應用，促使文書檔案管理自動化。文書檔案管理的信息錄入需要使用同一的專業(yè)用語與技術(shù)標準，這樣更有利于檔案信息的規(guī)范管理。同時，各單位還需要建立自己的檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出，使文書檔案可以通過相關(guān)軟件自動進行收集、整理、歸納與查詢等。為保證檔案信息的安全性，需要進一步完善檔案管理體系，加強文書檔案電子信息的監(jiān)管，確保文書檔案信息的安全性，促進文書檔案管理的自動化。

（四）提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在信息化背景下，文書檔案管理中信息技術(shù)的應用越來越普遍，這就對文書檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，為保證文書檔案管理的準確性與效率，需要切實加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員需要適應時代發(fā)展，熟練掌握相關(guān)的信息技術(shù)，能夠?qū)n案的關(guān)鍵信息進行抽取，使檔案信息得到更為充分的利用。各單位需要加強對檔案管理人員的計算機應用能力，使其更好地解決檔案信息化管理中存在的問題，提高文書檔案管理水平。

四、結(jié)語

隨著社會的發(fā)展，對檔案資料的要求不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應社會發(fā)展的需求，在信息化背景下，文書檔案管理工作更需要充分利用信息技術(shù)，提高文書檔案管理的信息化水平，促進檔案管理資料的開發(fā)與利用，進而提升文書檔案管理的質(zhì)量與效率，促進文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

[1]劉喜珍.信息化背景下文書網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作初探[J].網(wǎng)絡安全技術(shù)與應用,2015,03:43-45.