試談如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的規(guī)范化管理

滑高社菏澤市立醫(yī)院 274000

試談如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的規(guī)范化管理

滑高社
菏澤市立醫(yī)院 274000

指出了醫(yī)院科研檔案的作用和做好科研檔案管理工作的意義，分析了醫(yī)院科研檔案管理中存在的主要問(wèn)題，結(jié)合現(xiàn)狀就如何實(shí)現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化管理提出了幾點(diǎn)思考：1.建立、落實(shí)管理機(jī)制，確保歸檔率；2.全程參與課題管理，提升檔案質(zhì)量；3.優(yōu)化檔案管理手段，促進(jìn)規(guī)范化管理；4.提高專、兼職檔案管理人員檔案工作素養(yǎng)，保證歸檔質(zhì)量。

醫(yī)院；科研檔案；規(guī)范化；管理

醫(yī)院科研檔案是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，直接反映了其學(xué)術(shù)水平。同時(shí)，科研檔案記載了醫(yī)療和科研發(fā)展的歷史，反映了一家醫(yī)院的整體醫(yī)療水平動(dòng)態(tài)發(fā)展情況，是醫(yī)院珍貴的信息資源，具有較高的文獻(xiàn)分析研究?jī)r(jià)值。應(yīng)該對(duì)其實(shí)施集中、規(guī)范化的管理，以便于利用和研究。筆者在一家三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院從事檔案管理工作十余年，結(jié)合工作實(shí)踐，就如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的規(guī)范化管理，談幾點(diǎn)粗淺的體會(huì)。

一、科研檔案在醫(yī)院管理中的重要作用

科研檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，科研檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化直接影響醫(yī)院科研工作的成效。在科研管理工作中，無(wú)論是項(xiàng)目管理、制度管理、還是流程管理、手段管理等，都與檔案管理緊密相關(guān)。隨著醫(yī)院的發(fā)展，科研檔案管理在醫(yī)院學(xué)科發(fā)展中所起的作用也日益增強(qiáng)。

（一）對(duì)科研成果的學(xué)術(shù)指導(dǎo)、借鑒作用

科研成果的申報(bào)從科研的立項(xiàng)、完成、結(jié)題到成果鑒定，一般小的課題需1—3年，較難的課題則需要5—7年，有的甚至更長(zhǎng)時(shí)間的努力，才能形成研究成果，經(jīng)過(guò)總結(jié)、積累和利用，可以產(chǎn)生更新、更高水平的科研成果。做好科研檔案工作，可指導(dǎo)科研人員在科研活動(dòng)中避免不必要的人、財(cái)、物的浪費(fèi)，減少低水平的重復(fù)研究。

（二）在學(xué)科建設(shè)和發(fā)展中的作用

學(xué)科是醫(yī)院賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，包括臨床醫(yī)療技術(shù)、人才培養(yǎng)和科學(xué)研究3個(gè)方面，科研是學(xué)科建設(shè)依托的平臺(tái)，學(xué)科的水平、知名度，是通過(guò)先進(jìn)水平的科研課題及其成果來(lái)體現(xiàn)的。同時(shí)，高水平的科研項(xiàng)目是學(xué)科建設(shè)的載體，是學(xué)科發(fā)展的源泉，是學(xué)科建設(shè)成效的標(biāo)志，也是學(xué)科建設(shè)提升的重要條件。

（三）在醫(yī)院管理中的長(zhǎng)遠(yuǎn)效益

科研檔案是一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到研究完成所形成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的資料，是重要的信息資源。它不同于文書檔案，僅僅保管在醫(yī)院的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，應(yīng)該除了為本院提供進(jìn)行交流或成果轉(zhuǎn)讓外，面向社會(huì)提供準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，發(fā)揮其成果性和資料性的作用，滿足社會(huì)各界對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案信息的需求，創(chuàng)造出更豐厚的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益、技術(shù)效益。

二、目前醫(yī)院科研檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）重視程度不夠，管理意識(shí)不強(qiáng)

多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠，在科研管理方面多強(qiáng)調(diào)立項(xiàng)率、課題級(jí)別與成果產(chǎn)量等?？蒲泄芾砣藛T往往也缺乏科研檔案管理意識(shí)，在日常科研管理工作中不注重在研究過(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)、文件資料的收集與積累，造成原始記錄不完整或丟失，由此導(dǎo)致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開展困難、科研檔案質(zhì)量差、科研材料收集不齊全等情況。

（二）管理制度有待完善

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及科研管理部門往往對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，致使醫(yī)院科研檔案管理缺乏完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度來(lái)保證科研檔案的完整性。在日?？蒲泄芾砉ぷ髦校瑢?duì)于哪些材料應(yīng)歸檔、何時(shí)收集整理等，缺乏健全有效的科研檔案管理制度，檔案管理人員難以很好地指導(dǎo)和協(xié)助科研人員做好科研文件的形成、積累、整理和歸檔工作，因而部分科研檔案處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)，歸檔欠系統(tǒng)和完整，影響了科研檔案的再利用。

（三）相應(yīng)的管理?xiàng)l件和設(shè)施配備不足

一些醫(yī)院由于科研檔案管理的硬件設(shè)施及相應(yīng)的軟環(huán)境達(dá)不到要求，一定程度上導(dǎo)致科研檔案歸檔不完全和科研檔案資料的流失，主要表現(xiàn)在：科研檔案管理人員系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識(shí)更新不夠，致使科研檔案難以從較高的層次進(jìn)行管理；另一方面，部分醫(yī)院因缺乏檔案保管設(shè)施和現(xiàn)代化設(shè)備,仍然停留在手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

（四）歸檔率低，現(xiàn)存材料不完整

目前，綜合性醫(yī)院科研檔案管理存在的主要問(wèn)題在于資料歸檔不完整、歸檔率低。具體表現(xiàn)為科研過(guò)程中歸檔意識(shí)不強(qiáng)，科研管理部門在制訂科研計(jì)劃時(shí)，并未真正地把科研檔案工作納入科研管理之中，科研檔案一般也只是涉及申請(qǐng)書、立項(xiàng)文件、成果形式、獲獎(jiǎng)材料等。同時(shí)，部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能因?yàn)槎喾N因素的影響，并未提交完整的歸檔資料，導(dǎo)致歸檔資料的不完整以及歸檔率低。其次，由于職稱晉升、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)工作需要較多的使用科研歸檔資料（且不僅限于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目組成員），借出的科研檔案難以及時(shí)歸還或致部分破損、丟失。

（五）管理人員知識(shí)水平不高

專職檔案管理人員多由其他專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來(lái)，或僅僅經(jīng)過(guò)零散的專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，多不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)科研歸檔范圍不熟悉；而兼職的科研檔案管理人員更缺乏檔案科學(xué)管理的知識(shí)，在一定程度上影響了科研檔案的規(guī)范管理。

（六）有待于進(jìn)一步開發(fā)利用

醫(yī)學(xué)科研檔案包含大量的科研信息，在科研決策、醫(yī)療診治、臨床教學(xué)等方面具有積極的借鑒和指導(dǎo)作用。目前科研檔案管理方面普遍存在著忽視開發(fā)利用的現(xiàn)象，檔案室管理職責(zé)也多停留在傳統(tǒng)的管理和提供查閱上，仍未建立方便快捷的檢索渠道，科研檔案的作用無(wú)法充分體現(xiàn)。

三、科研檔案規(guī)范化管理的思路

（一）建立、落實(shí)管理機(jī)制，確保歸檔率

科研檔案工作是科研管理的重要環(huán)節(jié)，為此醫(yī)院要將其納入科研計(jì)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍中，由醫(yī)院的科研管理部門根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，將科研檔案的管理工作納入到有關(guān)的科研管理制度中去，并有機(jī)融入到計(jì)劃、課題以及成果管理等工作中去，使科研檔案與科研計(jì)劃、課題管理、科研成果等工作密切結(jié)合，嚴(yán)格按照檔案工作"四同步"管理，從科研任務(wù)下達(dá)—檢查計(jì)劃進(jìn)度—驗(yàn)收鑒定成果—登記上報(bào)評(píng)審科技成果的每個(gè)階段，都保證檔案材料的同步，推動(dòng)科研檔案管理的規(guī)范開展。

（二）全程參與課題管理，提升檔案質(zhì)量

1、指導(dǎo)科研立項(xiàng)。將科研項(xiàng)目的有關(guān)歸檔內(nèi)容以及要求，利用電子郵件或者下發(fā)書面通知給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并且對(duì)其加以指導(dǎo)，將收集到的該項(xiàng)目的有關(guān)文件資料一并交予科研檔案管理人員進(jìn)行歸檔，同時(shí)當(dāng)作對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行檢查的依據(jù)。2、建立專卷。將科研項(xiàng)目在課題準(zhǔn)備期所形成的各種文件資料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人建立專卷，以保證項(xiàng)目準(zhǔn)備期的相關(guān)文件資料的完整性。3、由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷、歸檔。從項(xiàng)目的啟動(dòng)開始，要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的相關(guān)文件資料加以收集并整理，交科研管理部門，以便檔案管理人員及時(shí)收集、整理、編號(hào)、保管，防止丟失。4、階段檢查。在課題研究中，科研管理部門的檔案管理人員了解并掌握課題的研究進(jìn)展，對(duì)課題每個(gè)階段應(yīng)當(dāng)產(chǎn)生的原始資料加以檢查，查出問(wèn)題及時(shí)整改，以保證研究中產(chǎn)生的原始資料真實(shí)可靠。5、參與項(xiàng)目驗(yàn)收。檔案管理人員要對(duì)項(xiàng)目的原始資料、實(shí)驗(yàn)記錄以及過(guò)程管理進(jìn)行檢查，對(duì)項(xiàng)目研究產(chǎn)生資料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，確定能否結(jié)題驗(yàn)收。

（三）優(yōu)化檔案管理手段，促進(jìn)規(guī)范化管理

伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化管理手段逐漸應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。醫(yī)院科研檔案種類繁多，內(nèi)容廣泛，載體以及記錄形式各式各樣。醫(yī)院的科研檔案管理部門應(yīng)通過(guò)配備計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)、照相機(jī)、掃描儀等輔助設(shè)備，充分運(yùn)用電腦以及網(wǎng)絡(luò)信息等最新技術(shù)，完善檔案存儲(chǔ)以及相應(yīng)的檢索手段，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，不斷提升工作效率和管理水平。有條件的，可以將檔案目錄在局域網(wǎng)分享，加強(qiáng)各科室或醫(yī)院之間的溝通合作，更好地發(fā)揮科研檔案資料的價(jià)值，為醫(yī)療科研服務(wù)。

（四）提高專、兼職檔案管理人員檔案工作素養(yǎng)，保證歸檔質(zhì)量

為實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，作為專職檔案管理人員，不僅應(yīng)有強(qiáng)烈的責(zé)任心、相應(yīng)的工作理念，還應(yīng)該具備一定的信息意識(shí)、創(chuàng)新思維以及強(qiáng)烈的參與意識(shí)，更需要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)操作能力，提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并通過(guò)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理工作水平。其次，兼職檔案員的檔案工作素養(yǎng)、對(duì)檔案材料的敏感程度，同樣是實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理重要因素，決定著檔案收集的質(zhì)量。因此，應(yīng)定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化兼職檔案人員的歸檔意識(shí)、從而保證科研檔案的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)性。

總之，醫(yī)院科研檔案管理的最終目標(biāo)是，使科研檔案更好地服務(wù)于醫(yī)療科研服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平以及技術(shù)影響力的提升。創(chuàng)新科研檔案管理工作制度，改進(jìn)管理理念、管理機(jī)制、工作方法與技術(shù)手段，對(duì)醫(yī)院科研檔案實(shí)施規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮科研檔案資源價(jià)值，是打造兼具醫(yī)療、教學(xué)、科研、技術(shù)指導(dǎo)等功能的高水平現(xiàn)代化醫(yī)院的重要抓手。

[1]楊毅,廖瑜鑫,劉夢(mèng)雅.醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理淺析[J].求醫(yī)問(wèn)藥(下半月),2012(10).

[2]付小瑩,曹敏,汪軍洪.醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理探討[J].蘭臺(tái)世界,2009(16).