新時期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的思考

文/哈爾濱市公安醫(yī)院 斯琴

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新時期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的思考

文/哈爾濱市公安醫(yī)院 斯琴

【摘要】作為醫(yī)院，職工隊伍龐大，人才濟濟，要做好職工的管理，人事檔案管理工作尤為重要。不僅關(guān)系到醫(yī)院對職工的了解與選拔，也影響著職工的職業(yè)生涯的拓展，對企業(yè)人才隊伍建設(shè)與管理具有重要意義。因此，本文就新時期下醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，并提出建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；檔案管理

人事檔案是對一個人的主要經(jīng)歷、主要成績等的記錄，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤，是選拔、任用與考核的主要依據(jù)。因此，做好人事檔案管理工作關(guān)系著單位的發(fā)展。作為醫(yī)院，急需各類高素質(zhì)人才，人事檔案就能為醫(yī)院提供人才信息和用人依據(jù)，有助于配備科學的醫(yī)療團隊；也能通過對人事檔案的職稱與工齡等方面的記載，為職工薪酬設(shè)計提供依據(jù)，能有效激勵職工的工作積極性；人事檔案記載著職工的學識水平與工作方向等，可以從中獲悉目前醫(yī)院的人才結(jié)構(gòu)，為人才開發(fā)提供參考數(shù)據(jù)。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏先進的檔案管理方法。目前，很多醫(yī)院人事檔案管理方法十分落后，僅是利用紙質(zhì)檔案管理，缺乏先進的檔案管理設(shè)備、人事檔案管理軟件等設(shè)施。大部分是手工錄入紙質(zhì)檔案，不及時對檔案進行分類與裝訂，都是個人檔案直接放進該職工的檔案袋，這樣不僅加大人力，還會影響工作效率。并且紙質(zhì)的檔案袋保管不當，檔案容易受潮、霉變和蟲蛀，會出現(xiàn)損壞和遺失，影響人事檔案的完整性與安全性。

（二）檔案管理人才素質(zhì)有待提高。部分醫(yī)院的檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)出身，檔案管理、計算機與保密等知識欠缺，缺乏專業(yè)的檔案管理方法。或者是由人事專員兼管檔案管理工作，人事工作本身就繁雜，難以兼任更多的工作，容易造成對檔案工作的疏忽。也可能由于一些醫(yī)院對人事檔案工作的不重視，對人事檔案管理人員待遇不公，沒有開展人事檔案人員的專業(yè)培訓，導(dǎo)致人事檔案管理人員工作積極性不高，工作方法落后，這樣不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

（三）人事檔案真實性與完整性不足。一些偏遠地區(qū)的醫(yī)院與效益不好的醫(yī)院，人員流動性大，職工的人事檔案難以保證完整與真實。可能會出現(xiàn)在人才調(diào)動中，相關(guān)檔案沒有做好轉(zhuǎn)移手續(xù)，也可能職工之前的企業(yè)不重視人事檔案工作，都會造成人事檔案的不完整。加上過去很多單位企業(yè)對人事檔案工作的不重視，與過去工作環(huán)境、條件與政策的原因，人事檔案工作沒有做到位，很多過往的信息沒有記載，或者會有一些檔案涂擦、書寫不規(guī)范等問題，其真實性與準確性就無從考證，導(dǎo)致人事檔案的真實性與可靠性降低。

二、完善人事檔案管理工作的建議

（一）加強人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法早已不適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展與需求，醫(yī)院應(yīng)提高認識檔案管理工作的重視力度，加大資金的投入，為人事檔案管理部門配備高科技的電子計算機設(shè)備，如人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與自動化檔案設(shè)備。將人事檔案管理手段信息化、現(xiàn)代化與無紙化，實行電子化辦公，對能通過系統(tǒng)錄入、分類與生成的檔案信息，要利用計算機實現(xiàn)，通過計算機系統(tǒng)對人事檔案信息進行審查，及時找出出生年月、工作時間與入黨時間等前后記載不一致的問題，對不齊全的檔案提出信息提醒?？梢越Y(jié)合醫(yī)院人力資源部門的人員信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，進行人事檔案的維護，也可以定期組織職工采集個人基本信息，以此來與人事檔案進行核對，并不斷更新人事檔案。這樣不僅能提高人事檔案管理人員的工作效率，減少手工紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的筆誤等，方便檔案的保管，還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作決策提供方便。

（二）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理人員素質(zhì)的高低關(guān)系著醫(yī)院人事檔案管理工作開展的好壞。首先，在人事檔案管理人員的選拔上，要傾向于專業(yè)出身的人員，并對其工作原則性進行考察，保證其在人事檔案管理中能做好保密工作。醫(yī)院應(yīng)當盡量配備專門的人事檔案管理人員從事人事檔案管理工作，避免管理人員是兼任的情況。其次，要加強人事檔案管理人員的軟件建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)人員對人事檔案管理工作重要性的認識，要經(jīng)常開展人事檔案管理相關(guān)培訓，提高管理人員業(yè)務(wù)技能。最后，要提高對人事檔案管理人員進行績效考核，杜絕管理人員利用職位修改人事檔案等行為，也要設(shè)計具有激勵性的薪酬體系，有效促進管理人員的工作效率與質(zhì)量。

（三）加強人事檔案管理工作規(guī)范化。人事檔案管理工作的規(guī)范性體現(xiàn)于人事檔案的完整與準確。因此，人事檔案部門應(yīng)該設(shè)計職責說明書，明確人事檔案管理的工作規(guī)則，為人事檔案管理工作的開展提供參考。人事檔案管理人員要對新進人員轉(zhuǎn)移的檔案進行嚴格審查，保證檔案的完整性與真實性，對出現(xiàn)檔案不齊或出現(xiàn)檔案涂擦等問題要聯(lián)系轉(zhuǎn)移單位，對檔案進行考證，完善新進人員的人事檔案，為今后的檔案管理工作做好基礎(chǔ)。人事檔案管理人員還應(yīng)對檔案進行動態(tài)管理，及時把人員的變動信息進行更新和維護，尤其對于醫(yī)生的崗位調(diào)動、年度考核與職稱變化等信息。加強人事檔案的審查，實行一年一次的大審查，對職工缺漏的檔案與有涂改的檔案，采取措施補齊檔案，請求相關(guān)部門對涂改的檔案進行鑒定并予以更正，對不合理與邏輯錯誤的檔案要進一步審查，確保檔案的完整性與真實性。

【參考文獻】

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