照片檔案的歸檔與管理

文/唐山市中心血站 張慶偉

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照片檔案的歸檔與管理

文/唐山市中心血站 張慶偉

【摘要】本文論述了照片檔案的特點(diǎn)和歸檔原則，為照片檔案管理提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】照片；檔案收集；管理

照片檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分，其以特殊載體的形式，直接且逼真的影像將資訊傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，更具有感染力。其獨(dú)特的記錄形式，在檔案利用中發(fā)揮了重要的作用，如提供證據(jù)、舉辦展覽、編輯圖書以及畫冊等等。照片檔案以不同內(nèi)容分門別類展現(xiàn)了發(fā)展歷程，通過今昔發(fā)展變化，體會(huì)到改革開放的偉大成就。筆者結(jié)合照片檔案管理存在的問題，提出幾點(diǎn)思考。

一、　照片檔案的形成及特點(diǎn)

照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片分為傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片。傳統(tǒng)照片檔案包括底片、紙質(zhì)照片和說明三部分。數(shù)碼照片檔案指用數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器中的靜態(tài)圖像文件，數(shù)碼照片可沖洗為紙質(zhì)照片，也需編寫文字說明及目錄。

照片檔案與文書檔案具有共性，它們都是在實(shí)踐活動(dòng)中形成的，并且有保存價(jià)值，可起憑證和依據(jù)作用。照片檔案有兩大優(yōu)點(diǎn)：一是直觀形象性好，由文字記錄形成的檔案不如照片檔案那樣直觀形象。二是實(shí)體信息性強(qiáng)，由于直觀、形象地反映了客觀事物的實(shí)體及其可能存在的周圍環(huán)境，使人們從實(shí)體影像上獲得可靠的信息。它既是文字檔案的補(bǔ)充，又區(qū)別于文字檔案，它的特殊性在于其制成材料不同和具有形象化的特點(diǎn)，別具文化魅力。因此做好照片檔案的收集和歸檔對規(guī)范檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、照片歸檔原則

盡管照片檔案的應(yīng)用十分廣泛，但它對于事件、內(nèi)容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要進(jìn)一步的文字說明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字說明，在歸檔過程中一定要注意及時(shí)注解說明。

（一）照片檔案的整理。照片檔案卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目包括：照片號，底片號、照片題名、頁號、備注。底片經(jīng)過分類后應(yīng)編號并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關(guān)的底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個(gè)分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經(jīng)確定類別的底片號再加分類號。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度——問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。對于反映同一事件的一組照片可以編一個(gè)號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內(nèi)編流水號，格式為全宗號—底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時(shí)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號。一張照片應(yīng)有一個(gè)說明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。符號說明的內(nèi)容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。文字說明的內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）六要素。整理完后，編制照片檔案卷內(nèi)目錄使位置固定下來。

（二）數(shù)碼照片歸檔的管理。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)字圖像（照片）、文字說明兩部分組成。檔案工作人員要根據(jù)數(shù)碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅(jiān)持前端控制并參與指導(dǎo)，保證這一新型載體檔案的完整與安全。歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式。對于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片，收集時(shí)應(yīng)將其在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在500萬以上。對具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號，格式為：全宗號—光盤號—照片號（標(biāo)注于紙質(zhì)照片的文字說明中）或全宗號—冊號—張?zhí)枺?biāo)注于數(shù)碼照片的文字說明中）。

三、照片歸檔管理注意事項(xiàng)

（一）制定措施，落實(shí)制度。制定并下發(fā)包括照片檔案在內(nèi)的檔案管理規(guī)章制度。各單位的日常工作活動(dòng)照片如何拍攝并及時(shí)整理移交。保證照片檔案歸檔移交工作有章可循，真正實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、經(jīng)常化。采取多種形式，及時(shí)做好照片檔案的歸檔整理工作。

（二）長期重視，持之以恒。日復(fù)一日，年復(fù)一年，照片檔案歸檔移交工作貴在堅(jiān)持。不堅(jiān)持，不落實(shí)，不執(zhí)行，即使有再完善的制度，也只能流于形式。