淺議企業(yè)檔案管理的規(guī)范化

文/青島能源泰能熱電有限公司 崔亞男

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淺議企業(yè)檔案管理的規(guī)范化

文/青島能源泰能熱電有限公司 崔亞男

【摘要】企業(yè)檔案涉及企業(yè)曾經(jīng)的生產(chǎn)經(jīng)營項目信息、企業(yè)員工的基本資料、企業(yè)黨政工作的相關(guān)資料等，其保存的都是生產(chǎn)經(jīng)營過程中對于國家、社會、企業(yè)自身具有意義的資料。企業(yè)檔案管理的規(guī)范化對于企業(yè)的管理具有重要的意義，本文通過對企業(yè)檔案管理中不規(guī)范行為進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的完善對策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化

企業(yè)檔案是國家檔案的重要組成部分，企業(yè)檔案的日常管理也是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作之一，企業(yè)對檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理有利于利用檔案信息維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、有利于對企業(yè)的歷史經(jīng)營成果進(jìn)行記錄并產(chǎn)生借鑒作用以及有利于加強企業(yè)員工的管理。尤其是在當(dāng)前激烈的市場競爭中，規(guī)范企業(yè)檔案的管理可以充分掌握企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程和變化趨勢，可以加強對于企業(yè)員工信息的掌握和管理，可以增加外界及企業(yè)自身獲取相關(guān)信息的效率，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)管理的完善。但是如今我國一些企業(yè)，特別是國有企業(yè)在檔案管理方面的效率較為低下、管理方式不夠規(guī)范，嚴(yán)重制約著企業(yè)管理工作的不斷完善。所以我們通過對企業(yè)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行深入探討，提出相應(yīng)的改進(jìn)意見，旨在促進(jìn)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范，最終促進(jìn)企業(yè)管理的完善和企業(yè)的穩(wěn)定快速發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案規(guī)范化管理意識不強。檔案規(guī)范管理意識不強就難以發(fā)揮企業(yè)檔案管理人員的主觀能動性，不利于企業(yè)的規(guī)范管理。一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理部門的重視程度不夠，認(rèn)為檔案僅僅是一些資料的儲存，而沒有從企業(yè)管理的角度認(rèn)識到檔案的重要意義。二是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更沒有意識到檔案管理對于企業(yè)不斷修正錯誤、改善經(jīng)營狀況的重要作用，意識的缺乏導(dǎo)致檔案失去了實用價值。三是檔案管理人員規(guī)范管理檔案的意識不強，認(rèn)為檔案就是一堆資料而已，對于檔案的管理過于隨意，甚至導(dǎo)致檔案的丟失。

（二）缺乏專業(yè)的管理軟件和專業(yè)的管理人才。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景下，計算機和數(shù)據(jù)處理軟件對于企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提升有著極大的推動作用。目前大多數(shù)企業(yè)對于檔案的管理未能順應(yīng)市場的發(fā)展，第一，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案信息及數(shù)據(jù)管理軟件，對于檔案的管理過于低效，且紛繁復(fù)雜的工作可能導(dǎo)致檔案信息的錯誤和遺漏。第二，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人才，目前企業(yè)檔案室的工作人員大多學(xué)歷不高，因為企業(yè)認(rèn)為這是一個沒有技術(shù)含量的工作，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)導(dǎo)致檔案不能發(fā)揮促進(jìn)企業(yè)管理的作用。

（三）檔案管理機制不夠完善。檔案管理機制的不完善體現(xiàn)在如下幾個方面：首先，某些企業(yè)的檔案沒有建立專門的檔案管理庫，并且對于檔案的分類不夠齊全、細(xì)化，導(dǎo)致一些檔案的放置雜亂無章。其次，沒有建立相應(yīng)的檔案更新機制，對于檔案信息的變化，沒有定期地對變化的檔案信息進(jìn)行重新編制、保存，導(dǎo)致檔案的使用缺乏準(zhǔn)確性。再次，檔案管理的過程中沒有建立相應(yīng)的檢查監(jiān)督機制，所以無法發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案，造成檔案管理的不嚴(yán)謹(jǐn)。最后，沒有建立檔案管理的獎懲機制，無法通過獎懲來促進(jìn)員工加強檔案的管理。

三、加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

（一）增強企業(yè)全體員工的檔案管理意識。所謂意識決定形態(tài)，所以增強企業(yè)全體員工的檔案管理意識對于檔案的規(guī)范化管理具有重要的作用。第一，應(yīng)當(dāng)加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，使其認(rèn)識到檔案管理對于促進(jìn)企業(yè)管理體制完善的重要意義以及對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要意義，以領(lǐng)導(dǎo)的號召力帶動員工增強檔案管理的意識。第二，著力增強檔案室員工的檔案管理意識，可以通過宣傳教育的方式加強其意識，也可以通過設(shè)置獎懲來提升其思想意識。第三，加強全體員工的檔案管理意識，認(rèn)真對待自己檔案信息的錄入、更改及保存，以集體的力量促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

（二）采用先進(jìn)的檔案管理方式、引進(jìn)專業(yè)的管理人才。一是結(jié)合企業(yè)自身檔案管理的特點，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行電子化備份，并且通過軟件檢查檔案中存在的問題，以便企業(yè)及時準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案中的錯誤并進(jìn)行糾正，增強檔案管理的準(zhǔn)確性和效率，以促進(jìn)檔案管理的規(guī)范。二是通過招聘引進(jìn)高水平的檔案管理相關(guān)人才，或者對已有的員工進(jìn)行培訓(xùn)，使得進(jìn)行檔案管理的員工既熟悉計算機管理系統(tǒng)，又能科學(xué)高效地對檔案進(jìn)行分類，還能及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯誤，并通過對檔案的管理和分析促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。

（三）健全檔案管理機制。健全企業(yè)檔案管理機制，首先，建立專門的、面積較大的檔案管理庫，使得檔案的管理清晰、明了。其次，建立檔案的更新機制，對于變化的檔案信息及時更新，保證檔案的準(zhǔn)確性。再次，在檔案的管理過程中建立檢查、監(jiān)督機制，定期對檔案的準(zhǔn)確性和真實性進(jìn)行核查，監(jiān)督檔案管理中不規(guī)范現(xiàn)象的發(fā)生，并及時糾正。最后，建立檔案管理的考核與獎懲機制，對于一定期限內(nèi)檔案管理未出紕漏的員工給予獎勵，對于發(fā)生檔案管理不規(guī)范行為的員工給予相應(yīng)的處罰。

四、總結(jié)

檔案管理的規(guī)范與否事關(guān)企業(yè)相關(guān)信息的真實性和全面性，增強檔案管理的規(guī)范程度有利于促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升，確保企業(yè)健康快速地發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

［1］胡劍蘭.淺議企業(yè)檔案管理存在的問題及對策［J］.知識經(jīng)濟，2015（21）.

［2］鐘杏梅.淺議企業(yè)檔案管理創(chuàng)新［J］.東方企業(yè)文化，201 3（14）.