重視高校學(xué)籍管理 強(qiáng)化服務(wù)民生意識

劉 揚(yáng)

哈爾濱學(xué)院檔案室

重視高校學(xué)籍管理 強(qiáng)化服務(wù)民生意識

劉 揚(yáng)

哈爾濱學(xué)院檔案室

以學(xué)籍檔案管理為切入點(diǎn)，借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，開拓思路，探索新時(shí)期以人為本，服務(wù)民生的有效管理模式，為學(xué)生學(xué)習(xí)、工作、生活提供有助益的后續(xù)服務(wù)，為高校搞好民生檔案建設(shè)提供借鑒。

學(xué)籍；檔案；民生；服務(wù)

檔案是人類認(rèn)識物質(zhì)與意識關(guān)系的產(chǎn)物，也是歷史發(fā)展到特定階段，對發(fā)展印跡需要有物質(zhì)承載的證明。從傳說中的結(jié)繩記事，到今天的電子信息系統(tǒng)，每一次人類思維空間的拓展，都伴隨著相應(yīng)的記錄歷程。在認(rèn)識檔案歷史發(fā)展的同時(shí)，針對高校檔案管理建設(shè)中形成的規(guī)律與體系，為建設(shè)和諧社會(huì)盡綿薄之力，對檔案管理的一些基本功能進(jìn)行深入思考，以期在管理范圍內(nèi)探討：高校學(xué)籍檔案管理如何貼近學(xué)生實(shí)際需要，強(qiáng)化服務(wù)民生意識，體現(xiàn)以人為本的理念。

一、樹立以人為本的動(dòng)態(tài)理念

高校檔案管理作為學(xué)校管理工作不可或缺的組成部分，既有服從學(xué)校管理體系的被動(dòng)性，又有其根據(jù)自身特點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)統(tǒng)一的主動(dòng)權(quán)限。搞好高校學(xué)籍檔案工作，首先要處理好學(xué)生與其檔案的從屬關(guān)系。以考慮學(xué)生的就業(yè)需要為出發(fā)點(diǎn)，以尊重學(xué)生的就業(yè)需求為前提，以學(xué)生的未來工作服務(wù)為目標(biāo)。從招生到畢業(yè)，檔案的一進(jìn)一出，事關(guān)學(xué)生走出大學(xué)校園，開始進(jìn)入社會(huì)，工作生活的安心與穩(wěn)妥。目前，學(xué)生進(jìn)校的檔案管理，以收集保存功能為主。畢業(yè)后檔案的存留問題成為困擾學(xué)生和學(xué)校的主要問題。學(xué)生在就業(yè)過程中經(jīng)常處于變化的狀態(tài)，而學(xué)籍檔案管理又處于靜態(tài)狀況，這對學(xué)生創(chuàng)業(yè)、就業(yè)和未來發(fā)展是個(gè)潛在隱患。

（一）認(rèn)識現(xiàn)狀，回歸人本。通過宣傳教育提高學(xué)生的檔案意識，使學(xué)籍檔案在其未來的工作生活中發(fā)揮應(yīng)有的作用。學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程在德、智、體諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記載和反映，是高校學(xué)生在學(xué)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程和學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的歷史的原始憑證。學(xué)籍檔案的特殊使命在于它既是學(xué)生個(gè)體走向社會(huì)求職的重要信息資源，也是學(xué)校教育教學(xué)工作為社會(huì)和用人單位選拔錄用畢業(yè)生提供重要參考依據(jù)的信息庫。人才既要流動(dòng)，又要有相對穩(wěn)定的隊(duì)伍，既要輸入新鮮血液，又要保持中堅(jiān)力量發(fā)揮作用，是每一個(gè)用人單位求才的宗旨。檔案的轉(zhuǎn)移過程，與學(xué)生的就業(yè)變化密切相關(guān)。檔案游離于學(xué)生之外，就失去了其本身存在的意義和價(jià)值。檔案成為學(xué)生助力的工具，為學(xué)生步入社會(huì)工作生活提供服務(wù)，這也是高校學(xué)籍檔案管理貫徹人本思想，尊重學(xué)生，滿足學(xué)生需求的基礎(chǔ)。

（二）以人為本，為人服務(wù)。學(xué)籍檔案的特點(diǎn)具有形成的周期性，內(nèi)容的廣泛性，電子文件與紙質(zhì)文件的共存性。它因人而生，為人所用。追蹤學(xué)生的就業(yè)去向，與之保持聯(lián)絡(luò)，為他們提供切實(shí)有效的服務(wù)，解決學(xué)生就業(yè)工作的后顧之憂，在當(dāng)前是檔案工作亟待解決的問題。讓學(xué)生體會(huì)到母校不僅僅是一個(gè)培養(yǎng)學(xué)生的搖籃，也是一個(gè)關(guān)注學(xué)生發(fā)展，承載其負(fù)重的“航母”。過去，對檔案工作的理解，局限于被動(dòng)的“兩點(diǎn)一線”式管理，學(xué)生檔案一進(jìn)一出就算完成了任務(wù)?，F(xiàn)在，學(xué)生就業(yè)面臨巨大的壓力，學(xué)生在就業(yè)選擇中曲折多變，檔案歸屬問題適度預(yù)留緩沖階段，解除學(xué)生的后顧之憂，也是學(xué)校在學(xué)生就業(yè)過程中給予他們的間接支持和幫助。當(dāng)我們的檔案工作以人為本，從人的實(shí)際需要出發(fā)，在某些時(shí)段，檔案遷移的過程中，能給學(xué)生多一些細(xì)微的人文關(guān)照，如同老師關(guān)心學(xué)生，對檔案的理解就不再是冰冷和生澀的物質(zhì)存在，而是與一個(gè)鮮活的生命歷程息息相關(guān)。高校檔案工作者應(yīng)樹立以人為本的動(dòng)態(tài)理念，把學(xué)生的需求放在第一位，為學(xué)生就業(yè)提供便利服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的信息功能作用，對提高學(xué)生就業(yè)率具有十分重要的意義。

二、調(diào)控以物為證的規(guī)劃體系

疏理物證，適度調(diào)控。檔案的價(jià)值取決于它的可利用性，學(xué)生檔案與學(xué)生就業(yè)密不可分。畢業(yè)生簽好協(xié)議，即走上工作崗位，學(xué)校對畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計(jì)率就可以有明確的數(shù)據(jù)，50%以上的就業(yè)率應(yīng)該是非常鼓舞人心的，但實(shí)際情況尚有較大的出入。許多學(xué)生畢業(yè)后三四年的時(shí)間里，仍處于波動(dòng)狀態(tài)，檔案無法跟隨工作的變化遷移。如果學(xué)校抱著“出門不認(rèn)貨”的態(tài)度，讓學(xué)生在耽擱幾年之后，當(dāng)找到合適的工作，需要提檔的時(shí)候，檔案卻因?yàn)闀r(shí)間關(guān)系變成了“死檔”。如此，學(xué)校在學(xué)生的就業(yè)問題上不是助力，而是“拖后腿”；或者學(xué)生放在家里沒有及時(shí)托管，變成“孤本”；抑或遇到意外無法恢復(fù)，這些情況都會(huì)不同程度地給學(xué)生職稱評定，轉(zhuǎn)正定級造成波動(dòng)，也會(huì)影響整個(gè)社會(huì)的和諧穩(wěn)定。學(xué)生的檔案表面看似無足輕重，實(shí)際卻關(guān)乎個(gè)人的前途命運(yùn)，也關(guān)系到學(xué)校社會(huì)能否幫助學(xué)生解除后顧之憂。面對“雙向選擇”新的就業(yè)形勢，檔案管理工作也需要適度調(diào)控，不能再搞“一刀切”。檔案在管理方式方法上都要依據(jù)社會(huì)的變化隨時(shí)作出適度調(diào)整，要根據(jù)學(xué)生的就業(yè)趨向和個(gè)體的特殊性，打破現(xiàn)有管理的模式，在不違背檔案基本原則的前提下，盡可能做到特殊情況特殊對待，在疏理物證的過程中盡可能保留可供查尋的文字記錄材料，為學(xué)生提供服務(wù)利用。

三、明確及時(shí)有效的創(chuàng)意服務(wù)

（一）提供服務(wù)，手段創(chuàng)新。檔案的特性是原始性、機(jī)密性、潛在性，尤其在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時(shí)期，檔案的管理與使用矛盾更為突出。既要滿足學(xué)生就業(yè)的需求，又要強(qiáng)化安全管理。人事檔案進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)，按規(guī)定相關(guān)設(shè)備不允許連接互聯(lián)網(wǎng)，操作員有相應(yīng)的權(quán)限、密碼、操作指令，必須保密專用。所以只有加強(qiáng)紙質(zhì)與電子檔案并存管理，兩者對照一致，才能確認(rèn)其保存價(jià)值和有效使用價(jià)值。學(xué)籍檔案管理與整個(gè)學(xué)校、社會(huì)管理都有著密切的聯(lián)系。以人為本，為學(xué)生作好學(xué)業(yè)與就業(yè)方方面面的檔案服務(wù)工作，使他們順利走上社會(huì)，步入預(yù)期的生活軌道，是學(xué)校責(zé)無旁貸的義務(wù)。處理好自身與檔案之間相依相伴的關(guān)系，也就間接處理好了學(xué)生與母校的關(guān)系，與社會(huì)的關(guān)系。學(xué)校尊重學(xué)生對檔案最起碼的需求，也就發(fā)揮了檔案管理的最大效益。向每一名畢業(yè)生間接傳遞了來自母校的關(guān)懷與溫暖。當(dāng)檔案管理工作者樹立以人為本的理念，在做好服務(wù)工作時(shí)，處理好學(xué)生與其檔案需求之間的關(guān)系，就不再盲目和被動(dòng)，而是理性的、真誠的，也是積極助益的。

［1］張克復(fù)編寫.《檔案工作基本知識問答》檔案出版社出版1986年11月第1版.

［2］吳寶康主編.《檔案學(xué)概論》中國人民大學(xué)出版社1988年1月第一版.