企業(yè)檔案信息資源管理模式研究

顧曉穎

中國電子科技集團公司第五十研究所 200331

企業(yè)檔案信息資源管理模式研究

顧曉穎

中國電子科技集團公司第五十研究所 200331

本文通過對企業(yè)檔案信息資源管理模式的研究，比較了多種現(xiàn)有的管理模式，分析了優(yōu)點和缺點，揭示了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，最終確立一種較優(yōu)模式。

企業(yè)；檔案信息資源；管理模式

一、企業(yè)檔案信息資源管理模式概念確立

檔案信息資源管理是指以檔案信息與載體的分離為前提，物的概念被弱化，重點是直接對信息進行相對獨立的管理、加工和利用①?，F(xiàn)代社會大量電子文件的產(chǎn)生使得檔案不再以實體檔案為主，電子文件信息與載體的分離性對檔案信息管理提出了更高的要求，不僅是技術(shù)上的，還有管理理念上的革新。

明確了以上概念，再來探討一下企業(yè)檔案信息資源管理模式。企業(yè)檔案管理模式，是指為達到完整保存、科學管理和有效利用的目標所采用的基本思想與方式②，它廣泛涉及企業(yè)內(nèi)部檔案工作管理體制、檔案管理方式、思想與制度。這是檔案管理模式的概念，本文所強調(diào)的企業(yè)檔案信息資源管理模式，不僅要求企業(yè)管理者做到上述要求，而且強調(diào)這種模式應該把檔案作為一種信息資源來管理，在技術(shù)上應該區(qū)別于傳統(tǒng)手工管理模式，強調(diào)開發(fā)計算機聯(lián)網(wǎng)的全程檔案信息管理系統(tǒng)；在理念上要以創(chuàng)新服務為根本，企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)發(fā)展的信息基礎，是企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展的歷史記錄，對于整個企業(yè)乃至企業(yè)的工作人員都有極為重要的意義，所以本文認為這種模式應該能夠充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用，服務于企業(yè)管理的各個方面。

二、當前企業(yè)檔案信息資源管理模式分析

當前無論是國內(nèi)還是國外，企業(yè)檔案信息資源管理模式都是多種多樣的，并且從不同的角度可以劃分多種不同的模式。

（一）按檔案集中統(tǒng)一管理程度可將其劃分為集中式、分散式和混合式等模式

1、集中式。這是目前國內(nèi)企業(yè)普遍采用的管理模式，是指由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由于我國檔案事業(yè)管理體制屬于高度集中式，所以在建國初期計劃經(jīng)濟體制下國有企業(yè)大多采用這種方式管理檔案，但隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，出現(xiàn)了越來越多的民營企業(yè)，原本很多大型國有企業(yè)也開始轉(zhuǎn)型成混合型企業(yè)，經(jīng)濟體制改革給我國的各個方面帶來了前所未有的變化，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立令企業(yè)不再是政府的附屬物，而轉(zhuǎn)變成自主經(jīng)營、自負盈虧、自我發(fā)展、自我約束的企業(yè)法人實體和市場競爭主體。這種變化令企業(yè)可以自由地選擇管理模式，原本集中式的優(yōu)點很明顯，便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息中心。但其局限性也是十分明顯的，有些企業(yè)規(guī)模過于龐大，要實現(xiàn)真正的集中統(tǒng)一管理是比較困難的，因此筆者認為，在中小型企業(yè)實行這種模式是比較可行的，但在大規(guī)模的企業(yè)中實行集中管理就不太現(xiàn)實了。

2、分散式。顧名思義，分散式管理模式，就是將企業(yè)各個部門所產(chǎn)生的檔案保存在原形成部門，便于各個部門工作的利用，此種管理模式有利于發(fā)揮文件的現(xiàn)行價值和半現(xiàn)行價值，但對整個企業(yè)的檔案信息資源的綜合開發(fā)利用時不利的。但在了解國外檔案信息資源管理模式的過程中，筆者發(fā)現(xiàn)國外的管理模式雖然大多以分散式為主，但其服務方面也做的很不錯，對檔案信息資源的綜合開發(fā)利用也很到位，這就令人產(chǎn)生了疑問，為什么分散式的管理模式也能讓檔案信息資源服務于整個企業(yè)和社會，下面就簡單介紹一下英國的企業(yè)檔案管理模式，看看是否有值得我們借鑒的地方。

如：英國。英國的檔案信息管理模式也屬于分散式，其特別強調(diào)檔案信息資源對企業(yè)的服務作用，文化服務和信息服務。筆者認為英國在利用檔案信息資源進行服務方面是做的非常到位的。在本文開頭就說過，企業(yè)檔案信息資源管理模式不僅僅要管理檔案信息資源，更要讓這些檔案信息資源的價值充分體現(xiàn)出來，英國的服務模式利用檔案促進了企業(yè)的文化建設，把檔案作為企業(yè)的知識資產(chǎn)進行管理，發(fā)揮了檔案的文化價值與信息價值。

3、混合式。是介于集中與分散之間的一種模式。前面提到的日本的檔案信息資源管理模式嚴格來說屬于此類，微觀上采用分散的模式，宏觀上對整個企業(yè)檔案信息資源進行整合。既能夠便于形成部門的利用，又能充分發(fā)揮檔案信息資源的價值，服務于整個企業(yè)。

無論是集中式、分散式還是混合式，對于企業(yè)檔案信息資源管理都是具有一定得積極意義的，特別是當前的電子文件時代，建立電子文件與檔案實體管理子系統(tǒng)也可套用此三種模式。

（二）按管理對象可將其劃分為檔案信息資源綜合管理、文檔一體化管理和信息一體化管理等模式

1、檔案信息資源綜合管理。綜合管理是指按照集中統(tǒng)一的管理原則，由綜合檔案機構(gòu)對企業(yè)檔案信息實行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用，也可以實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則，這里說的綜合管理并非微觀意義上的綜合，而是體現(xiàn)在組織、監(jiān)督、溝通和調(diào)節(jié)上。所以說，綜合檔案信息管理組織實際上是一種松散的綜合管理體系，它能否實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外信息實體分別管理與內(nèi)容綜合開發(fā)服務的功能，關(guān)鍵在于負責企業(yè)檔案信息管理工作的領(lǐng)導人員是否具有較強的信息觀念，對檔案信息的綜合開發(fā)有清晰地認識，需要從全局把握企業(yè)檔案信息資源的內(nèi)容和價值。因此要求管理者具備較高的信息素質(zhì)和管理能力。

2、文檔一體化管理。文檔一體化是指在企業(yè)中實現(xiàn)文件即時歸檔，前提是企業(yè)要對現(xiàn)行文件和檔案進行統(tǒng)一管理，檔案部門除了管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)所產(chǎn)生的紙質(zhì)文件和電子文件同時進行管理，對電子文件實行邏輯歸檔。文檔一體化中很重要的一個內(nèi)容是對產(chǎn)生的文件進行前端控制，因為電子文件的大量產(chǎn)生使得傳統(tǒng)的文件生命周期理論有了新的發(fā)展，因此管理流程與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有了很大的變化，其中重要的一環(huán)就是前端控制思想，在文件形成階段就要把著錄等原本滯后的管理環(huán)節(jié)提前來做，保障文件的背景信息和內(nèi)容的完整性。

3、信息一體化管理。企業(yè)信息一體化管理就是我們常說的圖書、情報、檔案一體化管理。在市場競爭環(huán)境下，企業(yè)除了檔案信息還需要大量的動態(tài)，新穎的市場信息，產(chǎn)品信息和技術(shù)信息。這種管理模式能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和競爭能力，實現(xiàn)信息資源和人力資源的整體利用。圖書、情報與檔案這三者是具有一定聯(lián)系性的，對它們進行一體化管理可以使企業(yè)的信息系統(tǒng)更加完整，三者互補能夠形成非常有價值的信息。把這三者統(tǒng)一起來能夠整合成更加有價值的信息資源。

三、企業(yè)檔案信息資源管理模式的確立

其實要確立某種管理模式是比較困難的，無論是國外還是國內(nèi)，只有企業(yè)通過自身的探索才能確立最適合企業(yè)發(fā)展的模式，各個企業(yè)的發(fā)展情況不同，最適合的才是最優(yōu)的。因此在這里筆者只是列出自己的觀點，確立一種相對來說較優(yōu)的模式。上述從不同方面了解了不同的模式，筆者比較傾向于混合式加圖書、情報檔案一體化的管理模式。

混合式的優(yōu)點在于既能滿足高層決策者綜合利用信息資源的需要，又能便于檔案形成部門的利用。其微觀分散宏觀集中的管理理念很好地解決了集中式與分散式各自所帶的缺點。而圖書、情報和檔案一體化管理模式也是強調(diào)了對企業(yè)信息資源的綜合利用，若是能把兩者有機統(tǒng)一起來，或許會是一種不錯的選擇。

四、企業(yè)檔案信息資源管理模式實現(xiàn)的策略

（一）建立網(wǎng)絡化的信息管理系統(tǒng)

建立企業(yè)信息管理網(wǎng)絡，檔案部門可以通過網(wǎng)絡及時、全面地收集到企業(yè)各個職能部門產(chǎn)生的文件。同時可以通過信息中心了解其他企業(yè)信息資源的收集情況，根據(jù)有關(guān)需要進行相應的整合和調(diào)整。圖書，檔案和情報等各類信息資源最后匯總在信息系統(tǒng)中，由專業(yè)人員根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要對其進行信息資源的整合，建立計算機編目，檢索和統(tǒng)計系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的網(wǎng)上查詢和利用，提高了各類信息收集的齊全完整性，為企業(yè)決策者利用信息創(chuàng)造良好的條件，提高企業(yè)的運作效率。

（二）樹立服務理念

服務是企業(yè)檔案信息資源管理的重要目的之一，因此確立的管理模式也應該能夠體現(xiàn)更好的服務職能。企業(yè)對檔案信息資源進行管理，不僅為本企業(yè)的發(fā)展提供服務，而且也擔負著歷史賦予的社會責任③。英國的企業(yè)檔案服務模式是值得我國借鑒的，它要求企業(yè)檔案信息管理模式具有信息服務和文化服務兩種功能，信息服務對于決策的作用在此不過多闡述了，文化服務筆者認為有利于企業(yè)工作人員了解企業(yè)的發(fā)展歷史，從而對自己所在的企業(yè)有更加清醒和全面的認識，激發(fā)員工的工作熱情。

（三）保障信息安全

隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的日漸擴大，網(wǎng)上交易，電子商務等一系列活動的產(chǎn)生，保障信息安全成為越來越重要的環(huán)節(jié)。在實現(xiàn)信息共享的同時要加強保密工作，設置嚴格訪問權(quán)限，防止企業(yè)和新技術(shù)的泄密?，F(xiàn)在越來越多的不法分子通過網(wǎng)絡竊取他人賬號圖謀利益，企業(yè)若是某項新技術(shù)泄露出去，造成的損失比個人更加嚴重。因此在企業(yè)內(nèi)部必須嚴格制定安全措施，電子郵件系統(tǒng)也應該嚴密監(jiān)控。在加強人工監(jiān)管保障安全的同時，技術(shù)保障也是不可或缺的，企業(yè)設計的信息系統(tǒng)應該避免有漏洞，在電子商務交易過程中應該采用信息加密和電子簽名等技術(shù)，保障信息的安全。

除了上述的三點要求之外，實現(xiàn)先進的管理模式還有很多可以借鑒國外的地方，比如增強效益觀念，提高人員素質(zhì)，實行社會化協(xié)作等等。無論采用怎樣的管理模式，企業(yè)發(fā)展下去必須實現(xiàn)文檔一體化的管理，這是電子文件發(fā)展的客觀要求，是檔案工作的必然選擇。否則無論是怎樣的管理模式，對于電子文件都無法進行有效地管理，只有前端控制思想深入人心，文件與檔案部門能夠攜手合作，才能使得企業(yè)檔案信息資源的管理更加科學，更加有效率。

注釋

①尚真.企業(yè)檔案信息資源管理理念與模式初探［J］. 蘭臺世界，2007（4）：16-17

②宗培嶺.民營企業(yè)檔案管理模式研究.［J］. 浙江檔案，2005 （2）：5-9

③郭紅. 建立現(xiàn)代企業(yè)信息一體化檔案管理模式［J］. 山西檔案，2008（2）：39-40

［1］王遦.現(xiàn)代企業(yè)文件與檔案工作實用教程［M］.中國人民大學出版社，2003.

［2］宗培嶺.民營企業(yè)檔案管理模式研究.［J］.浙江檔案，2005（2）.

［3］尚真.企業(yè)檔案信息資源管理理念與模式初探［J］.蘭臺世界，2007（4）.

［4］陳鐘.現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理模式的探討［J］.探索.

［5］郭紅.建立現(xiàn)代企業(yè)信息一體化檔案管理模式［J］. 山西檔案，2008（2）.