老年大學(xué)的文書檔案管理工作探討

趙明輝

山東青州市老年大學(xué) 262500

老年大學(xué)的文書檔案管理工作探討

趙明輝

山東青州市老年大學(xué) 262500

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們生活質(zhì)量的不斷提高。因此人們對文書檔案管理的要求也越來越高。在老年大學(xué)中，文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率對老年大學(xué)的辦學(xué)效益有著重要的影響。本文對我國當前老年大學(xué)中文書檔案管理工作存在的問題進行了探討，并針對存在的問題提出相應(yīng)的措施，希望對提高我國老年大學(xué)文書檔案管理工作具有借鑒意義。

老年大學(xué)；文書檔案管理；問題；策略

在學(xué)校各種類檔案中，文書檔案是最為重要的檔案。因此，做好文書檔案管理工作能夠有效的發(fā)揮檔案利用價值，為檔案使用者帶來方便，為其檔案檢索帶來巨大幫助。特別是老年大學(xué)，其文書檔案的管理工作非常值得重視。本文對老年大學(xué)文書檔案管理工作進行探究。

一、我國老年大學(xué)文書檔案管理工作中存在的問題

第一，我國老年大學(xué)文書檔案管理制度還不夠完善。目前，很多企事業(yè)單位都沒有對文書檔案管理工作引起高度重視，沒有制定健全和完善的文書檔案管理制度。即使制定了相關(guān)制度，也不具有創(chuàng)新特點，與我國的市場經(jīng)濟、信息化時代的國情不符合。主要是因為我國部分檔案管理人員沒有對文書檔案管理工作不夠重視，其所采取的工作模式還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理墨水，這種模式在一定程度上有著強烈的機關(guān)檔案管理色彩。這種現(xiàn)象對我國檔案管理的制度化、規(guī)劃化以及科學(xué)化建設(shè)非常不利，因此必須要做好對老年大學(xué)文書檔案管理制度的創(chuàng)新。

第二，我國老年大學(xué)文書檔案管理工作人員積極性不高。經(jīng)過調(diào)查顯示，我國很多文書檔案管理工作人員積極性不高，在具體工作中責任性不高，缺乏對檔案管理的意識。另外，文書檔案管理需要較強的專業(yè)知識，部分工作人員并非出自檔案管理相關(guān)專業(yè)，只是臨時調(diào)用而來。部分領(lǐng)導(dǎo)認為文書檔案管理工作非常簡單，只要初中學(xué)歷即可勝任，導(dǎo)致了在文書立卷的過程中出現(xiàn)了太多的不規(guī)范情況，在工作方法和工作質(zhì)量上都難以達到相關(guān)要求。在立卷的過程中，部分檔案管理人員對于全宗檔案沒有收集齊全，在對案卷保管期限上的劃分太過混亂。另外，部分檔案管理人員沒有基本的檔案意識，在工作過程中將已經(jīng)完成工作的資料順手扔掉，不仔細保存。除此之外，部分檔案工作人員認為檔案收集是檔案室的工作，與自己沒關(guān)系，因此忽略對其的重視。

第三，我國老年大學(xué)文書檔案管理工作沒有較強的水平。在信息化時代下，將電子信息技術(shù)進行應(yīng)用，從而促進文書檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量。然而在實際應(yīng)用過程中，部分工作人員在應(yīng)用計算機管理軟件系統(tǒng)中沒有統(tǒng)一的標準，在具體檔案管理實踐中，通用性不夠，其標準化和規(guī)范化水平不足。一些檔案管理軟件只是立足于檔案專業(yè)流程加以研究，卻沒有考慮到文件和檔案之間的聯(lián)系。特別是我國辦公自動化方式廣泛應(yīng)用之后，檔案管理軟件和OA系統(tǒng)不能有效銜接，從而造成了在歸檔過程中，存在著大量電子文件歸檔處理不準確、不及時的情況。

二、加強老年大學(xué)文書檔案管理水平的策略

第一，要提高老年大學(xué)文書檔案管理制度建設(shè)的進程，強化檔案管理能力。老年大學(xué)應(yīng)該針對原來的規(guī)章制度，立足于此，從而對原有制度有效的梳理和完善。一方面保證遵循了相關(guān)法律規(guī)定，另一方面，要落實到文書管理的實際上來，從而制定好完善健全的規(guī)章制度。針對檔案管理、歸檔統(tǒng)計、檔案借閱、檔案鑒定以及文件處理等內(nèi)容都需要加強規(guī)范，保證在操作程序中要求統(tǒng)一、標準統(tǒng)一、使用統(tǒng)一。將過去的規(guī)章制度中不適宜的規(guī)則進行廢除，對相關(guān)制度中不完善的內(nèi)容加以修繕，保證制定出的文書檔案管理制度能夠充分符合實際。老年人因為晚年孤獨或者需要接觸新領(lǐng)域，想在晚年培養(yǎng)興趣、陶冶情操，希望通過學(xué)籍檔案來記錄自己晚年充實的生活，教師也希望通過老年人的檔案來發(fā)掘其年輕時的經(jīng)歷，從而有針對性制定培養(yǎng)計劃。因此制定好文書檔案管理制度，保證對文書檔案有效管理避免檔案丟失和記錄錯誤的情況發(fā)生，為老年人的晚年生活帶來慰藉，也為教師發(fā)揮老人的優(yōu)勢和長處帶來幫助。

第二，要提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作積極性。首先，學(xué)校要對檔案管理工作的重要性加以重視，對文書檔案管理工作加強檢查和監(jiān)督，并對文書檔案管理加強宣傳，從而提高文書檔案管理工作人員的工作思想和意識，從而努力收集和管理文件檔案。其次，學(xué)校應(yīng)該提高檔案管理工作人員的工作責任感，在員工的調(diào)入和變動上嚴格把關(guān)，落實好考核工作。通過績效調(diào)整和崗位升遷制度完善的方式來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。再次，學(xué)校應(yīng)該培養(yǎng)員工的工作熱情，告訴他們文書檔案管理的質(zhì)量對于老人的重要性，從而讓檔案管理人員從情感上落實工作態(tài)度和作風(fēng)。最后，企業(yè)應(yīng)該對檔案管理人員的素質(zhì)嚴格把關(guān)，保證檔案管理人員的基本素質(zhì)，定期進行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。目前信息化時代下，各項技術(shù)和理念都在快速更新，一旦跟不上時代潮流，將會面臨淘汰風(fēng)險。因此，要向檔案管理人員培訓(xùn)新技術(shù)，加強考核，從而提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

第三，采用先進手段提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著人們對辦公自動化技術(shù)的普遍應(yīng)用。通過OA系統(tǒng)能夠自動完成收文和發(fā)文工作，如果采用過去的管理模式，難以做好文書檔案的管理工作，因此要對傳統(tǒng)的管理模式進行改變。首先，要采用適宜的文書檔案管理軟件，應(yīng)用計算機技術(shù)，提升檔案立卷、整理、編號、存儲、檢索及查閱等工序的效率。應(yīng)用OA系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件接口，保證OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，把OA系統(tǒng)中的電子文件并入檔案系統(tǒng)。另外，要增加檔案檢索效率，建立多層次、多角度的檔案檢索體系，保證檔案材料的管理和利用能夠系統(tǒng)化、準確化、迅速化和全面化，從而保證檔案管理的工作效率。為老年人查閱檔案帶來方便。

三、總結(jié)

老年大學(xué)要想落實好科學(xué)化、制度化和規(guī)范化管理，就必須要對文檔管理制度進行完善，提高文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作積極性，采用信息化檔案管理技術(shù)，才能極可能提高文書檔案管理水平，為老年人檔案查閱提供便利，并保證老年人檔案安全。

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