如何做好醫(yī)院檔案管理工作

唐智慧

木蘭縣大貴衛(wèi)生院

如何做好醫(yī)院檔案管理工作

唐智慧

木蘭縣大貴衛(wèi)生院

醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院歷史發(fā)展的過(guò)程，是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。醫(yī)院檔案不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及到廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療檔案資料，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。因此，醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院管理中有著非常重要的作用。

一、規(guī)范管理，加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作制度化建設(shè)

檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)和宣傳《檔案法》、《醫(yī)療事故處理?xiàng)l件》等法律法規(guī)，使領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)務(wù)人員充分認(rèn)識(shí)到檔案在現(xiàn)代化醫(yī)院管理中的重要性。一是將醫(yī)院檔案工作納入醫(yī)院的整體建設(shè)規(guī)劃中，將檔案建設(shè)工作貫穿于整個(gè)醫(yī)院管理中，做到經(jīng)常研究檔案管理，及時(shí)解決檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，為提高檔案管理水平創(chuàng)造條件。確定醫(yī)院檔案管理的職責(zé)范圍，完善醫(yī)院檔案的收集、整理、保密、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、安全防護(hù)等各項(xiàng)制度，全面系統(tǒng)地促使檔案工作步入規(guī)范化、制度化管理的軌道。二是通過(guò)認(rèn)真調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施，設(shè)置專職的檔案管理人員，并逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。三是醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任制之中，與科室主任工作實(shí)績(jī)考核、獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，把醫(yī)療人員的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)及專業(yè)操作技能也納入管理的范疇，不斷提高科學(xué)管理水平和醫(yī)療檔案管理質(zhì)量。

二、開(kāi)拓創(chuàng)新，努力做好醫(yī)院檔案收集工作

首先，要確立檔案資料收集目標(biāo)，樹(shù)立和強(qiáng)化收集理念，做到“廣、細(xì)、實(shí)、深”，確保收集的資料完整、準(zhǔn)確。其次，要采用多種方式收集。為保證檔案資料收集的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，工作人員要改變過(guò)去被動(dòng)坐等接收資料的方式，經(jīng)常深入到臨床一線科室及其他基層部門，進(jìn)行實(shí)地調(diào)查了解。這樣，既可排除一些部門歸檔制度不健全，又可通過(guò)醫(yī)療第一線切實(shí)了解文件材料的形成情況，從而確保資料收集的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。第三，成立收集工作小組，讓各業(yè)務(wù)部門共同參與。

三、著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，加快推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐

將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體信息化建設(shè)的規(guī)劃和方案中，不斷滿足醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展的需要。一方面要加大投入，及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。另一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備的配備，檔案庫(kù)房管理需要有“七防”（即防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲(chóng)防塵、防霉）設(shè)施，以維護(hù)檔案安全。建立醫(yī)院檔案管理制度，將會(huì)促進(jìn)檔案工作逐步采用先進(jìn)設(shè)備，如：用縮微膠片和光盤保存文件代替膠卷暗盒保存文件；用計(jì)算機(jī)檢索文件代替手工檢索文件。為綜合檔案庫(kù)房安裝和配置空調(diào)設(shè)備、去濕設(shè)備、滅火設(shè)備、防盜設(shè)備、滅蟲(chóng)設(shè)備等，因此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)投入、提高配備，充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

四、立足本職，積極做好醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作

積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實(shí)效的信息。還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。首先，要立足本職，調(diào)整醫(yī)院檔案的服務(wù)方式，進(jìn)行超前跟蹤服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)，多角度、多層次地為整個(gè)社會(huì)提供信息。把檔案編研工作列入醫(yī)院工作計(jì)劃，不僅要落實(shí)醫(yī)院檔案信息開(kāi)發(fā)的專題匯編數(shù)據(jù)，還要對(duì)編研成果的利用情況進(jìn)行檢查。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案編研工作，把編輯工作擺在重要位置，作為單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，真正落到實(shí)處。為醫(yī)院文明檢查評(píng)比、創(chuàng)三甲醫(yī)院、“十佳”醫(yī)院評(píng)審和醫(yī)療、護(hù)理、科研、人事、黨務(wù)等工作提供真實(shí)可靠的檔案依據(jù)，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。再次，醫(yī)院檔案室在制定年度工作計(jì)劃時(shí)，必須制定一個(gè)科學(xué)的、行之有效的檔案編研計(jì)劃，結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃及當(dāng)前的工作重點(diǎn)，制定出一個(gè)全面的、可供分期實(shí)施的編研計(jì)劃。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高現(xiàn)代化檔案管理者素質(zhì)和水平

檔案管理人員應(yīng)具備較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，不僅要掌握檔案學(xué)理論知識(shí)還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)，更要掌握法律專業(yè)知識(shí)及相關(guān)的法律知識(shí)，牢固樹(shù)立法律意識(shí)和法制觀念，做到嚴(yán)格執(zhí)法、依法治檔。以此來(lái)加強(qiáng)檔案工作管理人員的責(zé)任意識(shí)與憂患意識(shí)，進(jìn)而為強(qiáng)化了檔案工作法制化建設(shè)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》認(rèn)真掌握其內(nèi)容和具體要求，加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高檔案法制建設(shè)水平。嚴(yán)格依法治檔，強(qiáng)化檔案法律的權(quán)威，維護(hù)檔案法律的尊嚴(yán)，充分發(fā)揮檔案法律在檔案工作中的作用，不斷增強(qiáng)遵守檔案法律法規(guī)的自覺(jué)性。一是檔案管理人員應(yīng)積極參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，同時(shí)，醫(yī)院檔案的管理又需要檔案管理人員具備相應(yīng)的醫(yī)學(xué)常識(shí)和知識(shí)。因此，醫(yī)院應(yīng)經(jīng)常分期分批地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。除了使他們系統(tǒng)地了解檔案的新知識(shí)、新技術(shù)、新發(fā)展方向外，還應(yīng)該讓他們了解一些醫(yī)學(xué)方面的知識(shí)，從而不斷提高服務(wù)能力，更好地為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)服務(wù)。二是檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常到檔案工作水平較高的地方考察學(xué)習(xí)。檔案管理工作和其他管理工作一樣，決不能閉門造車。應(yīng)該在條件允許的情況下，為檔案管理人員提供盡可能多的去檔案管理水平較高的兄弟單位考察學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。通過(guò)考察學(xué)習(xí)，既能開(kāi)闊檔案管理人員的視野，更新檔案管理人員的觀念，還能引進(jìn)兄弟單位先進(jìn)的管理辦法和技術(shù)。三是檔案管理人員應(yīng)積極參加學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。檔案管理人員從事科研活動(dòng)及參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)可以更好地為其管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在科研和交流的過(guò)程中，檔案管理人員不但提高了自己的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，而且，通過(guò)不斷的思考，可以找出自身在檔案管理工作中存在的問(wèn)題。