試析文書檔案計算機(jī)管理的利弊

李愛靜

吉林省梨樹縣運輸管理所

試析文書檔案計算機(jī)管理的利弊

李愛靜

吉林省梨樹縣運輸管理所

文書檔案是檔案工作中的重要內(nèi)容，其在一定程度上反應(yīng)著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策以及基本建設(shè)等方面的重要內(nèi)容。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文書檔案逐步實現(xiàn)計算機(jī)管理，本文主要探討文書檔案計算機(jī)管理存在的優(yōu)勢與不足，并提出科學(xué)化的應(yīng)對策略，以切實提高文書檔案計算機(jī)管理水平。

文書檔案；計算機(jī)管理；優(yōu)點；問題；策略

文書檔案計算機(jī)管理的實現(xiàn)，是信息時代發(fā)展下的必然趨勢，滿足檔案管理工作的實際需求。為全面提高文書檔案計算機(jī)管理水平和管理效率，為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握文書計算機(jī)管理的優(yōu)勢與不足，并采取科學(xué)化措施實施文書檔案計算機(jī)管理，推進(jìn)我國檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

一、文書檔案計算機(jī)管理的優(yōu)點

（一）文書檔案計算機(jī)管理的快捷性

文書檔案計算機(jī)管理具有諸多優(yōu)勢，其中最明顯的一點就是快捷性，在實際檔案管理工作中，能夠有效彌補傳統(tǒng)文書檔案管理手工操作中的不足，運用計算機(jī)軟件完成文書檔案相關(guān)資料的收集、儲存、分類以及查閱等操作，文書檔案計算機(jī)管理的效率更高。尤其是計算機(jī)檢索主題詞的利用，為檔案人員查找文件提供了極大的便利，在實際應(yīng)用中，檔案人員只需要將相關(guān)主題詞進(jìn)行組配后輸入計算機(jī)系統(tǒng)中，能夠很快得出結(jié)果，使得檔案管理的有效性明顯提升。文書檔案計算機(jī)管理的實現(xiàn)，一定程度上避免了漏寫、漏抄等管理失誤情況的發(fā)生幾率，文書檔案管理更具清晰性和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)了人力物力資源優(yōu)化配置和合理利用。

（二）文件和文字信息得到充分交流與共享

文書檔案計算機(jī)管理方式下，檔案管理工作效率明顯提升，文件與文字信息實現(xiàn)了有序交流與共享，有效的解決了手工管理方式下信息閑置問題，提高了文書檔案資源的利用率，從而提高檔案管理工作中資金使用的有效性，信息與文件的實際應(yīng)用價值得到最大程度的發(fā)揮。在文書檔案計算機(jī)管理方式下，文書檔案管理的方式以及深度也不斷發(fā)生變化，由以往的案卷級管理逐漸深入到文件級管理，由傳統(tǒng)模式下的單途經(jīng)管理逐漸發(fā)展為體系化管理，由檔案外部特征管理逐漸發(fā)展為內(nèi)外部特征合并管理，此種情況下，文書檔案管理效率明顯提升。現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中逐漸得到廣泛應(yīng)用，檔案信息能夠與其載體實現(xiàn)分離化利用，并能夠與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，最大程度上提高文書檔案利用的質(zhì)量，便于信息資源的適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，提高查準(zhǔn)率，降低所屬空間的限制，基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，進(jìn)一步了解其它檔案工作部門的工作情況，準(zhǔn)確把握最新的文書檔案管理信息，實現(xiàn)文件與文字信息實現(xiàn)交流共享，切實提高檔案管理工作的科學(xué)性和可靠性。

（三）文書檔案計算機(jī)保存的穩(wěn)定性

文書檔案計算機(jī)管理的順利實現(xiàn)，一定程度上提高了文件信息保存的穩(wěn)定性與管理的可靠性。傳統(tǒng)文書檔案管理方式下，紙張耐久性不穩(wěn)定，其中的纖維素在高溫、高濕或氧化劑條件下極易疏導(dǎo)破壞，甚至發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，嚴(yán)重影響文書檔案信息資源的安全。而文書檔案計算機(jī)管理有效的彌補了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，通過對現(xiàn)代電子技術(shù)的有效利用，能夠依據(jù)文書檔案不同的管理需求，選取適宜的電子載體，包括VCD、DVD以及小容量閃存U盤等。此類載體在文書檔案計算機(jī)管理中具有便于讀取、易于傳遞等優(yōu)勢，所受環(huán)境影響較小，不易損壞，在文書檔案保存與管理上具有良好的穩(wěn)定性。

二、文書檔案計算機(jī)管理存在的問題

文書檔案進(jìn)行計算機(jī)管理后，內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢?nèi)容易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，文書檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級數(shù)增加時，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險性均以幾何級數(shù)增加。文書檔案管理存在的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題，已成為制約文書檔案計算機(jī)管理發(fā)展的主要問題。

三、應(yīng)對策略

（一）提高文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度

計算機(jī)在文書檔案管理應(yīng)用中涉及的每個問題，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。所以，應(yīng)進(jìn)一步加緊制定有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件生成的數(shù)量已很驚人，而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又很大，目前多數(shù)檔案工作者對其特性還很陌生，這不能不說是很大的隱患。針對這個問題必須在如下幾方面做出艱苦的努力：一是進(jìn)一步研究各類電子文件的特性，對從生成機(jī)制到歸檔保存的一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行剖析，在此基礎(chǔ)上從檔案管理角度提出確保其真實性、原始性、安全性等方面的技術(shù)措施。二是提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。

（二）提高文書檔案計算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)信息安全性

在內(nèi)部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

四、結(jié)束語

為促進(jìn)文書檔案計算機(jī)管理的實際應(yīng)用應(yīng)用價值得到最大發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)堅持具體問題具體分析的原則，積極采取有效措施揚長避短，提高文書檔案計算機(jī)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理，從而全面提高檔案管理水平，為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

［1］羅碧波.淺談文書檔案計算機(jī)管理的利弊［J］.信息系統(tǒng)工程，2015（11）：119-119.

［2］曾靜鈺.淺談醫(yī)院文書檔案信息化管理的利與弊［J］.中國經(jīng)貿(mào)，2015（19）：85-85.