檔案管理在電力基建工程中的重要性研究

蔡 嬌

華潤(rùn)電力（賀州）有限公司 廣西賀州 542709

檔案管理在電力基建工程中的重要性研究

蔡 嬌

華潤(rùn)電力（賀州）有限公司 廣西賀州 542709

在基建工程中，檔案管理是不可缺少的，具體包含了收集檔案、保管和整理檔案、查詢檔案等各個(gè)環(huán)節(jié)。電力應(yīng)當(dāng)屬于特殊的一類商品，只有確?；üこ痰恼w質(zhì)量才能夠提高各區(qū)域的供電質(zhì)量。電力檔案記載了基建工程的建設(shè)狀況，因此是珍貴的原始資料。對(duì)于電力基建工程，有必要重視各環(huán)節(jié)的檔案管理。結(jié)合基建工程的真實(shí)情況，探析了電力基建工程中檔案管理的重要性。

檔案管理；電力基建工程；重要性

經(jīng)濟(jì)在快速進(jìn)步，電力工程也在擴(kuò)展規(guī)模。在各個(gè)行業(yè)中，都不可缺乏電力的供應(yīng)。作為原始性的工程記載，電力檔案記載了各階段的電力工程進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，因此檔案可以作為投產(chǎn)管理的參照和依據(jù)。然而日常管理中，相關(guān)人員通常就會(huì)忽視基建檔案的針對(duì)性管理，因而導(dǎo)致了表面化的基建檔案管理。由此可知，相關(guān)部門及內(nèi)部人員都有必要更重視電力基建全過(guò)程中的檔案管理，明確電力檔案管理的必要性和價(jià)值所在。

一、管理基建檔案的重要性

在很大程度上，檔案信息都可以記載真實(shí)的工程發(fā)展?fàn)顟B(tài)。作為歷史性的記載資料，電力基建檔案應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出自身的重要價(jià)值。電力基建涉及到多類型的電力建筑物，在基建進(jìn)程的各環(huán)節(jié)中都需要配備齊全的手續(xù)，例如產(chǎn)權(quán)證、工程設(shè)計(jì)規(guī)劃、審批圖紙以及相關(guān)文件。基建檔案可以反映出真實(shí)的基建項(xiàng)目質(zhì)量，在檔案中收錄了各項(xiàng)文件以及圖紙。依照電力基建的檔案，相關(guān)人員就可以查證項(xiàng)目開工和竣工對(duì)應(yīng)的時(shí)間，在這種基礎(chǔ)上也可以明確基建項(xiàng)目的總體面積、建筑物總面積、預(yù)期的年限等。由此可知，妥善保管電力基建相關(guān)的項(xiàng)目檔案，利于后期查看檔案，同時(shí)也提供了后期工程開發(fā)以及維護(hù)的參考資料。

從基建工程來(lái)看，檔案形成于各階段的基建過(guò)程中，這種過(guò)程包含了各步驟的電力建設(shè)。實(shí)質(zhì)上，電力檔案包含了聲像、圖紙以及相關(guān)的文字。相比于其他類型的項(xiàng)目，電力領(lǐng)域的基建工程通常都會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，參與方也較多。例如：與基建相關(guān)的部門就包含了建設(shè)單位、工程勘察單位、設(shè)計(jì)及施工單位、項(xiàng)目監(jiān)理單位。通常情況下，電力基建都會(huì)消耗3年至5年才能夠建成。作為檔案材料，電力檔案可以用來(lái)記載全程性的建設(shè)信息和數(shù)據(jù)。

相關(guān)人員如果能夠妥善保留項(xiàng)目檔案，那么也更加便于后期開發(fā)新的電力設(shè)施。在后期階段中，電力設(shè)施還會(huì)繼續(xù)增值。一般來(lái)看，電力基建只是作為基礎(chǔ)工程，后期還會(huì)繼續(xù)拓展總的建設(shè)規(guī)模。如果能夠參照原始圖紙來(lái)決定后期擴(kuò)建的具體內(nèi)容，那么將會(huì)節(jié)省更多成本，同時(shí)也節(jié)省了珍貴的電力建設(shè)資源。

二、具體完善思路

如果要有序管理基建檔案，那么根本點(diǎn)就是健全配套性的檔案保存和管理機(jī)制。檔案部門只有設(shè)置了更完善的配套機(jī)制，才可以妥善應(yīng)對(duì)電力基建檔案在具體管理中的各種問(wèn)題。應(yīng)當(dāng)明確的是：檔案管理并非單一性的歸檔操作，這種管理涉及多樣的復(fù)雜環(huán)節(jié)，同時(shí)也包含了各環(huán)節(jié)中的技術(shù)操作。電力基建保存下來(lái)的檔案通常較多，因此需要擬定體系化的成套規(guī)定，只有這樣才可以在根本上提高基建檔案的整體質(zhì)量。截至目前，相關(guān)部門已經(jīng)擬定了管理檔案所需的配套規(guī)范，檔案管理人員有必要從嚴(yán)遵循這些規(guī)程。詳細(xì)而言，完善電力基建中的檔案管理應(yīng)當(dāng)考慮如下要點(diǎn)：

（一）提高整體的管理水準(zhǔn)

最近幾年，電力體系正在深化改革，與之相應(yīng)的檔案管理也不斷深入。從管理的角度看，電力基建工程中的檔案管理人員通常并不專業(yè)，因而也沒能掌握各流程的檔案管理要點(diǎn)。針對(duì)檔案收集、基建檔案的保存、組卷和整理等，相關(guān)人員通常也很難予以掌握。要克服這種困難，電力企業(yè)就有必要強(qiáng)化針對(duì)性的管理培訓(xùn)，為檔案人員提供日常的培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中，檔案人員就能夠熟識(shí)現(xiàn)存的法規(guī)，掌握日常管理所需的技術(shù)。這樣做，可以從根本上提升整體的檔案管理水準(zhǔn)。

（二）引入新式的管理技術(shù)

推行科學(xué)化的基建檔案管理，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)引入檔案管理的新式技術(shù)。這種基礎(chǔ)上，不斷更新現(xiàn)有的管理方式。信息化形勢(shì)下，電力檔案也不再停留于單一的紙質(zhì)檔案，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。例如：在檔案管理時(shí)，可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)加快整體的檢索速度。同時(shí)，企業(yè)也可以選擇針對(duì)性更強(qiáng)的檔案選編方式。在檔案管理這個(gè)領(lǐng)域中引入先進(jìn)手段，這樣做符合了新時(shí)期的技術(shù)進(jìn)步趨勢(shì)。

（三）落實(shí)配套的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理的全程都需要加以規(guī)范約束，電力基建相關(guān)部門需要擬定嚴(yán)格的規(guī)定，以此來(lái)約束日常的檔案管理。依照工程進(jìn)展的階段性狀態(tài)，企業(yè)可以設(shè)置相應(yīng)的流程規(guī)定。只有健全了配套的檔案管理規(guī)程，才能夠形成有序的約束，切實(shí)確保檔案管理活動(dòng)的正常展開。

三、結(jié)論

相比于其他行業(yè)，電力行業(yè)具備獨(dú)特性，因此尤其有必要重視電力基建。針對(duì)基建工程，應(yīng)當(dāng)妥善保留相應(yīng)的檔案信息，這樣做才可以為后期驗(yàn)收以及擴(kuò)展性的建設(shè)提供參照?；n案包含了較多層次的內(nèi)容，檔案管理也應(yīng)當(dāng)依照特定步驟和程序。嚴(yán)格依照程序，做好各步驟的檔案存放以及日常管理。重視基建檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)不斷摸索檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)于電力基建項(xiàng)目總體質(zhì)量的提升。

［1］王芳.規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：102+106.

［2］吳心紅.論檔案管理在電力基建工程中的重要性［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2012（10）：283.

［3］林慶花.電力基建工程檔案管理中規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的應(yīng)用［J］.電子世界，2014（12）：295.

［4］聞豪.試分析基建工程項(xiàng)目管理中檔案資料管理與監(jiān)控的重要性［J］.建設(shè)科技，2014（08）：116-117.