高校檔案管理過程中的現(xiàn)代化建設(shè)策略

郭曉文

赤峰學(xué)院 內(nèi)蒙古赤峰 024000

高校檔案管理過程中的現(xiàn)代化建設(shè)策略

郭曉文

赤峰學(xué)院 內(nèi)蒙古赤峰 024000

高校檔案資料是學(xué)校進(jìn)行管理、教學(xué)改革創(chuàng)新的智慧總結(jié)，搞好高校檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文重點對高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了分析和闡述，并有針對性地提出了一系列改革措施。

高效檔案；管理；現(xiàn)代化；建設(shè)

一、引言

作為對高校發(fā)展有著重要影響的資源之一，高校檔案資源的作用和價值也逐步為更多的高校工作人員所認(rèn)識。但是，在實際操作過程中，因檔案管理工作受到時間及地域的限制，其檔案信息經(jīng)常無法滿足用戶需求，檔案信息資源的共享和利用的最大化也就難以實現(xiàn)。所以，新時期，對高校檔案進(jìn)行管理的過程中必須要采用先進(jìn)的科技，并對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，從而有效提升高校檔案的現(xiàn)代化管理水平。

二、高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)過程中存在的問題

（一）計算機使用方面存在嚴(yán)重誤區(qū)。在實際操作過程中，高校檔案信息管理的計算機管理模式具有很多種，其中大部分是將計算機作為人工的一種輔助管理手段，而并非用于高校檔案的信息處理上，也就是說在當(dāng)前的高校檔案管理過程中，計算機不僅沒有取代人工管理，反而增加了工作人員的工作壓力。例如，檔案管理人員在進(jìn)行編目和檢索檔案實體的過程中，必須依靠大量手工勞動來完成編目和檢索前的準(zhǔn)備工作，這期間必須依靠人工來對目錄進(jìn)行填寫或者著錄，然后方可使用計算機進(jìn)行錄入。對檔案實體進(jìn)行編目的主要目的是為了獲得完美的計算機排版的目錄，為后來的手工查閱或者展示工作打下堅實基礎(chǔ)。

（二）缺乏統(tǒng)一的管理機制。高校的管理體制和運行體制對高校檔案管理產(chǎn)生嚴(yán)重影響，高校不同，其行政主管部門也就不盡相同，這種相對分散的管理體制造成了高校檔案管理自成系統(tǒng)、自我發(fā)展、自我完善的自給自足的管理局面。就目前而言，很多高校的檔案管理工作采取的是封閉式辦館方式，管理水平較低，浪費嚴(yán)重，對我國高校檔案的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化及網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在一定的滯后性。經(jīng)過多年的發(fā)展，部分高校在檔案管理過程中建成了很多大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。然而在實際發(fā)展過程中，在建立和完善數(shù)據(jù)庫的過程中或多或少會帶有一定的情緒，甚至存在急功近利的情況。主要表現(xiàn)為以下幾個方面：一是數(shù)據(jù)庫建立缺乏整體性；二是大多數(shù)數(shù)據(jù)庫是用于滿足自身需要，規(guī)模不大；三是數(shù)據(jù)庫類型單一，標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，數(shù)據(jù)控制違規(guī)操作情況嚴(yán)重。因很多高校建立檔案管理數(shù)據(jù)庫僅僅是為了滿足自身需要，大大降低了數(shù)據(jù)庫的使用效率，且當(dāng)前很多數(shù)據(jù)庫為條目數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫相對缺乏，無法為更多的用戶提供高水平的服務(wù)。此外，部分高校檔案館雖然連接了互聯(lián)網(wǎng)，但是只能對主頁進(jìn)行訪問，更進(jìn)一步的資源共享很難做到。

三、高校檔案管理過程中的現(xiàn)代化建設(shè)策略

（一）更新檔案管理觀念意識，對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作予以高度重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。具體來說，需要做到以下幾個方面：第一，與時俱進(jìn)，高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要作用予以充分認(rèn)識，并在管理過程中嚴(yán)格落實；第二，加強對高校檔案現(xiàn)代化管理的宣傳，并及時傳達(dá)先進(jìn)的檔案管理意識，將基層檔案管理工作人員的責(zé)任與任務(wù)加以明確；第三，高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)予以高度重視，采取合理措施轉(zhuǎn)化觀念，從而全面推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

（二）合理編制檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)指標(biāo)，做好綜合管理后勤支撐。編制高校檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，特別是高校檔案數(shù)字化的處理方面增添了許多新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，即便是專業(yè)的檔案人員也沒有深入接觸過。為有效解決這些問題，高校在進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中需要做到以下幾個方面：第一，對一線檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，為滿足高校檔案現(xiàn)代化管理打下堅實基礎(chǔ)；第二，成立專門的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)班子，并設(shè)置專門的組織機構(gòu)，落實責(zé)任，明確職責(zé)；第三，建立健全主要領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)抓具體任務(wù)、各級科室積極配合的工作機制，并配齊相應(yīng)的設(shè)備，加大高校檔案信息化建設(shè)的力度，為確保高校檔案管理的達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求提供強有力的硬件支撐；第四，加大人力、物力和財力投入，對各項工作的落實情況予以明確，并安排專人對全部檔案進(jìn)行一一核查，發(fā)現(xiàn)問題采取合理措施加以修復(fù)和完善；第五，對檔案進(jìn)行分類管理，統(tǒng)一裝盒編號，有效提升檔案資料的利用效率和利用水平。

（三）使用科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理效率。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，加大軟硬件方面的投入，為各類數(shù)據(jù)庫和檔案資源的健全和完善打下堅實基礎(chǔ)；第二，對重要文檔資料進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化存檔并備份，對重要文書檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立一個高校檔案管理的的現(xiàn)代化信息平臺，有效提升高校檔案的數(shù)字化管理水平；第三，在實際操作過程中，一線檔案管理人員嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的歸檔和管理工作；第四，對檔案進(jìn)行分類管理，有效實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化；第五，加快檔案管理數(shù)字化信息平臺的建設(shè)速度，有效提升高校檔案查詢利用的水平和效率，為確保高校各項工作的順利進(jìn)行打下堅實基礎(chǔ)。

（四）加強教育培訓(xùn)，有效提升工作人員的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。作為高效的一種重要無形資產(chǎn)，高校檔案管理工作是高校國有資產(chǎn)的一個關(guān)鍵組成部分。所以需要對檔案工作人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)的教育培訓(xùn)予以高度重視，定期舉辦各種知識競賽和專業(yè)技能比賽，為檔案工作人員搭建一個展示自身技能和實力的舞臺，從而為高校檔案管理培養(yǎng)選用較高水平的綜合性人才提供一個良好平臺。

四、結(jié)語

總而言之，高水平的檔案管理工作能夠為高校建設(shè)及社會發(fā)展起到一定的推動作用。為此，在高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念、采用新技術(shù)和新方法，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，提升檔案工作人員的專業(yè)技能，加大對檔案信息的外部開發(fā)力度。只有采用多元化的管理方式和手段，才能明顯提升高校檔案管理的現(xiàn)代化水平，從而使其為廣大師生、為社會提供更好的服務(wù)。

［1］鄒晏秋.論高等學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)［J］.黑龍江科技信息，2013（36）：36-37.