試論鐵路檔案管理的信息化實踐

楊可歆

哈爾濱鐵路局哈爾濱站黑龍江哈爾濱150001

試論鐵路檔案管理的信息化實踐

楊可歆

哈爾濱鐵路局哈爾濱站黑龍江哈爾濱150001

本文對鐵路檔案管理在信息化方面的實踐進行了具體分析，對實踐中所出現(xiàn)的問題進行了探討，并給出了部分解決措施，希望對我國鐵路運輸事業(yè)的快速發(fā)展有所幫助。

鐵路；檔案管理；信息化

一、信息化概述及應用現(xiàn)狀

隨著科技的快速發(fā)展，大量新技術(shù)正被運用到人們的生活和工作中，大大提升了生活質(zhì)量和工作效率，計算機及網(wǎng)絡技術(shù)就是其中的重要代表。信息化技術(shù)給各行各業(yè)帶來了革命性的轉(zhuǎn)變，極大地提高了單位和個人的效益，促進經(jīng)濟等領域加速發(fā)展。例如，通過引進信息化模式，使檔案管理工作的效率成倍提高，出錯率下降到較低水平，給相關人員帶來了很大方便。檔案管理的信息化已逐漸成為檔案管理工作的重要組成部分，對部門及單位的發(fā)展起到極大地促進作用，進一步加強信息化建設是深入發(fā)展的前提和基礎。

二、鐵路檔案管理信息化的重要性

鐵路檔案的管理工作由于其數(shù)據(jù)的種類和數(shù)量較多而顯得十分繁瑣和復雜。鐵路運輸作為支撐國民經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎，對整個國家的建設和發(fā)展具有重要作用。而鐵路檔案的管理則在一定程度上影響著鐵路運輸事業(yè)的前進和發(fā)展。因此，大力提升檔案管理效率，提高管理工作質(zhì)量，成為了相關部門的工作重點。通過進行檔案管理的信息化改革和實踐，大大改善了管理工作十分繁瑣的狀況，有力地促進了鐵路事業(yè)的發(fā)展。具體來說，通過進行信息化管理，有效減輕了相關人員的工作強度，提升了管理效率，從而避免了文檔的堆積以及工作的延誤；其次，信息化管理方式可使管理人員通過對檔案進行檢索，從而及時的補充、查找、調(diào)取需要的檔案；同時，檔案管理的信息化還有助于實現(xiàn)信息的共享，方便其他單位人員的查找；另外，可有效緩解檔案的供需矛盾，提高檔案信息質(zhì)量；最后，可實現(xiàn)檔案的多元化存儲，方便相關檔案信息的理解和取用。以上這些信息化管理的優(yōu)勢，對鐵路檔案管理工作有很大的幫助，信息化改革成為發(fā)展趨勢。

三、信息化實踐中遇到的問題

（一）人才匱乏的問題

信息化技術(shù)的運用需要大量的專業(yè)人才作為支撐，而人才匱乏的狀況是目前鐵路檔案管理進行信息化改革的主要障礙。具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，信息化管理離不開對計算機和網(wǎng)絡的熟練使用，這就要求相應管理人員要具備大量的專業(yè)知識，對人員素質(zhì)和技術(shù)能力要求較高，但在目前仍比較缺乏既有檔案管理經(jīng)驗，又在計算機和網(wǎng)絡技術(shù)方面具備較高能力的全面綜合型人才；第二，由于鐵路相關部門領導不夠重視，使得對于檔案管理人員的在信息技術(shù)方面的培訓較少，難以真正提升個人能力，對工作的幫助也較??；第三，由于目前在鐵路檔案管理部門工作的人員的流動性較大，大多數(shù)剛進入的新人在一段時間后就離職或調(diào)離崗位，使得管理人員的數(shù)量無法滿足正常需求。

（二）管理制度落后

信息化改革工作的完成需要與之相匹配的制度建設作為支持。但在目前鐵路相關部門在檔案管理工作上，還保留著較為傳統(tǒng)的制度，與當下的環(huán)境形勢嚴重不協(xié)調(diào)，從而對工作的開展造成很多障礙，大大降低了工作質(zhì)量和效率。具體來說主要分為兩點，第一點是在檔案質(zhì)量的控制中缺乏相應的標準體系，導致管理的效果得不到必要的檢驗，最終造成檔案管理工作的整體效果顯著下降；另一點是在實際建設中缺乏有效的開發(fā)利用體制，進一步影響了信息化改革的進度。

（三）缺乏相應資金

由于目前在檔案管理的信息化改革中尚不能直觀的看到效果，使得鐵路相關部門對其沒有給予較大重視，對該項目的資金的投入力度也較低，這在很大程度上對信息化改革造成阻礙。信息化改革需要大量的相關資源設備來作為基礎，還要通過引進先進的技術(shù)和管理經(jīng)驗，來保證管理的效果，同時，對人才的選拔也是重要的一部分，而這些都需要大量的資金的支持才能完成。在目前檔案管理部門的經(jīng)費數(shù)量，遠遠不能滿足信息化管理的要求，從而極大地影響了檔案管理信息化建設工作的正常開展。

四、相應的解決措施

（一）完善制度建設

制度的建設對于鐵路檔案管理的信息化實踐至關重要。通過對傳統(tǒng)制度進行改革，去除其中已不再適合當下環(huán)境的條例，根據(jù)目前的社會形勢補充需要的標準。具體來說可分為這幾個部分：首先，要對人員管理制度進行創(chuàng)新，采取激勵的措施，提升基層人員的工作熱情和學習動力，進而提升個人綜合素質(zhì)，最終實現(xiàn)較好的管理效果；其次，制度中要包含保證檔案管理技術(shù)先進化建設的條例，在現(xiàn)代社會，科技的發(fā)展十分迅速，技術(shù)更新?lián)Q代的周期也越來越短，因此，有必要保證在檔案管理信息化建設中，時刻保持與新技術(shù)的發(fā)展協(xié)調(diào)一致，從而促進管理工作的順利開展；最后，制度中要對新技術(shù)的使用作出規(guī)范，通過學習國外先進經(jīng)驗，對計算機及網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理工作中的具體應用進行合理的規(guī)范和約束，最大程度提升其對管理工作的作用，實現(xiàn)檔案的科學化管理。

（二）加強人才隊伍建設

人才缺失問題是阻礙檔案管理信息化建設的主要問題之一，沒有大量計算機人才作為基礎，信息化的建設和最終完成就很難實現(xiàn)。因此，要從多方面保障信息化人才的培養(yǎng)和任用。首先，鐵路相關部門要加大對基層人員的培訓力度，將信息化的知識進行全面的普及，使人們對信息化技術(shù)的特點有較好的認識，從而促進信息化建設工作的開展；其次，要加大在人才引進方面的投入力度，通過更好的待遇來吸引專業(yè)人才的進入，為檔案管理信息化實踐提供必要的人才基礎。

五、結(jié)語

總而言之，在新的社會形勢下，鐵路檔案的管理工作也要與外界的發(fā)展相協(xié)調(diào)，大力實現(xiàn)管理工作的信息化建設，提升工作效率，提高管理效果，最終促進鐵路運輸事業(yè)的健康快速發(fā)展。本文對鐵路檔案管理的信息化實踐進行了仔細分析，并對所出現(xiàn)的問題的解決方法進行了探討，為相關研究人員提供一定幫助。

［1］李霞.試論檔案管理信息化建設［J］.吉林省教育學院學報，2013.

楊可歆1988.02.黑龍江省哈爾濱市，女，大本，助理館員，檔案管理。