事業(yè)單位檔案管理存在的問題

姜 俐綏濱縣城市管理綜合執(zhí)法局 黑龍江綏濱156200

事業(yè)單位檔案管理存在的問題

姜 俐綏濱縣城市管理綜合執(zhí)法局 黑龍江綏濱156200

檔案是一種非常重要的具有較權威信息的資源。檔案管理的好壞關系到一個單位的工作能否正常運行。事業(yè)單位生產以及經營的有效數據和資料就是來自完善的檔案管理。在人員調動和職務安排過程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理存在的問題越來越明顯。本研究就我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進行了分析，并就相關問題提出了建議，期望能為事業(yè)單位相關檔案管理部門提供參考。

事業(yè)單位；檔案管理；問題

一、前言

作為非盈利目的的事業(yè)單位，是利用國家資產為社會進行相關服務的組織。事業(yè)單位工作中檔案管理占較大比例。只有將各項相關的檔案工作做好，才能最大限度的發(fā)揮事業(yè)單位應有的功能，才能讓事業(yè)單位在工作上有條有序地開展，才能提高工作效率。但現如今，事業(yè)單位檔案管理工作問題層出不窮，所以重視檔案管理工作十分必要。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問題

（一）檔案管理過程中造假問題嚴重

事業(yè)單位中人事檔案管理造假問題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問題，當事人為了具有某一項資格而進行各種手段的造假，比如將年齡進行改動，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒有仔細整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過程中數目完整，就會出現相關的單位將丟失的檔案重新填寫的現象，重新填寫會使部分檔案本應該具有的內容被改寫或漏寫，從而檔案內容不具有真實性。有些學校以及單位為了自身利益，故意改寫相關檔案內容使其失去真實性。在調查中發(fā)現有的辦學機構為自己收益好，在沒有經過相關內容考核的情況下高價出售學歷以及學位證書，影響人事檔案內容真實有效性。

（二）檔案管理不夠信息現代化

信息現代化是將檔案資料與現代化互聯(lián)網相結合，最大限度發(fā)揮其潛在信息價值。由于對檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現代化水平較低。多數事業(yè)單位的檔案室是之前用過的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對易燃物的防火意識不強，檔案室缺少相關的防火裝置及滅火器，如果發(fā)生火災，所存放檔案將不復存在。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認為是簡單的存檔和調動，但是這種觀念嚴重降低了檔案的有效利用率。在實際檔案管理工作中，收集相關資料，并對相關資料進行整理和保管，同時對相關資料的真實性進行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實際情況中檔案的服務意識淡薄，檔案工作一直停留在人工手動管理的層面。事業(yè)單位檔案的管理過程中缺少相關電子設備，沒有建立相關互聯(lián)網檔案庫，所以一旦紙質版檔案丟失，將會使得整個相關資料遺失，從而影響到相關工作的開展。檔案管理不夠信息現代化使得人工查找檔案費時費力，大大降低了工作效率。

（三）檔案管理人員相關素質較差

檔案管理工作并不是將紙質資料裝袋后放置于相應的位置，檔案工作有相當學問的，需要有關工作人員具備相應的綜合素質，其中較強的工作責任感是檔案管理員應該具有的最基本的素質，職業(yè)道德也是一個合格的管理員必須具備的素質。事業(yè)單位檔案管理人員不能與時俱進，在一定程度上不能適應新時期檔案管理工作的要求。許多事業(yè)單位檔案管理員的錄用沒有專業(yè)限制，并且事業(yè)單位相關領導沒有重視檔案管理需要專業(yè)人員來做，有的事業(yè)單位還會讓年齡較大且已經退休的職工進行檔案管理工作，因此事業(yè)單位的檔案管理人員的素質較低，專業(yè)性不強，從而在一定程度上嚴重影響檔案的有效利用和合理管理。

三、對事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對于檔案管理中人事檔案造假問題突出的情況，事業(yè)單位要依據相應的造假手段，采取相應的應對策略。做好和事業(yè)單位檔案管理有關的法律法規(guī)的宣傳，通過宣傳提高相關人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當事人意識到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當手段造假需要負相關法律責任?！稒n案法》規(guī)定，對人事檔案進行造假的行為，相關行政部門可采取各種處罰措施，對于情節(jié)十分嚴重且構成犯罪時要將當事人移送司法機關進行處理。對檔案管理的相關領導及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進行嚴肅處理，堅決抵制靠關系、靠金錢來弄虛作假進行檔案偽造。

（二）積極建立信息現代化檔案管理

現如今已經進入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式?；ヂ?lián)網具有高效率，高儲存量，低成本以及查詢與管理方便等特點。面對相關事業(yè)單位信息化建設力度不足的情況下，應當將互聯(lián)網辦公結合到檔案管理中，建立健全相關檔案管理設備，大力發(fā)展相關系統(tǒng)的開發(fā)或引進先進的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時提高了相關人員的辦公效率，同時信息化管理不需要實體空間，可以節(jié)約紙質檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）加強檔案管理人員綜合素質的提升

檔案管理不是簡單地工作，要對檔案管理的工作人員進行培訓，隨著信息現代化的進程，檔案管理工作對相關管理人員提出了新技能的要求。所以要對檔案管理人員進行相關知識技能的培訓，同時對其掌握情況進行考核，做到擇優(yōu)錄用的原則。優(yōu)秀而又專業(yè)的檔案管理人員能提升事業(yè)單位的辦公綜合效率，能讓事業(yè)單位更好為社會服務。

四、結語

事業(yè)單位不同于其他單位，事業(yè)單位的檔案管理更應有更嚴格的管理規(guī)定。目前事業(yè)單位檔案管理問題突出。在經濟快速發(fā)展，信息化水平較高的現代社會，加強事業(yè)單位檔案管理，從突出問題入手，提高檔案管理人員的綜合素質，同時應用先進的管理手段，才能將檔案管理工作做到最好。

［1］其米格.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及優(yōu)化策略［J］.企業(yè)改革與管理，2016（1）：96.

［2］崔景婷.事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究［J］.理論觀察，2013（3）：66-67.