建筑行業(yè)檔案管理方法探究

楊桂榕

杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局城建處　黑龍江大慶　166200

建筑行業(yè)檔案管理方法探究

楊桂榕

杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局城建處黑龍江大慶166200

隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技的飛速發(fā)展，人們對(duì)傳統(tǒng)技術(shù)的漸漸遺忘，對(duì)傳統(tǒng)技術(shù)的態(tài)度也越來越淡漠?，F(xiàn)在我們經(jīng)常聽到“橋脆脆”“樓脆脆”等建筑工程上頭條，建筑的安全性受到了極大地質(zhì)疑。反觀歷史，應(yīng)縣木塔全塔結(jié)構(gòu)均為木頭，卻抵御了數(shù)百次地震，至今仍完好無損。所以完善建筑行業(yè)檔案的管理，借鑒以往優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)建筑行業(yè)的發(fā)展有很重要的意義。

建筑行業(yè)；檔案管理；方法

在建筑行業(yè)中每一個(gè)建筑的建造都會(huì)伴隨著大量的資料生成，隨著建筑的質(zhì)量安全性受到極大質(zhì)疑的今天，合理地管理檔案是十分重要的。沈陽航空航天大學(xué)是一座歷史悠久的學(xué)校，在對(duì)學(xué)校土地置換拆遷的過程中，前人保存著的基建檔案準(zhǔn)確完整地記錄了校區(qū)及建筑的歷史真憑實(shí)據(jù)，使土地的轉(zhuǎn)讓和拆遷補(bǔ)償?shù)裙ぷ黜樌瓿伞?/p>

避免了糾紛的產(chǎn)生，維護(hù)了學(xué)校的利益，由此可見，檔案管理工作再建筑行業(yè)中的重要性。

一、現(xiàn)今建筑行業(yè)檔案管理存在的問題

（一）沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。如今的建筑企業(yè)一味地追求創(chuàng)新思維，創(chuàng)新技術(shù)，不考慮實(shí)際的情況也不會(huì)借鑒相關(guān)建筑的經(jīng)驗(yàn)，這樣也就導(dǎo)致了檔案管理在建筑行業(yè)中一直不受重視。很多建筑企業(yè)認(rèn)為檔案只是過時(shí)的文字或圖片，建筑工程一旦結(jié)束就萬事大吉，更有建筑企業(yè)甚至沒有規(guī)范系統(tǒng)的檔案，或是成立企業(yè)時(shí)間短，從成立就沒有對(duì)檔案建立給予足夠的重視，也沒有建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案本應(yīng)該如實(shí)傳達(dá)歷史事件，但若長(zhǎng)期得不到應(yīng)有的重視，日后必然造成資料來源不明、建筑史無從查起等問題。一旦發(fā)生建筑事故或者產(chǎn)生糾紛會(huì)造成很大的困難。同時(shí)有些建筑工程建設(shè)在遇到難題時(shí)無法在檔案中找到相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，不利于以后建筑行業(yè)建設(shè)。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。二十一世紀(jì)是計(jì)算機(jī)時(shí)代，計(jì)算機(jī)的飛速發(fā)展為各行各業(yè)帶來極大的便利。檔案管理也是如此。在以往的檔案中紙質(zhì)檔案是主要的，工程師畫的建造圖紙，修改圖紙，工程的造價(jià)預(yù)算等等都是通過手寫來實(shí)現(xiàn)的。而如今計(jì)算機(jī)的發(fā)展改變了這種現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)可以代替人類做很多事，精確度也更高。由紙質(zhì)版到計(jì)算機(jī)，建筑行業(yè)的檔案管理對(duì)工作人員的工作素質(zhì)提出了新的要求。但是我們卻發(fā)現(xiàn)在實(shí)際工作中，建筑行業(yè)的手機(jī)的材料單一，依然是紙質(zhì)材料居多，對(duì)于一些照片、錄像、等的收集比較少，描述一個(gè)完整的建設(shè)工程過程和記錄的載體，工作人員應(yīng)注重多方面收集保存。同時(shí)我們還發(fā)現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能。造成歸檔的隨意性大，缺乏科學(xué)、規(guī)范的管理給檔案的利用造成困難，有些些歸檔的基建檔案質(zhì)量很多都不能達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。檔案需要管理人員定期整理，以方便查閱取用，并且保證檔案不丟失。以往的文件大多是紙質(zhì)版，因此對(duì)文件的存放環(huán)境也有一定要求，以免檔案受損。但由于有些人不能明確檔案的重要性，或是管理人員不足在檔案的管理上沒有運(yùn)用正確的管理方法，使得檔案雜亂無序，大致建筑行業(yè)的檔案管理制度形同虛設(shè)，沒有真正發(fā)揮相應(yīng)的作用。不能讓他人通過已有的檔案加強(qiáng)對(duì)某些建筑工程的了解，也不能為日后建筑的建設(shè)提供憑據(jù)和資源。所以對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高也是十分重要的。

二、解決檔案問題方法

（一）提高人們對(duì)建筑行業(yè)檔案的重視。人們對(duì)檔案的重視程度直接影響管理檔案時(shí)的工作態(tài)度。如果不能從根本上轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，無論多強(qiáng)硬的手段都很難實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)采取一些措施來加強(qiáng)人們對(duì)建筑行業(yè)檔案的重視程度。例如加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)檔案的重視程度，不吝金錢，為檔案的修繕投入資金，將檔案管理列為工程競(jìng)價(jià)時(shí)的評(píng)選項(xiàng)目，各個(gè)建筑公司自然會(huì)增加對(duì)檔案的重視程度；定期對(duì)建筑企業(yè)的檔案進(jìn)行查看，以此督促企業(yè)方面提高對(duì)檔案的管理。檔案查看要注重?cái)?shù)據(jù)上的完整，更要注重核實(shí)內(nèi)容是否屬實(shí)，建筑企業(yè)本身也該針對(duì)檔案被忽視問題積極采取措施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，一個(gè)建筑企業(yè)的檔案可以真實(shí)地記錄建筑工程的好與壞，可以提高企業(yè)的可信度，使人民放心。改變檔案秘密這一觀念，但檔案真實(shí)性不可動(dòng)搖。好的建筑工程是人人贊賞的也是需要整個(gè)建筑行業(yè)學(xué)習(xí)的，相互學(xué)習(xí)才能使建筑行業(yè)有長(zhǎng)足發(fā)展。

（二）制定完備的檔案管理方針。檔案管理是建筑行業(yè)建設(shè)中不可或缺的關(guān)鍵內(nèi)容，它可以評(píng)價(jià)一個(gè)建筑企業(yè)的誠(chéng)信度以及建造水平。制備完善的檔案管理需要領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)辦企業(yè)實(shí)際情況制定相應(yīng)方針。以往檔案都是紙質(zhì)版，有些建筑企業(yè)歷史悠久可能會(huì)有很多檔案因紙張破損而有所損失。企業(yè)或相關(guān)部門應(yīng)投入資金，將紙質(zhì)檔案做成電子版。請(qǐng)專業(yè)人士制作完善的一套系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化，還可以讓建筑行業(yè)的同仁們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)上了解建筑企業(yè)的歷史，了解優(yōu)秀的建筑工程的建造方法與技術(shù)。推動(dòng)建筑行業(yè)的發(fā)展。完備的檔案系統(tǒng)更有利于檔案檢索，大大縮短了查找時(shí)間，使檔案利用率提高。紙質(zhì)版與電子版檔案都應(yīng)注意更新速度，可直接利用電子版檔案查找相應(yīng)資料，這樣可以更便捷；招聘專業(yè)人士管理檔案，以前檔案管理不受重視，管理人員大多業(yè)余，不能好好整理檔案。制作電子版檔案需要軟件方面的專業(yè)人士。檔案管理需要時(shí)間可能會(huì)長(zhǎng)，所以應(yīng)招聘全職人員；聘請(qǐng)專業(yè)人士將建筑企業(yè)的檔案制作成圖片、甚至動(dòng)漫形式，吸引更多的人們查閱。建筑企業(yè)的檔案系統(tǒng)不斷更新、升級(jí)，保證文件更新快速且內(nèi)容真實(shí)，不做虛假宣傳。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理并不僅僅是將文件收在一起，檔案管理也是一門學(xué)科，所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能，增強(qiáng)建筑行業(yè)檔案管理的能力。同時(shí)，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期的跟進(jìn)，建筑工程往往時(shí)間長(zhǎng)，材料多，作為檔案管理人員要對(duì)所有的檔案進(jìn)行分類整理，要讓所有應(yīng)該保存的檔案保存起來掌握工程建設(shè)的全過程，確保基建檔案的原始性真實(shí)性和完整性。

三、結(jié)語

建筑行業(yè)的檔案真實(shí)的記載了建筑行業(yè)的發(fā)展歷程與建筑的建造方案，它不僅為建筑行業(yè)的提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)在建筑行業(yè)不受信任的今天，檔案管理可以極大地提高建筑的可信度。建筑行業(yè)的檔案管理是十分重要的。我們應(yīng)該對(duì)其給予足夠的重視，積極探索建筑行業(yè)檔案管理的方法，為建筑行業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

［1］趙晶明.淺析檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高方法與途徑［J］科技管理.2014.09.