信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

張紅建萊陽(yáng)市照旺莊鎮(zhèn)人力資源和社會(huì)保障所

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

張紅建
萊陽(yáng)市照旺莊鎮(zhèn)人力資源和社會(huì)保障所

當(dāng)今時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)正在不斷的進(jìn)步與發(fā)展中，信息技術(shù)逐漸融入于人們的日常生活與工作，因此人們也漸漸認(rèn)識(shí)到了信息的重要性。眾所周知，檔案是人們生活中最主要的記錄與保存信息的方式，檔案可用于記錄各種信息，例如個(gè)人履歷信息、企業(yè)的營(yíng)業(yè)信息、事業(yè)單位的業(yè)務(wù)交流信息等，這些都是企業(yè)賴(lài)以生存、社會(huì)賴(lài)以進(jìn)步的前提條件。如今，信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)，人們的生活與工作離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)，因此檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，積極地改革創(chuàng)新其管理方式，使檔案管理的工作方式信息化，以此來(lái)進(jìn)一步改善檔案的管理，使工作方式更加方便、快捷，提高工作質(zhì)量與效率。本文首先介紹了事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容，然后分析列舉將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理中所面臨的問(wèn)題，最后提出相應(yīng)的解決方案。

事業(yè)單位；檔案管理；信息技術(shù)

如今，經(jīng)濟(jì)與科技都飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)為人們提供更加便捷的生活方式，已成為人們生活、學(xué)習(xí)與工作中必不可少的一部分。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，將信息技術(shù)與之相結(jié)合是一種改革與創(chuàng)新，尤其是在事業(yè)單位中，這種改革與創(chuàng)新具有重要的意義，為檔案管理工作帶來(lái)很大程度上的改革與優(yōu)化，使檔案管理更加規(guī)范與高效。盡管如此，由于信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用尚未成熟，因此還存在部分亟待解決的問(wèn)題與阻礙，在了解這些問(wèn)題的基礎(chǔ)上，要作出相應(yīng)的解決方案，使信息技術(shù)能夠更好地應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理中。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容

伴隨經(jīng)濟(jì)與科技不斷地發(fā)展和進(jìn)步，以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的全面普及，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力逐漸增強(qiáng)，對(duì)信息的重視程度也有所提升，因此，對(duì)于檔案的管理工作也提出了新的要求。在這種情況下，事業(yè)單位必須不斷的創(chuàng)新與完善其檔案管理工作，目前，其檔案管理工作主要負(fù)責(zé)管理事業(yè)單位工作中所產(chǎn)生的所有需要保管的文件或者資料、業(yè)務(wù)往來(lái)中產(chǎn)生的資料、事業(yè)單位內(nèi)部的管理?xiàng)l例、不同時(shí)期的工作規(guī)劃、單位的會(huì)議記錄以及各項(xiàng)憑證與財(cái)務(wù)報(bào)表等等， 這些有存在意義的相關(guān)文件、資料都屬于檔案管理部門(mén)的工作范疇，由于這些資料與文件種類(lèi)繁多且數(shù)量較大，所以檔案部門(mén)的管理人員必須專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，且具有一定經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)⒏黜?xiàng)資料迅速的歸納分類(lèi)，并準(zhǔn)確無(wú)誤的保存到位，此外，還需進(jìn)行利用掃描技術(shù)保存一份電子版本的資料。

現(xiàn)階段，檔案管理的工作內(nèi)容逐漸發(fā)生改變，以往的檔案管理主要負(fù)責(zé)將所有檔案歸類(lèi)管理，并保證檔案不受損壞或丟失，但是隨著信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理的工作內(nèi)容逐漸增多，在其原來(lái)的基礎(chǔ)上增加了檔案的編輯、搜索及調(diào)取檔案等內(nèi)容，在這種情況下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)追求檔案調(diào)取時(shí)更加方便快捷，即用即調(diào)，并且避免調(diào)錯(cuò)檔案。

二、將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中遇到的阻礙

（一）管理人員的信息技術(shù)知識(shí)不足

在事業(yè)單位中，將信息技術(shù)合理地應(yīng)用于檔案管理中，并且利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，將紙質(zhì)檔案的形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案庫(kù)的保存于管理形式，但是，受到部分工作人員操作能力與專(zhuān)業(yè)水平的限制，電子檔案的使用沒(méi)有全面普及。由此可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)的操作是信息化過(guò)程中必不可少的，但是若沒(méi)有計(jì)算機(jī)的操作基礎(chǔ)或者掌握的不夠，不僅影響檔案管理的操作，還會(huì)造成檔案損失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案管理制度尚未健全

目前，電子檔案的使用時(shí)間較短，系統(tǒng)不夠成熟，管理制度不健全，這種情況下，給事業(yè)單位檔案的順利進(jìn)行造成阻礙。

（三）檔案文件的儲(chǔ)存方式不夠安全

與以往的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案的資料、文件均以電子版的形式儲(chǔ)存在硬盤(pán)里，因此具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，如果硬盤(pán)中毒損壞則會(huì)對(duì)檔案的安全造成威脅，而且如今網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)達(dá)，通過(guò)黑客技術(shù)盜取文件也并非不可能，所以信息化下的文件保存方式是存在一定的風(fēng)險(xiǎn)的。

三、將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中的解決方案

（一）提高管理人員的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備

要想將信息技術(shù)更好的應(yīng)用于檔案管理工作中，則需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠熟練、準(zhǔn)確的進(jìn)行電子檔案管理的相應(yīng)操作，減少失誤率，避免對(duì)檔案的安全造成威脅。

（二）加強(qiáng)完善管理制度

結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況與需求，制定出一套合適的管理制度，使信息化的檔案管理趨于完善，使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，并且使操作流程更加規(guī)范統(tǒng)一化，提高檔案管理人員的工作效率，提升工作質(zhì)量，確保事業(yè)單位的檔案安全與完整。

（三）增強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)系統(tǒng)

當(dāng)今時(shí)代，信息安全十分重要，對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)信息的安全更是相當(dāng)重要，因此，必須確保檔案儲(chǔ)存在安全的環(huán)境里，保障資料、文件等信息的不被損壞或遺失。在信息化環(huán)境下，要想確保檔案的安全，必須對(duì)重要文件采取復(fù)制備份措施，以防原文件受損而對(duì)單位造成損失；此外，還需針對(duì)電子檔案的系統(tǒng)加強(qiáng)防護(hù)，降低文件被心懷不軌之人強(qiáng)行盜取的風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案的安全，同時(shí)保護(hù)事業(yè)單位的利益不受損害。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化的環(huán)境下，信息數(shù)據(jù)對(duì)于個(gè)人或者單位的重要性不言而喻，事業(yè)單位也不例外。由此可見(jiàn)，必須合理利用信息技術(shù)，進(jìn)一步改善與優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀。將信息技術(shù)科學(xué)合理的應(yīng)用于檔案管理中，是對(duì)傳統(tǒng)工作方式的改革與創(chuàng)新，因此對(duì)于管理人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，使他們能夠熟準(zhǔn)確、熟練的使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，在工作中能夠善于找出存在的問(wèn)題并及時(shí)解決完善，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)都飛速發(fā)展的形勢(shì)下，事業(yè)單位必須及時(shí)的改革更新其檔案管理工作方式，利用現(xiàn)有的信息技術(shù)，將檔案管理的工作質(zhì)量與效率都進(jìn)一步提升。

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