數(shù)字檔案管理中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)與知識(shí)服務(wù)

王泳霽青岡縣檔案局 黑龍江青岡 151600

數(shù)字檔案管理中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)與知識(shí)服務(wù)

王泳霽
青岡縣檔案局 黑龍江青岡 151600

在現(xiàn)階段的發(fā)展中，我國(guó)正在努力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。本篇文章立足現(xiàn)實(shí)，探討了數(shù)字檔案管理中的知識(shí)相關(guān)問(wèn)題，進(jìn)一步提出了和知識(shí)有關(guān)的發(fā)現(xiàn)和服務(wù)理念，探討和描述數(shù)字檔案管理中，研究數(shù)字檔案管理中的相關(guān)模式。

數(shù)字檔案；管理；知識(shí)發(fā)現(xiàn)與服務(wù)

在進(jìn)行數(shù)字檔案管理中，由于信息資源的廣泛性，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理存在一定難度。由于這種檔案管理是在國(guó)家基礎(chǔ)上進(jìn)行，所以人們會(huì)加強(qiáng)對(duì)檔案的利用。在整個(gè)社會(huì)里，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理是為了實(shí)現(xiàn)信息資源共享，在這一目標(biāo)的引導(dǎo)下，數(shù)字檔案管理不斷加強(qiáng)。文章通過(guò)對(duì)于數(shù)字檔案管理中的知識(shí)服務(wù)和知識(shí)發(fā)現(xiàn)的探索，為數(shù)字化檔案管理提供借鑒。

一、知識(shí)服務(wù)是數(shù)字檔案信息服務(wù)的瓶頸

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)在信息化建設(shè)中扮演著重要的角色，一方面可以提高利用檔案信息利用率，另一方面，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理。對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息查詢(xún)技術(shù)，一方面可以快速獲得所需檔案信息，另一方面還可以提高準(zhǔn)確性。這樣一來(lái)，可以大大減少數(shù)字檔案資源較多帶來(lái)的阻礙，還可以提高資源檢索的效率。由于知識(shí)服務(wù)的重要性，導(dǎo)致其在數(shù)字化信息管理中重要地位。不過(guò)對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，要按照自己的工作性質(zhì)和對(duì)信息的需求在廣泛的數(shù)字檔案信息中獲取所需知識(shí)離不開(kāi)技術(shù)方面的支持。對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，得到的信息可能存在分散性，所以并不會(huì)完全滿(mǎn)足自身發(fā)展需求，也就是說(shuō)，在面對(duì)浩如煙海的數(shù)字檔案信息中，要想真正獲得有用的信息，就要加強(qiáng)知識(shí)服務(wù)水平，提高科技水平。

二、知識(shí)發(fā)現(xiàn)與知識(shí)服務(wù)相關(guān)理念

（一）知識(shí)發(fā)現(xiàn)

在世界范圍內(nèi)，最早出現(xiàn)知識(shí)發(fā)現(xiàn)概念是在1989年的美國(guó)，在底特律的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議上提出了知識(shí)發(fā)現(xiàn)一詞。六年后的加拿大舉辦了相似的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議，具體闡述了知識(shí)發(fā)現(xiàn)的理念。不過(guò)，在世界范圍內(nèi)普遍認(rèn)為，提出知識(shí)發(fā)現(xiàn)這個(gè)概念的是1996年的Fayyad。有相當(dāng)一部分人認(rèn)為，知識(shí)發(fā)現(xiàn)就是通過(guò)檔案來(lái)尋求可以利用的有價(jià)值的信息，而在檔案里，知識(shí)就是有效的數(shù)據(jù)。所以要把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成有效的信息。提高知識(shí)的利用價(jià)值，供人們決策，提高知識(shí)的發(fā)現(xiàn)率也就是對(duì)于知識(shí)利用程度的提高。

在現(xiàn)在看來(lái)，數(shù)據(jù)的挖掘和知識(shí)發(fā)現(xiàn)主要有三種關(guān)系：第一種關(guān)系中知識(shí)發(fā)現(xiàn)以數(shù)據(jù)的挖掘?yàn)榍疤?。第二種觀點(diǎn)里知識(shí)發(fā)現(xiàn)和數(shù)據(jù)服務(wù)有一定程度的關(guān)系，在任何時(shí)間里可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)服務(wù)和知識(shí)發(fā)現(xiàn)的有機(jī)結(jié)合，共同發(fā)揮作用。第三種觀點(diǎn)認(rèn)為，知識(shí)發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)挖掘的拓展，是更深入層次的數(shù)據(jù)挖掘。

（二）知識(shí)服務(wù)

在1999年，學(xué)者任俊為的一篇論文里提出了支持服務(wù)這一理念。后來(lái)人們普遍認(rèn)為，在知識(shí)服務(wù)中，重點(diǎn)就是服務(wù)，更深層次上講，是利用信息進(jìn)行服務(wù)。而要想有效開(kāi)展服務(wù)，提高服務(wù)水平，就必須利用豐富的信息資源，進(jìn)一步提高資源的利用率。在進(jìn)行服務(wù)的過(guò)程里，通過(guò)一定的智能技術(shù)，可以幫助信息需求者在浩如煙海的信息資源里快速找到有效信息。通過(guò)這種觀念可以得知，知識(shí)服務(wù)是信息服務(wù)的拓展和延伸。不過(guò)在現(xiàn)階段的發(fā)展里，人們對(duì)于知識(shí)服務(wù)的看法仍然存在不同觀點(diǎn)：有人認(rèn)為，知識(shí)服務(wù)就是為需要知識(shí)的人提供有效的信息，實(shí)現(xiàn)信息有效提取和重組。換句話說(shuō)，就是按照知識(shí)的不同內(nèi)容和人對(duì)于知識(shí)的不同需求提供有針對(duì)性的有效服務(wù)。而還有一部分人持有不同的觀點(diǎn)，他們認(rèn)為，知識(shí)服務(wù)就是利用知識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新的發(fā)展過(guò)程，在創(chuàng)新中實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理的發(fā)展。

三、數(shù)字檔案管理中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)與知識(shí)服務(wù)的一般模式

（一）數(shù)字檔案信息空間

在管理數(shù)字檔案的過(guò)程中，要進(jìn)行知識(shí)服務(wù)就要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案信息空間的理解。它是宏觀信息空間的一個(gè)分支，是通過(guò)數(shù)字檔案軟件和硬件空間、時(shí)間和技術(shù)空間，還有服務(wù)空間等多種空間構(gòu)成的組合體。對(duì)于信息空間這一概念來(lái)說(shuō)，最開(kāi)始是用于描述計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中，描述客觀事物的運(yùn)動(dòng)過(guò)程就是信息，而數(shù)據(jù)則是對(duì)信息的編碼。在應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，借助于數(shù)據(jù)的處理和加工，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能和信息化管理。在這一背景下，計(jì)算機(jī)的軟件和硬件以及數(shù)據(jù)共同發(fā)揮作用，構(gòu)成了完整的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息空間。

（二）數(shù)字檔案信息空間組織模式

系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的內(nèi)外部環(huán)境及其結(jié)構(gòu)就是數(shù)字檔案信息空間的組織模式，另外它還包含了兩者之間的關(guān)系。要構(gòu)建數(shù)字的信息空間組織模式，就要和數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，同時(shí)實(shí)現(xiàn)和知識(shí)服務(wù)的有機(jī)結(jié)合。全面建設(shè)網(wǎng)絡(luò)體系和應(yīng)用服務(wù)體系。在此基礎(chǔ)上，建設(shè)安全體系和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。通過(guò)多方面的完善實(shí)現(xiàn)，有機(jī)整體的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。一般情況下，數(shù)字檔案信息空間主要包含了網(wǎng)絡(luò)音樂(lè)的空間，知識(shí)服務(wù)的空間，還有數(shù)據(jù)管理的空間龐大子空間。

（三）基于數(shù)字檔案信息空間的支持服務(wù)系統(tǒng)

1、數(shù)字化管理。對(duì)于數(shù)字信息存取來(lái)說(shuō)，它的主要功能是數(shù)據(jù)庫(kù)的建立工作，還有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)系統(tǒng)的連接，另外還要建立數(shù)字檔案信息資源的管理系統(tǒng)，在科技水平發(fā)展的背景下，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，構(gòu)建完整的信息收集和存儲(chǔ)系統(tǒng)，完善數(shù)字檔案的更新和管理體系。

2、知識(shí)服務(wù)。要提供知識(shí)服務(wù)的前提是進(jìn)行數(shù)字管理。對(duì)于數(shù)字檔案的處理來(lái)說(shuō)，可以按照不同種類(lèi)進(jìn)行劃分，在了解用戶(hù)所需要信息種類(lèi)時(shí)，通過(guò)有序的數(shù)字管理更好地為客戶(hù)提供服務(wù)。

四、總結(jié)

文章通過(guò)研究數(shù)字檔案中的知識(shí)，發(fā)現(xiàn)和數(shù)字檔案中的知識(shí)服務(wù)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案的綜合研究。不過(guò)，本次研究?jī)H僅是表面上的探究，還有一些方面沒(méi)有提及。舉例來(lái)看，技術(shù)層次和檔案管理人員上有所欠缺也會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案管理工作的知識(shí)服務(wù)和發(fā)展工作受到阻礙。不過(guò)，在技術(shù)水平快速發(fā)展的今天，對(duì)于數(shù)字化檔案管理研究程度不斷加深。加強(qiáng)對(duì)檔案信息的研究可以探索其中的隱藏資源，促使資源為社會(huì)所用，提高利用率，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。所以，要想達(dá)到高層次的數(shù)字化檔案管理，就要加大研究力度，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)和知識(shí)發(fā)現(xiàn)能力的提高，建設(shè)新的發(fā)展模式。

[1]馮惠玲主編：《檔案學(xué)概論》.中國(guó)人民大學(xué)出版社,2000 版.

[2]王云慶苗壯編著：《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》,青島出版社,2003 版.