淺談檔案工作在煙草企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用

法　威山東煙葉復烤有限公司臨沂辦事處 山東臨沂 276016

淺談檔案工作在煙草企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用

法威
山東煙葉復烤有限公司臨沂辦事處 山東臨沂 276016

企業(yè)檔案是伴隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中產(chǎn)生的,是企業(yè)發(fā)展的真實記錄,它承載了一個企業(yè)的興衰記憶和發(fā)展歷程,因而它也是企業(yè)發(fā)展的見證者。本文主要探討了檔案工作在煙草企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用。

檔案工作；煙草企業(yè)發(fā)展；作用

一、前言

煙草行業(yè)檔案工作肩負著維護國家利益和消費者利益的重要使命。在構(gòu)建和諧社會的進程中，檔案室應主動發(fā)揮自身特有的優(yōu)勢，堅持以科學發(fā)展觀為指導，進一步整合資源，協(xié)調(diào)關(guān)系，積極參與；加強宣傳，努力為創(chuàng)建和諧煙草企業(yè)作出應有貢獻。

二、企業(yè)文化與檔案之間的聯(lián)系

（一）企業(yè)文化當中融入檔案元素。企業(yè)的文化管理成果不但是企業(yè)檔案管理的一個重要內(nèi)容，而且也是企業(yè)建設(shè)特色文化過程中，記載企業(yè)成長與發(fā)展的歷程以及宣傳企業(yè)的精神文化、經(jīng)營哲學等重要載體。尤其是在煙草企業(yè)的發(fā)展歷史中，企業(yè)不同時期的檔案管理、文化理念、活動等，都是煙草企業(yè)歷史資料，有利于促進煙草企業(yè)進一步發(fā)展。

（二）企業(yè)檔案文化特性。企業(yè)檔案有效記錄了企業(yè)成長與發(fā)展的歷程，提供了企業(yè)文化建設(shè)所需資料。從企業(yè)的檔案屬性來說，其具有原始的記錄性，記錄的內(nèi)容從實質(zhì)上來說就是企業(yè)的文化性質(zhì)，是建設(shè)企業(yè)文化過程中不可缺失的資料。管理人員編輯、整理檔案的過程屬于一種文化活動，也是企業(yè)文化建設(shè)在檔案管理過程中的有效落實，并滲透了其中的文化意識等。

（三）企業(yè)文化在檔案管理中的影響。企業(yè)的文化建設(shè)工作屬于企業(yè)管理中重要的一個部分，不但屬于企業(yè)收集檔案信息的項目之一，而且還對檔案信息的價值鑒定有極大的影響。在鑒定的過程中，應該充分考慮到其對建設(shè)企業(yè)文化的影響，使企業(yè)檔案的更多價值被發(fā)掘。

三、檔案工作是煙草行業(yè)發(fā)展的推動者

人才和檔案是煙草企業(yè)的兩大財富,其中檔案是廣大職工辛勤勞動的結(jié)晶,在煙草企業(yè)發(fā)展和管理中檔案工作發(fā)揮了不可估量的重要作用?，F(xiàn)在,我國企業(yè)特別是大型國有企業(yè)多年來積累起來的檔案資料,已成為重要的企業(yè)資源和國家財富,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和維護企業(yè)與國家權(quán)益提供了重要支撐和保障,同時也成為傳承企業(yè)文化的重要載體。

（一）檔案為企業(yè)發(fā)展提供了重要數(shù)據(jù)。檔案是對企業(yè)的大量資料進行保存和加以利用,實現(xiàn)共享和增值。一個煙草企業(yè)從成立到發(fā)展,涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、科技成果等大量資料,包括文件、圖片、錄音、錄像和實物等等。這些資料是在企業(yè)發(fā)展過程中保存下來的,同時,它又可以為企業(yè)的進一步發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考和佐證。市場經(jīng)濟時代,企業(yè)領(lǐng)導者決策要依據(jù)各種資料、數(shù)據(jù)、信息,對決策而言,正確決策需要匯集各方面的信息,信息與人才、資金同等重要,有時甚至更重要。然而,沒有檔案管理就沒有信息數(shù)據(jù),沒有信息數(shù)據(jù)企業(yè)就無法在瞬息萬變的市場中捕捉到機會。

（二）檔案為企業(yè)發(fā)展提供了權(quán)益維護。企業(yè)檔案指的是企業(yè)在各項經(jīng)營、生產(chǎn)活動中形成的對社會、國家及本企業(yè)具有保存價值的文字、圖標以及聲像等形式不同的歷史記錄。如今,企業(yè)檔案工作已成為企業(yè)日常管理的重要組成部分,企業(yè)的文書資料、基建圖紙、財務報表、人事檔案、信用憑證等等,都要求要比較完整和真實地保存下來,要為日后的工作需要和解決實際問題提供歷史的證明。企業(yè)在經(jīng)濟運作之中難免要發(fā)生各種糾紛,且以經(jīng)濟債務糾紛與侵權(quán)糾紛居多。企業(yè)要想減少經(jīng)濟運作中的麻煩與損失,勝券在握,就得在日常經(jīng)營管理中謹慎、細致地保存好較為翔實完整的企業(yè)檔案做證據(jù),供起訴、應訴之用,這樣才能在經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地。企業(yè)檔案真實記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的一切節(jié)點,當發(fā)生責任糾紛時,檔案能起到至關(guān)重要的作用,是企業(yè)保護自身的有力武器。

（三）檔案為企業(yè)發(fā)展提煉了文化信仰。首先,檔案能提材料供領(lǐng)導決策參考為培育企業(yè)文化做出服務。企業(yè)文化由企業(yè)的領(lǐng)導倡導爾后成為全體員工的共同信念。企業(yè)文化要充滿個性富有特色。企業(yè)領(lǐng)導必須深入了解企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境、生產(chǎn)經(jīng)營情況、現(xiàn)存的制度、管理方式和員工的思想狀況等等并進行深入細致地研究,檔案是企業(yè)各種活動的歷史記錄,這些情況在檔案中都有記載。其次,企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中起著教育作用,能調(diào)動企業(yè)內(nèi)部潛在的工作氛圍。檔案具有文化教育的價值企業(yè)檔案亦是如此。企業(yè)文化的核心是人。企業(yè)文化、企業(yè)精神、企業(yè)形象的諸方面都是由人來體現(xiàn)的。建設(shè)企業(yè)文化最重要的就是以人為本。企業(yè)采取各種措施教育職工調(diào)動職工的積極性和創(chuàng)造性。而企業(yè)檔案在教育職工中具有獨特的作用。如實地記錄了企業(yè)創(chuàng)辦初期的艱辛、巔峰時期的輝煌、困難時期的堅持以及由于決策錯誤而造成的巨大后果等的檔案對于現(xiàn)任的領(lǐng)導者和職工會是一本最好的教材。

（四）推進檔案利用工作，服務企業(yè)民主化管理需求。作為傳統(tǒng)的國有企業(yè)，加強人性化、民主化管理，是建設(shè)現(xiàn)代煙草企業(yè)的基本要求，也是塑造和諧煙草的企業(yè)文化內(nèi)容之一。充分利用好檔案資源，通過建立企業(yè)現(xiàn)行文件開放式閱覽室，建立和完善電子檔案查詢信息系統(tǒng)，推進檔案管理數(shù)字化步伐，特別是對涉及企業(yè)發(fā)展的重大決策以及與員工利益密切相關(guān)的決定等，及時歸類歸檔，開放權(quán)限，為職工查閱提供便捷。這不僅可以增強企業(yè)決策的透明度，尊重員工的知情權(quán)，體現(xiàn)員工的參與權(quán)，充分獲取員工的理解、支持、配合，也可以增強團結(jié)進取的企業(yè)精神，形成企業(yè)發(fā)展的合力。

四、結(jié)束語

總而言之，煙草企業(yè)的檔案管理在企業(yè)建設(shè)獨具特色文化的過程中發(fā)揮著十分重要的作用，檔案資料是煙草企業(yè)管理不可多得的精神財富，有利于促進煙草企業(yè)的進一步發(fā)展。企業(yè)管理人員應該積極發(fā)揮檔案材料在企業(yè)文化建設(shè)過程中的重要作用，將煙草企業(yè)的檔案文件進行分類歸檔管理，并建設(shè)專業(yè)的檔案材料閱覽室，采用先進科學技術(shù)，使煙草企業(yè)的檔案管理形成一個具有統(tǒng)一標準的數(shù)字化管理。在煙草市場競爭日益激烈的背景下，煙草企業(yè)更應該全面發(fā)揮檔案資料管理的重要作用，促進企業(yè)自身的特色文化建設(shè)，提高企業(yè)的市場競爭力，擴寬企業(yè)的發(fā)展空間，促進煙草企業(yè)的持久發(fā)展。

[1]李江.煙草企業(yè)文化建設(shè)淺析[J].合作經(jīng)濟與科技，2014，13(24):122-123.