以“謀事要實(shí)”的態(tài)度做好企業(yè)檔案管理工作

陳愛(ài)軍成都市第九建筑工程公司 四川成都 610031

以“謀事要實(shí)”的態(tài)度做好企業(yè)檔案管理工作

陳愛(ài)軍
成都市第九建筑工程公司 四川成都 610031

結(jié)合“三嚴(yán)三實(shí)”專(zhuān)題教育和“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育，總結(jié)和比較公司綜合檔案管理部門(mén)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從三個(gè)方面論述了企業(yè)檔案管理要做到“謀事要實(shí)”，關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要突出一個(gè)“用”字。

謀事要實(shí)；企業(yè)檔案管理；綜合信息利用

謀事要實(shí)，就是要從實(shí)際出發(fā)謀劃事業(yè)和工作，使點(diǎn)子、政策、方案符合實(shí)際情況、符合客觀(guān)規(guī)律、符合科學(xué)精神，不好高騖遠(yuǎn)，不脫離實(shí)際。

在“三嚴(yán)三實(shí)”專(zhuān)題教育和“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育中，作為公司的綜合檔案管理部門(mén)，我們認(rèn)真就如何保持檔案工作與企業(yè)其他工作的同步發(fā)展，提高檔案的管理水平和服務(wù)水平，使之更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作服務(wù)進(jìn)行了梳理和總結(jié)。我認(rèn)為，企業(yè)檔案管理要做到“謀事要實(shí)”，關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要突出一個(gè)“用”字。下面是我們工作的思路和想法，僅供參考。

一、企業(yè)檔案管理中“用”的重要作用

企業(yè)檔案，是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)不僅需要明確自己的經(jīng)營(yíng)實(shí)力和技術(shù)力量，而且還應(yīng)隨時(shí)掌握企業(yè)外部環(huán)境動(dòng)態(tài)。為此，各種信息資源的利用至關(guān)重要，而企業(yè)各種檔案的綜合管理和利用，正能為其提供有效的服務(wù)。

今年是“十三五”的開(kāi)局之年，成都建工集團(tuán)和我們公司也進(jìn)入轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期，企業(yè)的各項(xiàng)工作隨之出現(xiàn)了新的變化，對(duì)企業(yè)檔案工作也提出了新的要求。首先，隨著企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)轉(zhuǎn)變的深入，公司領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、管理人員對(duì)各類(lèi)檔案、資料的依賴(lài)程度愈來(lái)愈大，要求也越來(lái)越高。

其次，隨著轉(zhuǎn)型升級(jí)的深入，企業(yè)的各類(lèi)檔案、圖書(shū)和情報(bào)資料也會(huì)越來(lái)越多，內(nèi)容和成分也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜。同時(shí)，在利用方面，除了本單位利用外，還有一個(gè)資源共享的問(wèn)題。這就使查找和利用檔案、圖書(shū)、情報(bào)的需求更加廣泛，這就要求檔案管理人員在檔案的提供利用方面進(jìn)一步提高管理水平和服務(wù)水平。

二、企業(yè)檔案管理存在的“用”的問(wèn)題

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，是企業(yè)管理各項(xiàng)工作中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。但在企業(yè)檔案管理實(shí)際提供利用中還存在許多“用”的問(wèn)題，突出的有兩個(gè)方面的問(wèn)題：

（一）企業(yè)檔案的分散管理

目前，企業(yè)的檔案管理大多把管理類(lèi)檔案、技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案，特別是把管理類(lèi)檔案、技術(shù)檔案這兩類(lèi)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的檔案進(jìn)行分散管理，這就使得企業(yè)不能對(duì)各種資料、數(shù)據(jù)加以科學(xué)合理的加工和處理，無(wú)法綜合系統(tǒng)地利用科技檔案及其他科技資料，達(dá)不到充分發(fā)掘信息資源為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的目的，以至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)，不得不花費(fèi)大量精力從那些零散的資料中去捕捉信息，去摸清企業(yè)本身的經(jīng)營(yíng)實(shí)力和相關(guān)合作或擬合作企業(yè)的技術(shù)條件以及企業(yè)外部環(huán)境狀況和科技動(dòng)態(tài)。這就人為地降低了企業(yè)檔案資料等信息資源的使用價(jià)值，影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策工作和技術(shù)創(chuàng)新的開(kāi)展。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，企業(yè)管理信息化程度越來(lái)越高，管理人員和工程技術(shù)人員要求檔案資料整體化。因此，各種信息資源進(jìn)行綜合管理和利用，才能為其提供有效的服務(wù)。

（二）企業(yè)的檔案管理相對(duì)封閉性的管理方式

就目前而言，企業(yè)的檔案管理和資料管理大多實(shí)行著一種相互之間相對(duì)封閉的管理方式。這種封閉、半封閉的做法，對(duì)檔案資源和資料資源的開(kāi)發(fā)利用很不利，體現(xiàn)不出“用”字。同時(shí)，這種作法也是對(duì)資源和時(shí)間的浪費(fèi)，影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理。

那么，如何利用檔案切實(shí)的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),是我們需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。

三、如何“用”檔案為企業(yè)管理服務(wù)

對(duì)企業(yè)檔案等信息資料進(jìn)行集中統(tǒng)一的綜合性管理以有效的為企業(yè)管理提供利用和服務(wù)。

(一) 利用信息平臺(tái)整合檔案資源建立數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛使用，使企業(yè)管理信息化成為現(xiàn)實(shí)，按照建工集團(tuán)“統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導(dǎo)向、分步實(shí)施、注重實(shí)效”的指導(dǎo)思想，在集團(tuán)OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)、綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等信息平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)之上，整合公司現(xiàn)有的檔案、資料等信息資源，建立起可相互檢索利用的綜合信息數(shù)據(jù)庫(kù)；編制統(tǒng)一的分類(lèi)、著錄、檢索等標(biāo)準(zhǔn)，各管理分類(lèi)之間存在著橫向聯(lián)系和協(xié)作，可使資源共享。

在管理方法上，對(duì)企業(yè)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一，分別管理的方式進(jìn)行管理。也就是說(shuō)，在這個(gè)企業(yè)檔案的內(nèi)部，一方面實(shí)行管理類(lèi)檔案與技術(shù)檔案、科技資料的分別管理，一方面進(jìn)行有效的聯(lián)合。從一般意義上講，管理類(lèi)檔案?jìng)?cè)重于企業(yè)管理方面的信息，而技術(shù)檔案則側(cè)重于企業(yè)科技知識(shí)信息。它們屬于企業(yè)信息系統(tǒng)中的兩個(gè)不同層面。因此，可將它們集中統(tǒng)一的收集起來(lái)，然后分別進(jìn)行管理，進(jìn)行有效的聯(lián)合，內(nèi)外溝通，相互補(bǔ)充，形成一個(gè)統(tǒng)一的開(kāi)放型的信息聯(lián)合體。

（二）做好企業(yè)檔案內(nèi)部管理工作，收集整理企業(yè)檔案

在企業(yè)檔案管理內(nèi)部，各部門(mén)按照公司《企業(yè)檔案管理辦法》向公司檔案室移交年度管理類(lèi)文件，各項(xiàng)目及時(shí)移交技術(shù)資料，檔案室將收集來(lái)的各類(lèi)檔案集中起來(lái)，進(jìn)行分析，按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)將其分門(mén)別類(lèi)并鑒定其價(jià)值。

分類(lèi)完以后，再在同一門(mén)類(lèi)中按它們各自的形式將其區(qū)分開(kāi)來(lái)，根據(jù)各自的系統(tǒng)分別保管。即：管理類(lèi)檔案、技術(shù)檔案各按其體系進(jìn)行區(qū)別管理；區(qū)分以后，分別對(duì)其進(jìn)行錄入、標(biāo)引、登記；在分別完成整理工作以后，將所有錄入的文件目錄集中起來(lái)，按年度或門(mén)類(lèi)編制統(tǒng)一的檢索工具即聯(lián)合目錄或聯(lián)合索引。這樣，便于成為一個(gè)“中樞神經(jīng)”系統(tǒng)，當(dāng)某一根“神經(jīng)”被觸動(dòng)時(shí)，就馬上作出反應(yīng)，將所需要的某一類(lèi)相關(guān)資料全部提出，進(jìn)行綜合分析，以利企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策和科技活動(dòng)之用。

陳愛(ài)軍（1962—），男，漢族，四川成都，機(jī)關(guān)黨支部書(shū)記、行政科科長(zhǎng)、高級(jí)政工師，大學(xué)學(xué)歷，成都市第九建筑工程公司，研究方向：檔案管理。

[1]習(xí)近平總書(shū)記系列重要講話(huà)讀本.

[2]陳愛(ài)軍.企業(yè)科技信息中心的建立——淺談基層企業(yè)科技檔案與科技圖書(shū)、科技情報(bào)管理一體化問(wèn)題.