電子檔案備份制度研究

王愛華

鄭州大學(xué)第二附屬醫(yī)院 450003

電子檔案備份制度研究

王愛華

鄭州大學(xué)第二附屬醫(yī)院 450003

隨著網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在全球范圍內(nèi)的普及，信息數(shù)據(jù)的電子化傳播、分析和存儲已經(jīng)成一個非常常見的事物。在檔案的管理中，電子檔案的存在能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲方式的弊端，同時進(jìn)行電子檔案的數(shù)據(jù)備份又能夠為電子檔案的使用和管理提供堅強(qiáng)的后盾支持。本文以電子檔案的備份制度為題進(jìn)行研究，從目前的發(fā)展趨勢和電子檔案備份研究的特點(diǎn)著手，分析在電子檔案的備份過程中常見技術(shù)方法及其劣勢，進(jìn)而提出建立電子檔案備份制度的必要性意義。

電子檔案；檔案備份；制度；隱私性；安全性

一、概況

（一）電子檔案備份制度建立是發(fā)展趨勢

電子檔案的備份是在基于信息技術(shù)時代的，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法的提升，同時也是對電子數(shù)據(jù)檔案劣勢的一種彌補(bǔ)。但是總的來說，這是目前檔案存儲的一種必然發(fā)展趨勢和選擇。建立電子檔案備份制度，是為了保障電子數(shù)據(jù)的完整性、安全性、隱私性和可查閱的便捷性，進(jìn)行系統(tǒng)性、嚴(yán)謹(jǐn)性的制度進(jìn)行管理，為電子檔案備份更加的規(guī)范化。

（二）電子檔案備份研究的主要特點(diǎn)

1、研究主體具有多元化特點(diǎn)。在針對有關(guān)電子檔案備份研究的領(lǐng)域中，其研究的主體擁有很強(qiáng)的多元化特點(diǎn)。研究人員包括了各類檔案理論研究學(xué)者、各級檔案局（館）領(lǐng)導(dǎo)、基層檔案工作人員等不同角色。這種研究主體的多元化，也正是證明著電子檔案備份的使用范圍很廣，涉及的領(lǐng)域很寬。

2、研究的內(nèi)容具有廣泛性特點(diǎn)。在電子檔案備份研究的具體內(nèi)容上，主要分為兩個必要重要的領(lǐng)域方向，一個是關(guān)于制度建設(shè)的理論探討，另一封面是關(guān)于實踐應(yīng)用技術(shù)的研究。關(guān)于電子檔案數(shù)據(jù)備份的技術(shù)有很多種，在實踐中證明每一種都有其優(yōu)勢和劣勢，在我們根據(jù)需要進(jìn)行技術(shù)選擇的同時，對于電子檔案備份管理的方方面面同時也需要一個系統(tǒng)性的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?；因此對于電子檔案的備份研究具有很強(qiáng)的廣泛性特征。

二、電子檔案備份的常用方法及其劣勢

就目前的電子檔案備份技術(shù)中，技術(shù)的種類呈現(xiàn)多樣化發(fā)展態(tài)勢，但是似乎每一種常用的方法都有著一定程度的弊端和劣勢，所以至今還沒有任何一種單一的技術(shù)方法能夠呈現(xiàn)出完美的功能狀態(tài)。在這些常見技術(shù)方法的實際使用過程中，需要我們根據(jù)檔案的類型和應(yīng)用需要，合理的選擇備份技術(shù)。針對電子檔案的備份方式有很多種，這里只是選擇幾種常見的備份形式進(jìn)行分析。

（一）數(shù)據(jù)文檔的完全備份

完全備份在進(jìn)行初次操作的時候，將所需要的數(shù)據(jù)資料無選擇性的全部備份。這種備份方法也許在備份操作的時候擁有很強(qiáng)的便捷性，對于文檔的完整度也有較高的保存效果，但是由于其內(nèi)容的完整性，通常文件在存儲空間中占據(jù)了過多的地方。在無選擇性的為全面?zhèn)浞葜幸踩菀桩a(chǎn)生數(shù)據(jù)重復(fù)的事件發(fā)生，存儲空間的利用率很低。

（二）根據(jù)變化程度的增量備份和差異備份

增量備份和差異備份有著相似的備份方式，都是在以此完全備份基礎(chǔ)上進(jìn)行有選擇性的數(shù)據(jù)備份。這兩種方法相比前面提到的完全備份，能夠有所選擇性的進(jìn)行備份數(shù)據(jù)，避免了數(shù)據(jù)重復(fù)的情況出現(xiàn)，也能夠在二次備份的時候節(jié)省很多的存儲空間和時間。差異備份在增量備份的基礎(chǔ)上能夠避免備份數(shù)據(jù)鏈斷裂的風(fēng)險，增強(qiáng)安全性。

（三）數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的集成備份

如果說前面幾種數(shù)據(jù)的備份方法都是單純的針對數(shù)據(jù)文檔做進(jìn)行的，那么集成備份相對于前面幾種方法來說就是體量最大的備份方法。集成備份方法是將數(shù)據(jù)資料連同其背后的操作程序一同打包進(jìn)行備份，這種備份方法可以有效的防止因為操作系統(tǒng)的更新和更換，造成舊數(shù)據(jù)的不兼容無法讀取的情況出現(xiàn)，但是同時這種備份方法也存在著致命的缺陷，就是所需的空間太過于龐大，這對于設(shè)備配置、資金等各方面條件的要求會很高。

三、建立電子檔案備份制度的必要性意義

無論是在紙質(zhì)檔案的管理中還是在如今基于信息化技術(shù)的電子檔案管理中，有些問題都會困擾著我們的管理者和使用者，檔案數(shù)據(jù)的安全性、查找使用的便捷性以及在所有使用過程中的隱私性，究其根本，無非就是需要在管理制度上不斷的改善管理方法。

（一）確保檔案資料的安全性

這里檔案資料的安全性指的是檔案存儲的真實性、使用過程中的隱私保護(hù)性。真實性是保證文件具備法律憑證價值的基礎(chǔ)，使得文件可以成為法律訴訟、爭端處理、權(quán)屬確認(rèn)、責(zé)任區(qū)分等活動的有效憑據(jù)。在傳統(tǒng)的檔案保存中，紙質(zhì)檔案通常會以原件的方式保存，一些印章和簽字作為其真實性的保障，比較直觀。但是在電子檔案中，由于信息化技術(shù)的特性，這種真實性便會被破壞，因為這些元素都是能夠互相分離開的，導(dǎo)致其的真實性難以被準(zhǔn)確的認(rèn)定。

建立和完善電子檔案的備份制度，以規(guī)范化的行為準(zhǔn)則和操作方法，能夠幫助電子檔案備份在存儲、查閱、使用的過程中嚴(yán)格的按照規(guī)范規(guī)則進(jìn)行，確保檔案資料的安全性。

（二）提高管理工作的效率

建立制度的原因就在于，它作為一種管理方法，能夠幫助我們在實際運(yùn)用電子檔案備份的時候，解決一些問題和避免一些問題的出現(xiàn)。完善電子檔案備份制度，明確進(jìn)行管理的內(nèi)容和所期望達(dá)到的效果，明確和細(xì)致化每一個事件中的步驟和操作方法。設(shè)置管理過程中的責(zé)任制度，讓責(zé)任能夠切實落實到個人，這樣能夠保證參與電子檔案備份的管理人員注重工作的準(zhǔn)確度和高效性。

四、總結(jié)

針對檔案的電子化存儲模式是檔案管理領(lǐng)域基于信息化技術(shù)的一種發(fā)展，電子檔案的備份擁有多樣化的形式和技術(shù)，這是實際應(yīng)用過程中，檔案的數(shù)量、設(shè)備配置、資金等方面的因素影響的，進(jìn)行電子檔案備份制度的建立，是對電子檔案管理和使用安全性和便捷性的有力保障。

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