辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

文/日照市莒縣中醫(yī)醫(yī)院 吳立鑫

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

文/日照市莒縣中醫(yī)醫(yī)院 吳立鑫

隨著科技技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也采用了自動(dòng)化的辦公模式，有效地提高了醫(yī)院檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。本文對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)解決方案。

辦公自動(dòng)化環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；分析

隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院也將全面實(shí)行改革制度，大力發(fā)展辦公自動(dòng)化技術(shù)，以便于更好地完成醫(yī)院檔案的管理工作。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，辦公自動(dòng)化環(huán)境所帶來(lái)的沖擊性十分之高，也全面填補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的空白，使醫(yī)院檔案管理工作提升到一個(gè)新的臺(tái)階，從而為醫(yī)院長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

一、辦公自動(dòng)化概述

（一）基本概念。所謂辦公自動(dòng)化就是采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行的。其包括數(shù)據(jù)傳輸接收以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等工作，從根本上提高了醫(yī)院辦公的效率和質(zhì)量，使其更具準(zhǔn)確性和可靠性。同時(shí)辦公自動(dòng)化還可以極大完善傳統(tǒng)手工歸檔，使醫(yī)院檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階，從而減輕相關(guān)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，有效地提升工作效率。

（二）基本特點(diǎn)。1.實(shí)現(xiàn)資源共享。醫(yī)院檔案管理工作涉及很多管理部門(mén)，其檔案資料也極其分散。通過(guò)在自動(dòng)化辦公環(huán)境中采用計(jì)算機(jī)管理可最大化發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作更具科學(xué)化和合理化，有效提升檔案的利用價(jià)值，避免了以往檔案信息受限的弊端。同時(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還將文件歸檔和審批權(quán)限進(jìn)行了統(tǒng)一、規(guī)范的管理，為信息資料的儲(chǔ)存提供了更安全的保障。2.對(duì)檔案管理人員的相關(guān)工作提出很大的要求。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作，主要是依靠網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因此對(duì)相關(guān)管理人員的工作水平也提出了很高的要求，規(guī)定其必須具備掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備及檔案存儲(chǔ)方式的能力，還要在不斷的工作中完善自我素質(zhì)，以積極飽滿(mǎn)的心態(tài)投入到醫(yī)院檔案管理工作中，從而使其符合新時(shí)期的檔案管理需求。3.醫(yī)院檔案存儲(chǔ)方式呈現(xiàn)多樣化。隨著醫(yī)院檔案管理工作的不斷改進(jìn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的存儲(chǔ)方式也逐漸向圖像或影像等實(shí)物載體上靠攏。不僅節(jié)省了檔案存儲(chǔ)的空間，而且還能在一定程度上保證紙質(zhì)檔案的完整。另外影像類(lèi)的存儲(chǔ)載體還具有方便、快捷的讀取功能，可有效提高檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性。

二、我國(guó)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化管理現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的信息化管理制度。目前，我國(guó)醫(yī)院檔案的信息化管理制度仍然處于發(fā)展階段，很多醫(yī)院的管理系統(tǒng)和管理設(shè)備比較滯后，根本不能滿(mǎn)足當(dāng)下檔案管理的需求。另外電子檔案的存儲(chǔ)方式存在很多安全隱患，很容易將患者的病歷資料泄露出去，從而給患者正常生活造成很大影響。同時(shí)很多醫(yī)院?jiǎn)挝辉跈n案管理工作方面投入了較大的成本，但受傳統(tǒng)思想的約束，導(dǎo)致其檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)并不完善，因此給醫(yī)院檔案管理平臺(tái)建設(shè)增加了很大的難度，資源浪費(fèi)情況也是時(shí)有發(fā)生。

（二）缺乏完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。由于各地醫(yī)院經(jīng)濟(jì)水平的不同，其在軟件方面所投入的成本也是各有千秋。一些醫(yī)院缺乏嚴(yán)格的管理制度，再加上相關(guān)人員的水平有限，所以經(jīng)常導(dǎo)致辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理實(shí)際需求，甚至還會(huì)給電子檔案管理系統(tǒng)的后期運(yùn)作帶來(lái)嚴(yán)重影響。

（三）醫(yī)院缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人才。由于辦公自動(dòng)化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，所以對(duì)于檔案存儲(chǔ)方式也提出了很高的要求，需要具備多元化的存儲(chǔ)模式，才能保證檔案資料的完整度和精確度?，F(xiàn)階段我國(guó)從事醫(yī)院文檔管理工作的人員，大多是以老員工為主，受傳統(tǒng)思想的影響，其工作方式十分單一，再加上缺乏專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)和操作技能，導(dǎo)致其很難完成現(xiàn)代化的檔案資料管理任務(wù)。

三、辦公自動(dòng)化醫(yī)院檔案管理的解決方案

（一）建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度。要想充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，首先就要建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，對(duì)文件管理與檔案管理做到統(tǒng)一、規(guī)范，使其更具方便性和準(zhǔn)確性。其次建立完整的管理計(jì)劃，將文件歸檔以及文件處理工作集中起來(lái)，對(duì)其采取精細(xì)化的管理，從而保證不同接口類(lèi)型檔案能夠順利歸檔。最后還要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，以文件為單位建立自動(dòng)化管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件演變成方便、快捷的圖像或音像等裁體，并聯(lián)合檔案部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)共同制定多元化的存儲(chǔ)模式，從而為醫(yī)院檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)平臺(tái)。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施及軟硬件數(shù)據(jù)材料等組成因素，具有較高的安全性和可靠性。因此為了保障醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，就要加大投入成本，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，大力發(fā)展自動(dòng)化辦公技術(shù)，使醫(yī)院患者的檔案信息得到更好的保障，從而為提高醫(yī)院檔案管理工作效率奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）建立專(zhuān)業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍。盡管辦公自動(dòng)化系統(tǒng)給醫(yī)院檔案管理提供了很大的方便，但仍然離不開(kāi)人為操作技術(shù)的有力支撐。因此各醫(yī)院管理部門(mén)就要提高培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)管理人才的重視程度，以提升在職管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)為基礎(chǔ)，定期開(kāi)展各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，使管理人員的工作方式得到極大的改善和調(diào)整，為增強(qiáng)管理人員的工作水平提供有效的途徑。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，積極應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作有很實(shí)際的意義。不僅促進(jìn)了辦公室自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理水平，而且也極大地提高了檔案的利用效率。在未來(lái)醫(yī)院檔案管理工作中，還需相關(guān)部門(mén)進(jìn)一步重視辦公室自動(dòng)化工作，為提高醫(yī)院檔案管理工作的整體水平提供良好的發(fā)展空間。

[1]孫濤.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J]中國(guó)病案 . 2016(01)：17-18.

[2]卜照鋒.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J]中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè). 2016(07)：04-05.