社保檔案管理中電子檔案和條形碼技術(shù)的運(yùn)用探討

文/松原市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心 劉婷婷

社保檔案管理中電子檔案和條形碼技術(shù)的運(yùn)用探討

文/松原市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心 劉婷婷

與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，電子檔案具有操作簡(jiǎn)單、可儲(chǔ)存大量?jī)?nèi)容、信息傳輸快、復(fù)制完整性好等優(yōu)點(diǎn)，而條形碼技術(shù)是將信息儲(chǔ)存到電子檔案當(dāng)中的重要手段，是電子檔案構(gòu)建不可缺少的部分。本文簡(jiǎn)單介紹了電子檔案與條形碼技術(shù)，就電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的具體應(yīng)用及應(yīng)用效果進(jìn)行了探討。

社保檔案管理；電子檔案；條形碼技術(shù)；應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了電子檔案與條形碼技術(shù)在社保檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，對(duì)目前的社保檔案管理工作造成了巨大影響。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，完全改變了傳統(tǒng)的手工記錄檔案信息儲(chǔ)存模式，不僅提高了社保檔案管理工作的質(zhì)量，還在很大程度上方便了社保檔案管理工作的進(jìn)行，節(jié)約了信息儲(chǔ)存和傳遞的時(shí)間，提高了工作效率。在目前信息化時(shí)代的大背景下，社保檔案管理工作所涉及到的參保單位以及參保個(gè)人檔案資料越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社保檔案管理的需求，所以電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為社保檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、電子檔案與條形碼技術(shù)概述

電子檔案主要是通過(guò)構(gòu)建公共、獨(dú)立的檔案信息管理平臺(tái)，將收集到的資料信息分類(lèi)歸檔，儲(chǔ)存在電子信息系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案資料信息的管理。而條形碼技術(shù)是指將檔案資料信息以一種計(jì)算機(jī)可識(shí)別的條形碼方式表示，當(dāng)需要將資料信息歸檔時(shí)，掃描條形碼就可以使條形碼與對(duì)應(yīng)的資料相匹配，一同儲(chǔ)存到電子檔案庫(kù)當(dāng)中；當(dāng)需要調(diào)用檔案資料時(shí)，只需要掃描檔案資料對(duì)應(yīng)的條形碼，就可以在電子檔案庫(kù)當(dāng)中調(diào)出對(duì)應(yīng)的檔案資料。

二、電子檔案與條形碼技術(shù)的應(yīng)用

（一）社保檔案的定位與管理。社保檔案管理單位需要依據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定對(duì)社保檔案信息進(jìn)行采集、管理、分類(lèi)及歸檔。在社保的各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理時(shí)，比如客戶個(gè)人資料的變更、社保數(shù)額的審核、社保的補(bǔ)交、社保的停繳等等業(yè)務(wù)結(jié)束時(shí)，都會(huì)涉及到許多業(yè)務(wù)資料，這些資料包括該項(xiàng)業(yè)務(wù)的大致流程、辦理業(yè)務(wù)的類(lèi)型、辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間等等。這些信息都需要記錄歸檔，如果使用傳統(tǒng)的檔案記錄方法，檔案資料整理歸檔會(huì)比較麻煩，而且后期的翻閱調(diào)用也十分不方便，所以可以利用電子檔案和條形碼技術(shù)，將業(yè)務(wù)編號(hào)轉(zhuǎn)化為條形碼的方式，并用專(zhuān)業(yè)的條形碼噴墨打印機(jī)或者激光打印機(jī)將條形碼打印出來(lái)，制成標(biāo)簽的形式，將標(biāo)簽貼到相應(yīng)的紙質(zhì)檔案上，并掃描條形碼信息，將條形碼信息和相應(yīng)的電子檔案信息一同儲(chǔ)存到電子檔案庫(kù)當(dāng)中，并生成相關(guān)的搜索索引，當(dāng)需要調(diào)用時(shí)可根據(jù)索引快速找到相應(yīng)的電子檔案。而且，由于每個(gè)條形碼都是唯一的，不存在重復(fù)的可能性，所以每份電子檔案都是獨(dú)立的，不會(huì)因?yàn)榫幪?hào)問(wèn)題而出現(xiàn)混亂或重復(fù)的現(xiàn)象。

（二）社保檔案的復(fù)制與備份。目前的社保檔案管理基本普及了計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，而社保業(yè)務(wù)部門(mén)在辦理業(yè)務(wù)時(shí)采用的是流水號(hào)辦理業(yè)務(wù)的方式，所以每一份業(yè)務(wù)的信息都有相應(yīng)的流水號(hào)相對(duì)應(yīng)。而將流水號(hào)轉(zhuǎn)化為條形碼的方式，在每張社保業(yè)務(wù)辦理的憑證單上都附上條形碼，就可以有效避免業(yè)務(wù)信息的遺失，可以利用任一張憑證單上的條形碼將業(yè)務(wù)信息備份到電子檔案庫(kù)當(dāng)中，將條形碼與業(yè)務(wù)信息牢牢地綁定在一起，提高了條形碼技術(shù)應(yīng)用的可靠度。

三、電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用成效

（一）社保服務(wù)效率提高。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案條形碼與電子檔案庫(kù)直接相連，當(dāng)社保參保人員或單位需要查詢社保相關(guān)咨詢時(shí)，只需要將業(yè)務(wù)辦理憑條上的條形碼輸入到檔案管理平臺(tái)，即可在檔案管理平臺(tái)上了解想要了解的相關(guān)信息，加快了信息查詢的速度和準(zhǔn)確度，提升社保服務(wù)效率。如果是在紙質(zhì)檔案管理室需要調(diào)用紙質(zhì)資料，也可以通過(guò)掃描條形碼，從電子檔案庫(kù)中得到相應(yīng)資料所存放的位置信息，方便檔案的調(diào)用和歸檔。

（二）檔案安全度提高。傳統(tǒng)的手工記錄檔案管理可能由于各種環(huán)境因素或者人為因素而出現(xiàn)工作失誤，難以有效保證每一份檔案資料的安全性。人為記錄檔案出入信息時(shí)可能會(huì)發(fā)生信息的遺漏或者錯(cuò)誤，而電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，可以使檔案管理人員從電子檔案庫(kù)中清楚地了解任何一份資料進(jìn)出檔案庫(kù)的時(shí)間、檔案的存放位置、檔案調(diào)用責(zé)任人等，如果有特殊情況可以及時(shí)找到相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理，大大提高了檔案管理的安全度。

（三）檔案管理流程更加規(guī)范。在電子檔案與條形碼技術(shù)應(yīng)用后，檔案管理流程就會(huì)變?yōu)樯蓷l形碼—條形碼與檔案匹配—整理記錄—入庫(kù)、條形碼掃描—調(diào)用情況記錄—出庫(kù)的流程，整個(gè)流程更加科學(xué)、規(guī)范，也在一定程度上提高了檔案管理效率。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案和條形碼技術(shù)在我國(guó)社保檔案管理中應(yīng)用時(shí)間還不長(zhǎng)，但是從目前的情況來(lái)看，兩者在社保檔案管理領(lǐng)域有很好的發(fā)展前景。隨著應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的積累和相關(guān)研究的進(jìn)行，電子檔案和條形碼技術(shù)一定會(huì)在未來(lái)的社保檔案管理當(dāng)中發(fā)揮出更大的作用。

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