論如何做好網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的檔案管理工作

文/河北省唐山市灤縣文化廣播新聞出版局 李靜

論如何做好網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的檔案管理工作

文/河北省唐山市灤縣文化廣播新聞出版局 李靜

如何利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)改善傳統(tǒng)檔案管理工作已成為檔案管理人員亟待解決的問題。充分發(fā)揮好新形勢新條件下檔案管理工作的作用，切實(shí)找準(zhǔn)檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、與網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的切入點(diǎn)和契合點(diǎn)，必須不斷創(chuàng)新自身思維，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，才能滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，從而為社會發(fā)展提供更好的服務(wù)。本文提出做好網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代檔案管理工作的策略，以利于全面提升檔案管理水平。

信息化；創(chuàng)新；檔案管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，各類信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用越來越普及。同時(shí)，信息量的逐年增大也讓網(wǎng)絡(luò)存儲方式逐漸取代了傳統(tǒng)信息資源存儲方式?；谝陨献兓?，新時(shí)期檔案管理工作者在日常檔案管理工作中，唯有緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，革新工作理念，創(chuàng)新管理模式，才能有效提升檔案管理工作的工作質(zhì)量，從而最大限度地滿足公眾對檔案利用的需求。

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理意識

當(dāng)前，創(chuàng)新驅(qū)動已經(jīng)成為時(shí)代的主流，融入到經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)方面和各項(xiàng)工作中。尤其在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案管理人員更要不斷強(qiáng)化信息化管理意識，不斷創(chuàng)新思維方式和管理理念，積極革新檔案管理工作的方式方法，以更好地滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求。 檔案管理職能部門，應(yīng)通過多種渠道和方式，加強(qiáng)檔案管理信息化工作的教育培訓(xùn)，有效提升檔案管理人員的管理水平，從而最大限度地發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。與此同時(shí)，檔案管理人員在實(shí)際的管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)找準(zhǔn)管理工作中心，增強(qiáng)自身的主動服務(wù)意識，從而為單位乃至全社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率

隨著時(shí)代不斷發(fā)展，人才市場的競爭也日趨白熱化，在新的社會形勢下，檔案管理人員唯有采取新型的管理模式，才能有效提升檔案管理的效率：第一，針對檔案管理，首先應(yīng)建立完善的目標(biāo)管理機(jī)制。其次是建立科學(xué)、合理的獎勵機(jī)制，將檔案管理成效與工作人員的薪酬掛鉤，以此來激發(fā)工作人員的工作積極性。第二，積極引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，提升檔案管理的自動化水平。要想提升檔案管理的自動化水平，一方面需針對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，充分利用掃描設(shè)備或其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來完成，以便將原始檔案信息以文字或圖片的方式存儲于計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)中，方便后期的管理、搜索、閱覽等；另一方面，加強(qiáng)對檔案管理工作軟硬件的建設(shè)；例如，引進(jìn)先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件，建立針對數(shù)字化檔案管理的數(shù)據(jù)庫、建立相應(yīng)的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)等。由于傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫多用于檔案館的內(nèi)部使用，因此缺乏檔案管理的整體性與規(guī)范性，最終導(dǎo)致出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化程度低等問題，極不利于檔案信息的利用與共享。因此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理數(shù)據(jù)庫數(shù)字化的建設(shè)，并嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求，結(jié)合通用性、標(biāo)準(zhǔn)性等要求，分別建設(shè)相應(yīng)的多媒體數(shù)據(jù)庫、文字?jǐn)?shù)據(jù)庫以及視頻、圖片數(shù)據(jù)庫等。利用現(xiàn)代先進(jìn)的數(shù)碼設(shè)備對原始檔案文件進(jìn)行錄入與管理，促進(jìn)檔案管理信息數(shù)字化的全面實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，針對原檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理改造，以提升原數(shù)據(jù)庫的工作容量。第三，現(xiàn)代社會仍在不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷更新。作為新時(shí)期的檔案管理工作人員，必須與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷探究能滿足時(shí)代發(fā)展的管理新方法，以便全面提升自身的業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)和檔案管理水平。

三、做好信息安全工作，有效規(guī)避資源安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理工作的重點(diǎn)在于保證檔案信息的安全。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，極大地提升了檔案信息資源的數(shù)字化程度，有效提高了檔案管理工作的服務(wù)效能。然而值得注意的是，目前由于我國大多數(shù)從業(yè)者并未能完全掌握新信息技術(shù)的使用，加之在技術(shù)應(yīng)用層面存在明顯的短板，致使當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理工作存在著一系列的安全隱患，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，由于缺乏相應(yīng)的保護(hù)系統(tǒng)，致使數(shù)字化電子檔案容易被外界由后臺侵入，并隨意篡改其中內(nèi)容。其次，互聯(lián)網(wǎng)黑客與網(wǎng)絡(luò)病毒活動的日益猖獗，也對數(shù)字化檔案的安全性造成了一定影響。最后，檔案管理相關(guān)的從業(yè)人員，其本身的職業(yè)素養(yǎng)不高，缺乏一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識，從而極易造成各類數(shù)字化媒體載體出現(xiàn)丟失、損毀等現(xiàn)象。對此，相關(guān)部門應(yīng)針對上述問題提出相應(yīng)的改進(jìn)策略：如，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)提升其安全防范意識；加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)工作，及時(shí)更新病毒查殺軟件；做好檔案信息資源的備份工作，從而最大限度地規(guī)避資源安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、建立檔案管理制度，保障檔案資料的完整性

檔案信息資源的管理自然也包括具體檔案的搜集。因此，針對具體檔案的搜集工作，也應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，確保信息資源收集齊全。此外，作為檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)與各部門之間的溝通交流，以避免遺漏現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，通過多種渠道增強(qiáng)全體人員的檔案管理意識，使其能積極配合檔案管理人員的資源搜集工作，從而保證檔案管理工作的順利開展。

總之，檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，是一項(xiàng)漫長且系統(tǒng)的長期工程。要充分發(fā)揮好檔案管理工作的綜合效用，就要緊密結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)帶來的優(yōu)勢，自覺主動地把創(chuàng)新驅(qū)動引入工作中，不斷創(chuàng)新思維理念、方式方法和管理模式，不斷提升檔案管理人員的工作水平，全面提升檔案工作管理水平，充分發(fā)揮好信息化條件下檔案和檔案工作的社會價(jià)值。

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