淺談干部人事檔案的整理工作

文/山西省大同市行政事業(yè)單位檔案管理中心 霍霄

淺談干部人事檔案的整理工作

文/山西省大同市行政事業(yè)單位檔案管理中心 霍霄

干部人事檔案整理工作是干部人事檔案工作的主要環(huán)節(jié)，能否做好干部人事檔案的整理工作，對于干部人事檔案的質(zhì)量以及利用具有重要的影響。為適應新形勢下的工作實際，干部人事檔案整理工作就必須立足于工作實際、與時俱進、創(chuàng)新工作方法，為干部人事檔案的提供利用工作打好基礎，促進整個干部人事檔案工作的順利發(fā)展。

干部人事檔案；整理；創(chuàng)新

干部人事檔案對于考察、了解和正確選拔任用干部具有重要意義，是干部考察、選拔、任用的重要依據(jù)。干部人事檔案的整理工作是干部人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是根據(jù)特定的原則和方法，把收集而來的各種干部人事檔案材料，以個體為單位，經(jīng)過鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂等工作，使之成為系統(tǒng)化和條理化的可供組織參考使用的專門案卷，并不斷對檔案材料進行補充完善的工作，是貫穿于干部人事檔案工作整個過程的一項動態(tài)化工作。因此，干部檔案整理是一項繁雜但要求細致、認真的工作。

一、干部人事檔案整理工作原則

干部檔案管理部門在檔案工作中應始終堅持以下幾個工作原則：一是真實性原則?！罢鎸嵭浴痹瓌t應貫穿于干部人事檔案工作的始終，是干部人事檔案工作最基本的原則。為了保證檔案材料的真實性、可靠性，管檔人員必須細致分析檔案中已有的以及要新歸入干部檔案的各類材料，做到逐份審核，細致鑒別，杜絕虛假、不實的材料歸入檔案，提高干部人事檔案材料的質(zhì)量和參考價值。二是規(guī)范性原則。由于干部人事檔案對于干部的考察、任用具有重要作用，因此在干部人事檔案整理中必須嚴格按照一定的工作原則開展工作，做到工作程序、檔案內(nèi)容以及工作要求的規(guī)范性，規(guī)范檔案材料的鑒別、分類、加工制作、裝訂等一系列工作。三是完整性和精煉性相結(jié)合的原則。干部人事檔案材料的收集工作必須堅持全面、完整的原則，細致準確地對干部人事檔案材料進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂等，但是在保證干部人事檔案材料完整性的基礎上還必須做到精煉的要求，對于參考價值較小、不應歸檔的材料應嚴格按照相關工作流程予以剔除，保證干部檔案的精煉、實用。

二、干部人事檔案整理工作要求

一是干部人事檔案整理必須做到“鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、加工規(guī)范、裝訂整齊”。通過整理工作力求使每卷干部檔案均達到“完整、真實、條理、精練、實用”的要求。

二是干部人事檔案的整理人員，必須切實理解黨的干部工作方針、政策和干部人事檔案工作的專業(yè)知識，并不斷加強自身學習，提高自我的工作素養(yǎng)，熟悉干部人事檔案整理的相關規(guī)定，熟練掌握檔案整理的基本方法、技能，細致、認真、負責地做好檔案整理工作。

三、干部人事檔案整理注意事項

首先，干部人事檔案涉及干部生活、學習、工作等各方面的詳細信息，在整理工作中，只有做好保密工作，才能保證在檔案整理工作中干部信息的安全。因此，參加整理檔案的人員，必須細致學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》，并掌握干部人事檔案工作的相關規(guī)定，切實履行好安全保密制度，確保干部檔案信息的安全。

其次，除工作需要外，工作人員不得擅自涂改、抽取、撤換或者偽造干部檔案材料，對于干部檔案材料變動應按規(guī)定工作流程進行，并進行詳細登記。

第三，不得私自處理或銷毀檔案材料。對整理中按規(guī)定應予以剔除的檔案材料，必須予以登記，經(jīng)主管領導審查批準后處理。

第四，在整理過程中，必須加強對檔案材料的管理，防止檔案材料的丟失和干部人事檔案信息的泄露。

四、當前干部人事檔案整理中存在的主要問題

（一）紙張尺寸問題。檔案用紙規(guī)格標準不統(tǒng)一，雖然根據(jù)中組部、國家檔案局《關于印發(fā)<干部檔案工作條例>的通知》（組通字〔1991〕13號）以及《干部檔案整理工作細則》等相關文件的規(guī)定，檔案材料要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但是現(xiàn)行的公文材料用紙尺寸基本為29.7×21CM，國際標準A4紙型。紙張大小、規(guī)格的不同，導致了在干部檔案整理工作中的諸多不便，不僅增加了檔案整理人員的工作量，也嚴重影響干部檔案的質(zhì)量和利用。

按照《干部檔案整理工作細則》的要求，在干部檔案整理過程中，為方便干部檔案的保存、使用，常常為了達到外觀整齊、美觀的要求而對超出16K辦公用紙尺寸的檔案材料進行裁剪或折疊等加工，而對尺寸較小的檔案材料則要進行托裱、裱糊等技術加工，正是由于技術加工過程的繁瑣增加了干部檔案損壞、脫落甚至遺失的風險，難免對干部檔案管理工作造成影響。

（二）打孔裝訂的問題。雖然《干部檔案工作條例》等文件對于干部檔案材料的打孔裝訂有嚴格的要求，但由于各個干部檔案管理單位的檔案管理人員以及同一單位不同時期檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)、檔案材料加工硬件設施以及其他實際情況的不同而導致了同一單位不同時期、不同單位干部檔案整理的水平參差不齊，不僅為日后的干部檔案材料歸檔、整理工作帶來了諸多不便，影響了檔案整理人員的工作效率和工作質(zhì)量，而且也逐步導致了干部檔案管理工作中問題的頻出。

（三）裝具問題。為了達到對干部檔案的標準化要求，中共中央組織部建議干部人事檔案應使用統(tǒng)一標準的裝具。裝具尺寸為28×20.5×35CM，卷盒設有3個金屬彈簧裝訂立柱。有豐富的干部檔案材料整理、歸檔工作經(jīng)驗的人員不難發(fā)現(xiàn)：檔案裝具因為生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批次的不同，裝具質(zhì)量也不盡相同，在長期頻繁使用過程中，不僅裝具外表會損壞，而且其中的不銹鋼檔案夾以及金屬彈簧立柱也會生銹，從而導致檔案材料的破損、脫落、腐蝕，嚴重影響了干部檔案的閱讀和利用，而更換裝具無疑是對檔案材料的再次損壞。

（四）反復拆裝的問題。在干部人事檔案整理過程中，歸檔材料必須經(jīng)過鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂等過程，直至裝訂完成的干部人事檔案應做到外形整齊美觀，但是對干部檔案的保管、利用以及日后的零散材料的歸檔、檔案材料的復制等工作造成了一定的不便，極易在以后的干部檔案材料歸檔、復制等利用過程中損傷檔案材料。而且隨著時間的推移，干部檔案的內(nèi)容需要不斷進行充實，每一份干部檔案都將定期歸入新增的檔案材料，從干部檔案的建立至干部的退休甚至過世，干部檔案將面臨無數(shù)次的反復拆裝、裝訂，部分檔案材料紙張強度會嚴重降低甚至被損壞，嚴重縮短了干部人事檔案的使用壽命。

五、干部人事檔案整理的幾點建議

（一）提高檔案整理人員的業(yè)務素質(zhì)。檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接關系到干部人事檔案整理的質(zhì)量，對于干部人事檔案整理工作的科學、有序進行具有重要的影響。因此，整檔人員必須增強自我的學習意識，加強學習，努力提升自身的政治思想水平的同時，不斷提高業(yè)務水平和工作技能水平，做到干部檔案整理的規(guī)范化、標準化，保證干部人事檔案整理工作的有序開展。

（二）規(guī)范用紙標準。首先，相關的干部檔案主管部門應加大宣傳力度，制定相關的用紙標準，尤其是對干部人事檔案材料的形成部門，應對干部檔案材料的用紙作出統(tǒng)一的要求，或者可以采取直接提供檔案材料的標準用紙的方法，做到各干部檔案材料形成部門所形成的檔案材料具有統(tǒng)一的標準，以便于干部人事檔案管理部門的材料歸檔、整理工作，同時對于干部檔案的保存也具有一定的積極意義。

（三）簡化干部人事檔案的整理。由于各級干部檔案管理部門實際情況和管檔人員素質(zhì)的差別，干部檔案的規(guī)范問題任重而道遠，為了使干部人事檔案工作盡量做到統(tǒng)一化、規(guī)范化，就很有必要減少人為因素對干部檔案的影響，因此對現(xiàn)行的干部檔案整理工作進行一定的精簡就具有了十分重要的意義。

（四）加快干部人事檔案工作的信息化建設。干部人事檔案管理部門應積極建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以減少干部人事紙質(zhì)檔案的人為因素影響，進而減少對干部人事檔案的損壞，提升干部人事檔案利用的質(zhì)量和速度，同時應及時對干部人事檔案數(shù)據(jù)庫進行更新和備份，保證信息安全，進一步提高干部人事檔案數(shù)字資料的利用率，擴大其利用范圍，利用現(xiàn)代科學技術為干部人事檔案工作服務，進一步改進工作方法、提高工作效率。

（五）加強各級、各系統(tǒng)干部人事檔案管理部門之間的溝通和交流，建立長效溝通機制。及時分享先進的管理理念和管理辦法，全面提升各級、各系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的水平。

[1]董雪芬.試論干部人事檔案的整理與利用.治黃科技信息，2008（04）.

[2]趙曉利.干部人事檔案的整理與利用.中國科技信息,2011（03）.