醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢及有效對策

文/鄆城縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 馮桂景

醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢及有效對策

文/鄆城縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 馮桂景

在信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用的背景下，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢越來越明顯，有利于方便檔案資料存儲和管理，保證檔案資料安全，提高檔案管理水平。實(shí)際工作中應(yīng)該順應(yīng)這種趨勢，加大資金投入、推動資源共享、建設(shè)數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)，并提高管理人員素質(zhì)，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。

醫(yī)院檔案管理；數(shù)字化；資源共享；數(shù)據(jù)庫；查詢系統(tǒng)

檔案管理是醫(yī)院的一項(xiàng)重要工作，受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人重視，對醫(yī)院其他工作開展也具有積極作用。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢越來越明顯，也給傳統(tǒng)檔案管理方式帶來變革。有利于提升檔案管理水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展創(chuàng)造便利。具體工作中，應(yīng)該順應(yīng)這種趨勢，采取措施加強(qiáng)管理，有效提升醫(yī)院檔案管理工作水平。

一、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢分析

大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院檔案管理面臨新機(jī)遇，其數(shù)字化趨勢也越來越明顯，同時也給檔案管理工作也帶來新機(jī)遇，推動傳統(tǒng)檔案管理方式變革和完善，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）重視信息技術(shù)的利用。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢離不開信息技術(shù)的利用，實(shí)際工作中應(yīng)該結(jié)合檔案管理需要，注重信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、掃描技術(shù)等的應(yīng)用。進(jìn)而推動檔案管理數(shù)字化，滿足管理工作需要，推動管理工作順利進(jìn)行。

（二）方便資料存儲和管理。利用電子掃描技術(shù)可以將醫(yī)院檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)而減少檔案資料存儲和占用空間，方便檔案信息資料的存儲。同時構(gòu)建數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)，管理人員需要調(diào)用檔案資源時，只需要輸入編碼就可以搜索并查詢檔案資料。給醫(yī)院檔案資料的使用帶來便利，大大方便醫(yī)院檔案資料的存儲和管理。

（三）有利于保證資料安全。推動醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢，有利于保障檔案資料的安全。例如，在對醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化處理之后，能夠避免紙質(zhì)檔案受到潮濕、火災(zāi)、鼠害等影響，保證醫(yī)院檔案資料的安全。醫(yī)院檔案資料數(shù)字化處理之后，可以采用密鑰技術(shù)、訪問限制技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，能夠有效避免非法訪問，防止受到不法攻擊，進(jìn)而確保檔案數(shù)據(jù)資料的安全。

（四）促進(jìn)管理水平的提升。在信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的支持下，有利于檔案管理人員有效開展檔案管理的各項(xiàng)工作。進(jìn)而推動檔案管理數(shù)字化，保證檔案資料安全，方便檔案資料查詢，有效提升檔案管理水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效開展創(chuàng)造便利。

二、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的有效對策

為順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢，有效提升醫(yī)院檔案管理工作水平，結(jié)合實(shí)際需要可以采取以下對策。

（一）增加管理數(shù)字化的資金投入。加大資金投入，購買計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備，注重對這些設(shè)備的維護(hù)和更新，使其處理良好性能和工作狀態(tài)，并確保滿足各項(xiàng)工作需要。合理進(jìn)行資金預(yù)算，重視資金使用的管理和監(jiān)督，保證各項(xiàng)資金落實(shí)到位。另外還要確保管理人員的薪酬到位，激發(fā)他們的熱情，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)的應(yīng)用水平，推動檔案管理數(shù)字化。

（二）整合信息資料實(shí)現(xiàn)資源共享。要明白醫(yī)院檔案數(shù)字化工作的優(yōu)勢，更新觀念，重視現(xiàn)代管理理論的學(xué)習(xí)，順應(yīng)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢。要強(qiáng)化對醫(yī)院檔案管理信息化、現(xiàn)代化、科技化的認(rèn)識，重視信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、掃描技術(shù)的應(yīng)用，整合醫(yī)院檔案信息資源，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的目的。進(jìn)而有利于檔案信息資源共享，為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展創(chuàng)造條件。

（三）建立醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)庫。建立醫(yī)院人事檔案、病例檔案管理數(shù)據(jù)庫，為各項(xiàng)工作有效開展創(chuàng)造便利。重視人事檔案、病例檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，發(fā)揮醫(yī)院信息系統(tǒng)、資源規(guī)劃系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的作用，構(gòu)建功能多樣，結(jié)構(gòu)合理的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。應(yīng)用掃描技術(shù)和信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，推動紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)換。采集檔案圖像，確保資料完整，建立數(shù)據(jù)表。并對數(shù)字化后的檔案信息資源進(jìn)行編號，方便檔案資料查詢。重視檔案信息系統(tǒng)交互界面設(shè)計(jì)工作，方便檔案信息的檢索與查詢，便利檔案資源添加、刪除、修改等各項(xiàng)工作，進(jìn)而有效滿足檔案管理數(shù)字化的需要。

（四）合理設(shè)計(jì)檔案資料查詢系統(tǒng)。重視檔案信息的檢索、加工和更新，促進(jìn)檔案管理效率的提升，確保管理系統(tǒng)內(nèi)容豐富，實(shí)用性強(qiáng)。完善查詢系統(tǒng)設(shè)計(jì)，向管理人員和使用人員提供字段查詢功能，掌握人事和病例信息，滿足檔案信息資源使用需要。系統(tǒng)要為使用者和管理者設(shè)置多種查詢機(jī)制，方便各項(xiàng)工作開展。對檔案信息系統(tǒng)的編輯模式進(jìn)行設(shè)置，提高所涉關(guān)鍵詞查詢條件的靈活性。并向用戶提供檔案錄入查詢、調(diào)離查詢、資料寫入和刪除查詢，促進(jìn)管理效率的提升。

（五）注重提高管理人員綜合素質(zhì)。引進(jìn)檔案管理理論扎實(shí)，信息技術(shù)操作技能高，責(zé)任心強(qiáng)的工作人員，充實(shí)醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理人員教育、管理和培訓(xùn)，提高他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)水平，嚴(yán)格遵循管理規(guī)章制度，提高責(zé)任意識和奉獻(xiàn)精神，滿足醫(yī)院檔案管理數(shù)字化需要。

三、結(jié)語

總之，隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應(yīng)該認(rèn)識其重要作用，結(jié)合檔案管理工作需要采取相應(yīng)措施，推動管理創(chuàng)新。進(jìn)而更好地順應(yīng)檔案管理新趨勢，實(shí)現(xiàn)提高醫(yī)院檔案管理水平的目的。

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