企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

文/廣東省高速公路有限公司廣清分公司 汪桂香

企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

文/廣東省高速公路有限公司廣清分公司 汪桂香

如何指導(dǎo)企業(yè)管好用好檔案信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，不僅是企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，也是企業(yè)檔案工作中亟待解決的一個(gè)新課題。本文以高速公路為例，分析了高速公路物資采購(gòu)的特點(diǎn)，探討了物資庫(kù)存管理模式，僅供參考和借鑒。

高速公路；物資采購(gòu)特征；分類；庫(kù)存管理

一、企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員管理觀念薄弱。目前企業(yè)管理人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等方面都相對(duì)較少，檔案部門工作人員的檔案意識(shí)薄弱，不能保證企業(yè)檔案資料的真實(shí)性和完整性，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不能很好地實(shí)施。

（二）企業(yè)檔案管理方式落后。當(dāng)前，很多企業(yè)檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有將現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入進(jìn)去，導(dǎo)致了管理方式落后，跟不上形勢(shì)的發(fā)展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過(guò)程中非常不方便，降低了工作效率不說(shuō)，還很難配合其他部門開展工作。

（三）相關(guān)制度體系不夠完善。從目前的情況來(lái)看，由于思想認(rèn)知上的誤區(qū)以及對(duì)檔案管理的不重視，很多企業(yè)都沒(méi)有根據(jù)自身實(shí)際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學(xué)校都沒(méi)有設(shè)置和配備專門的檔案管理部門和人員，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問(wèn)題普遍存在。

（四）檔案管理設(shè)施建設(shè)滯后。檔案管理設(shè)施建設(shè)關(guān)系著管理水平的提高，但由于企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致資金投入不足，檔案管理設(shè)施的建設(shè)存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，有的企業(yè)檔案室破舊，存儲(chǔ)環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴(yán)重，無(wú)法再利用。同時(shí)管理人員的安全意識(shí)不足，將檔案資料與一些危險(xiǎn)物品放置在一起，加上缺乏完善的保護(hù)設(shè)施，對(duì)檔案資料產(chǎn)生極大的威脅。甚至部分企業(yè)并沒(méi)有專門的檔案管理部門，現(xiàn)代化檔案管理水平偏低，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效開展。

二、完善企業(yè)檔案管理的對(duì)策

（一）樹立正確的檔案管理觀念。充分重視企業(yè)檔案管理工作的重要性和價(jià)值，企業(yè)檔案具備潛在生產(chǎn)力，一旦其作用得到充分發(fā)揮就能為企業(yè)以及社會(huì)帶來(lái)效益，為管理者提供強(qiáng)大的助力，所以，要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，盡力開發(fā)企業(yè)檔案的豐富資源，為社會(huì)提供更有價(jià)值的服務(wù)。

（二）建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式。要想真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，首要任務(wù)就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。另外，我們還要建立一個(gè)完善的信息資源庫(kù)，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準(zhǔn)確、可靠。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)。首先，企業(yè)要建立明確的責(zé)任制度體系，設(shè)立專門的檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標(biāo)，明確各部門的職責(zé)，使其積極配合企業(yè)檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規(guī)范，確保制度的嚴(yán)格落實(shí)，對(duì)于違反規(guī)定的行為和人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。

（四）增加硬件投入，加快企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)。電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，數(shù)字檔案是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過(guò)程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還不完善，影響了企業(yè)檔案管理效果的發(fā)揮。如果硬件投資到位，將會(huì)把工作人員從復(fù)雜的工作中解放出來(lái)，這樣既解放了勞動(dòng)資源，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性

（一）能夠?yàn)楦咚俟菲髽I(yè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)工作的開展提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并且為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展服務(wù)。比如企業(yè)過(guò)去的科研活動(dòng)、文化體育活動(dòng)都可以為當(dāng)前的管理工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

（二）有利于檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用。在我國(guó)體制改革不斷深入的現(xiàn)今，企業(yè)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用，因此必須進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術(shù)，深度開發(fā)檔案資源的利用價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。

（三）是時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在要求。當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)資產(chǎn)作為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，開始在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中顯示出重要的地位。檔案是知識(shí)資產(chǎn)的一部分，真實(shí)記錄著企業(yè)不同時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)，在新時(shí)期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現(xiàn)，就需要完善檔案管理的信息化建設(shè)。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的內(nèi)在要求。

四、企業(yè)檔案工作創(chuàng)新之策

企業(yè)檔案工作的最大難點(diǎn)或阻力是不少企業(yè)主的檔案意識(shí)淡薄。所以，應(yīng)該首先在檔案宣傳上下功夫，尤其要總結(jié)企業(yè)檔案利用實(shí)例，對(duì)取得顯著效益的實(shí)例廣為宣傳，使他們充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和做好檔案工作的法定義務(wù)。其次應(yīng)建立比較完善的企業(yè)檔案工作法律體系，并依靠這一體系，努力將企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為，引導(dǎo)企業(yè)自覺運(yùn)用檔案行政管理部門及有關(guān)行業(yè)部門的相關(guān)法律、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束自己的檔案工作行為，從而使企業(yè)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行。

[1]馮惠玲.拓展職能——“夾縫時(shí)代”檔案職業(yè)的生存之策[A].21世紀(jì)的社會(huì)記憶——中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇論文集[C].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社, 2001.105-112.

[2]王恩漢.企業(yè)檔案管理的重要理論課題[J].上海檔案, 1996,(5):23 -24.

[3]趙麗.對(duì)民營(yíng)科技企業(yè)檔案工作的思考[J].科技檔案, 2003,(6):16 -17.