基層勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理存在的問題及對策

文/山西省呂梁市文水縣人力資源和社會保障局 侯安文

基層勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理存在的問題及對策

文/山西省呂梁市文水縣人力資源和社會保障局 侯安文

本文論述了基層勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理存在的問題，并提出相關的對策和改進措施。

基層；勞動保障監(jiān)察；檔案管理；問題；對策

勞動保障監(jiān)察案卷檔案是指勞動保障監(jiān)察機構在依法開展勞動保障監(jiān)督檢查和處理各類勞動用工舉報投訴案件過程中形成的，能反映案件真實情況、有保存價值的各種文字、圖表、聲像、證物等不同形式的歷史記錄，是整個勞動保障監(jiān)察執(zhí)法工作的經(jīng)驗總結，它充分反映了勞動保障監(jiān)察工作的業(yè)務技術水平和轄區(qū)內(nèi)企業(yè)用工情況，同時，它也是勞動違法案件申請法院強制執(zhí)行或涉嫌犯罪移送公安機關查處的原始憑據(jù)，是做好勞動保障監(jiān)察工作的重要環(huán)節(jié)。為進一步促進勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理工作，現(xiàn)就基層勞動保障監(jiān)察機構在案卷檔案收集、整理、歸檔存在的主要問題作一探討。

一、存在的問題

（一）案卷中執(zhí)法文書制作中存在的問題。認真分析如下：

1. 執(zhí)法文書制作內(nèi)容表述不準或過于簡單。主要表現(xiàn)在引用法律法規(guī)不準確、不完整；執(zhí)法人員隨意使用難懂的簡略用語、方言和口頭語，敘述事實邏輯混亂，表述不清；涂改現(xiàn)象嚴重，使檔案失去應有的原始性和可靠性，降低了其參考價值。

2.填寫勞動保障監(jiān)察文書時空項嚴重。如各類文書的編號、簽發(fā)日期、負責人、經(jīng)辦人簽字、行政機關名稱等空項嚴重或填寫不全，對文書的真實性和后期的檔案整理都造成了影響

3.卷宗內(nèi)執(zhí)法文書不全。如無投訴登記表、立案登記表、送達回執(zhí)或結案報告等，如在辦理欠薪案件中，經(jīng)常在辦案過程中因勞資雙方協(xié)商達成一致，案件了結，而執(zhí)法人員多因事情已解決，思想松懈，疏忽對案件文書的完善，甚至出現(xiàn)連結案報告都不寫的現(xiàn)象。

4.案卷內(nèi)文書裝訂順序不統(tǒng)一。由于沒有統(tǒng)一的裝訂要求，文書裝訂過程中存在隨意性，經(jīng)常出現(xiàn)同類文書裝訂位置不同的現(xiàn)象。

（二）案卷收集、歸檔不規(guī)范。存在的主要問題如下：

1.勞動保障監(jiān)察案卷歸檔范圍不明確，入檔歸檔不及時。長期以來對勞動監(jiān)察案卷歸檔范圍、時效不明確。時效唯一可以依據(jù)的是《關于實施〈勞動保障監(jiān)察條例〉若干規(guī)定》（中華人民共和國勞動和社會保障部令第25號），其中第四十條只是作了“勞動保障監(jiān)察案件結案后應建立檔案，檔案資料應當至少保存3年”規(guī)定；對檔案資料歸檔范圍界限模糊，沒有明確的規(guī)定。而在實際處理案件過程中，所有材料都由承辦人掌握，根本不可能及時整理歸檔。等案件處理完畢后，經(jīng)常出現(xiàn)部分材料漏報，甚至丟失，造成檔案材料不全，不能充分表達執(zhí)法監(jiān)督力度的可靠性。

2.證據(jù)材料收集不全，提取不規(guī)范。對依法所得的物證，如工資表、考勤表、繳納各項社會保險票據(jù)等復印件，未能注明來源，要求提供者簽名，單位蓋章、注明日期等，降低檔案材料的可信度。

3.檔案管理人員技術力量薄弱。一是基層勞動保障監(jiān)察機構往往對檔案管理工作重視不夠，檔案管理人員多為兼職，職責不明確，在工作時不能夠兢兢業(yè)業(yè)、全心全意投入，對檔案業(yè)務知識了解甚少，對檔案的查閱、抄錄、復制、借出隨意。且針對勞動保障監(jiān)察案件辦理流程復雜，過程周期長，需存檔保留資料量大的實際情況，在工作中，難免常出現(xiàn)各種漏洞、錯誤，泄密和丟失情況時有發(fā)生，造成檔案資料管理混亂，許多信息不能被有效地挖掘和利用。二是缺乏先進的檔案管理技能，檔案的存儲管理多使用紙張存放，極易損壞、流失，絕大部分工作都通過手錄完成，工作效率低。特別對執(zhí)法過程中收集的大量影像資料，電子材料等缺乏專業(yè)的整理、保管方法，極易丟失，泄密。

二、對策和措施

（一）加強培訓，掌握技能。要選用政治素質較好、熟悉檔案管理工作、懂勞動保障法律法規(guī)、熱心于勞動保障監(jiān)察工作和責任心較強的執(zhí)法人員，擔任專職的檔案管理員。同時，要加強思想教育和業(yè)務學習培訓，使執(zhí)法人員和檔案管理人員更好地掌握文書制作、材料收集的技能和方法，做到及時收集、定時移交，不斷提高業(yè)務水平。不斷加強檔案管理人員思想教育，使其深刻認識勞動保障監(jiān)察檔案管理工作的重要性，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，杜絕在檔案管理工作中涂改、偽造、泄漏他人信息等嚴重問題的發(fā)生；

（二）完善各項規(guī)章制度。要按照《勞動保障監(jiān)察條例》《關于實施勞動保障監(jiān)察條例若干規(guī)定》《中華人民共和國檔案法》等有關規(guī)定，結合實際，制訂適合勞動保障監(jiān)察工作的《檔案管理制度》《檔案管理人員崗位責任制》《檔案保管保密制度》等，對檔案的書寫、收集、整理、編目、裝訂、查閱等一系列問題作出具體詳細規(guī)定，使得勞動保障監(jiān)察檔案管理工作有章可循，不斷加強勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理，有效保護和利用檔案，促進檔案管理工作的標準化和規(guī)范化；

（三）加大投入，實現(xiàn)勞動保障監(jiān)察檔案管理信息化。積極開發(fā)勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理計算機軟件，對勞動保障檔案管理工作環(huán)境進行數(shù)字化、信息化改革，及時應用先進的科學技術進行檔案的記錄和管理，實現(xiàn)勞動保障監(jiān)察案件辦理、檔案管理信息化。在建檔、調檔、歸檔過程中，全部使用計算機錄入、查詢，提高工作效率，實現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的轉變。特別是應針對企業(yè)建立一種能夠及時更新、實時監(jiān)管的電子檔案，根據(jù)“兩網(wǎng)化”建設要求，對企業(yè)建立一企一檔的電子化管理手段，及時匯總分析企業(yè)用工信息及勞動者的狀況，以便能夠實時了解企業(yè)用工動態(tài)，加強對企業(yè)用工的監(jiān)督管理。

[1]李永強.淺談當前勞動保障監(jiān)察案卷檔案的管理財會審計，2015（35）.

[2]陳曉蓉.鼠標一點進企業(yè) 鍵盤一敲查個人.中國檔案報，2013年總第2449期 第二版.

[3]賈志勇.加強人力資源和社會保障監(jiān)察案卷檔案管理.現(xiàn)代交際，2011（08）.