試談人事檔案材料的收集與整理

文/國(guó)家新聞出版廣電總局六五四臺(tái) 任琰

試談人事檔案材料的收集與整理

文/國(guó)家新聞出版廣電總局六五四臺(tái) 任琰

隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于人才要求的進(jìn)一步提升，使得人事檔案管理的重要作用逐漸突顯出來(lái)，但是現(xiàn)階段人事檔案管理中還存在一定的問(wèn)題，需要完善和改進(jìn)。本文對(duì)人事檔案材料在收集和管理方面上存在的不足進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)的解決方案，希望能夠推動(dòng)人事檔案管理工作的開(kāi)展和進(jìn)步。

人事檔案；收集；整理

人事檔案是體現(xiàn)人才根本信息的關(guān)鍵平臺(tái)和載體，同樣也是評(píng)定人才的重要依據(jù)，由于人事檔案中包含了多項(xiàng)信息，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行正確的收集和整理，有效保證了人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，因此，對(duì)人事檔案材料進(jìn)行相應(yīng)的收集和整理是人事管理工作中最為基礎(chǔ)且重要的一項(xiàng)工作，對(duì)于提升檔案管理具有非常重要的意義。

一、人事檔案材料在收集和整理過(guò)程中存在問(wèn)題分析

（一）不具備良好的檔案管理意識(shí)。就我國(guó)目前實(shí)際情況來(lái)看，人才的檔案信息都會(huì)有專門的人員負(fù)責(zé)，由人事管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，而對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，在日常工作過(guò)程中，其本身不能直接接觸到自身的檔案材料，再加上我國(guó)對(duì)于檔案管理的重要性宣傳力度不足，使得大部分人群未意識(shí)到檔案材料對(duì)自己的重要性。這樣一來(lái)，由于在工作與學(xué)習(xí)中，沒(méi)有給予檔案管理足夠的重視，需要及時(shí)進(jìn)行處理和存放的檔案資料不能進(jìn)行正常保存，致使對(duì)個(gè)人的實(shí)際情況不能作出正確且有效地判斷。由于缺乏人事檔案管理的意識(shí)導(dǎo)致相應(yīng)群眾的個(gè)人檔案材料不能對(duì)其做出相應(yīng)的評(píng)價(jià)，并且也會(huì)對(duì)人才評(píng)價(jià)和有效管理造成一定的影響和限制，使得相關(guān)部門的工作也受到干擾，不能在第一時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確客觀地對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從而給今后檔案信息的發(fā)展帶來(lái)不利的影響。

（二）收集和整理方式仍需加強(qiáng)。隨著科學(xué)水平的逐漸提升，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍在不斷擴(kuò)大，例如，教育學(xué)歷信息領(lǐng)域、個(gè)人身份信息領(lǐng)域等，都使用了信息化管理的方式。然而，我國(guó)現(xiàn)階段的人事檔案管理水平長(zhǎng)時(shí)間得不到提升和完善，究其根本原因，就是檔案管理工作依然使用傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理。雖然信息化技術(shù)應(yīng)用范圍廣泛，但真正落到實(shí)處還是受到一定限制，因此人事檔案材料管理水平的提升受到了制約和影響。而在現(xiàn)階段人事資料管理和收集過(guò)程中還是使用紙質(zhì)載體進(jìn)行保存，這樣一來(lái)不僅是給檔案檢索帶來(lái)一定困難，使得收集和管理的工作效率長(zhǎng)時(shí)間的得不到提升，使得檔案材料管理和收集工作不能正常進(jìn)行。

二、完善人事檔案材料收集和整理的有效途徑

（一）提升檔案管理意識(shí)。我國(guó)現(xiàn)階段人事管理工作重要性意識(shí)不強(qiáng)的現(xiàn)象給人事檔案管理帶來(lái)的諸多不便，要使用有效措施和途徑提升公眾對(duì)檔案管理方面的意識(shí)。首先，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案宣傳工作的力度，通過(guò)媒體提升對(duì)檔案管理的重要性的宣傳，使社會(huì)上的公眾更加了解人事檔案，從而使其能夠更加重視人事檔案管理工作。其次，還要在高校內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理課程。這是因?yàn)橹挥凶寣W(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，熟悉其相關(guān)的工作程序，使學(xué)生在步入社會(huì)以后還能對(duì)人事檔案進(jìn)行關(guān)注，并且及時(shí)將檔案遞交給有關(guān)部門，補(bǔ)充其個(gè)人信息。此外，通過(guò)有關(guān)的宣傳和相應(yīng)課程的設(shè)置，進(jìn)而提高社會(huì)公眾對(duì)人事檔案的重視，推動(dòng)人事檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

（二）構(gòu)建信息化的收集和整體檔案材料系統(tǒng)。隨著科技水平的發(fā)展，我國(guó)檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案材料管理的信息化以及無(wú)紙化，因?yàn)橹挥羞@樣才能保證其工作效率穩(wěn)定地提升和發(fā)展。在收集和整理人事檔案的時(shí)候，一定要了解現(xiàn)在認(rèn)識(shí)檔案的實(shí)際管理狀況，然后應(yīng)用分階段方法對(duì)工作進(jìn)行開(kāi)發(fā)。其一，應(yīng)該收集人事檔案的系統(tǒng)和整理人事檔案的輔助系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)幫助人事檔案的管理人員對(duì)資料進(jìn)行收集和整理，利用此系統(tǒng)可以準(zhǔn)確地了解有關(guān)公民的實(shí)際學(xué)習(xí)情況和工作狀況，針對(duì)那些未及時(shí)提供人事檔案的人員，給予相應(yīng)的提醒，促使人事檔案部門順利地實(shí)施材料收集以及管理工作。其二，在由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)收集和整理人事檔案資料的同時(shí)，還應(yīng)該開(kāi)發(fā)與公民信息相互聯(lián)系的系統(tǒng)，使公民的身份信息以及學(xué)歷認(rèn)證等系統(tǒng)可以得到相應(yīng)的開(kāi)發(fā)，進(jìn)而使人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息化，利用有關(guān)的信息系統(tǒng)可以對(duì)人事檔案材料進(jìn)行自動(dòng)的收集和整理，使公民的人事檔案變得更加充實(shí)。

三、結(jié)論

總而言之，對(duì)人事檔案材料有效、良好的收集和整理，能夠保證人事檔案管理工作有效地開(kāi)展和進(jìn)行，不僅可以為檔案信息的檢索和翻閱提供方便，還能有效保管好人事檔案，幫助有關(guān)部門做好相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)工作。雖然現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理中還有一定的不足，但是通過(guò)有效完善措施能夠推動(dòng)人事檔案管理良好地發(fā)展。

［1］劉紅芹.淺談人事檔案材料的收集與整理［J］.檔案管理，2015（4）：82-82.

［2］孫萍.淺析如何加強(qiáng)學(xué)校人事檔案規(guī)范管理［J］.中小企業(yè)管理與科技，2012（19）：55-56.