新時期企業(yè)人事檔案管理工作初探

文/威海市公路管理局 盧虹瑾

新時期企業(yè)人事檔案管理工作初探

文/威海市公路管理局 盧虹瑾

知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟的增長不再僅僅依賴物質(zhì)資源和資金等要素，而主要依賴知識。而知識的載體便是“人才”，從而出現(xiàn)了人力資源資本化的理論。企業(yè)人事檔案管理工作面臨著整體走向社會化的趨勢，人事檔案的來源呈現(xiàn)多元化和復雜性，對人事檔案的需求日益增多且多樣化和管理方法突出服務(wù)性。做好企業(yè)人事檔案管理工作需要從多個方面進行改進和優(yōu)化。

知識經(jīng)濟；人事檔案；管理

一、知識經(jīng)濟和市場經(jīng)濟的時代背景

市場經(jīng)濟是以自由為價值追求，強調(diào)發(fā)揮市場自身的作用來實現(xiàn)價值的增值，發(fā)揮市場自發(fā)的價值規(guī)律的作用，來調(diào)節(jié)人才、資源和資金在不同社會部門的流動。

步入21世紀之后，繼市場經(jīng)濟的概念之后，知識經(jīng)濟日漸成為學界和社會的一個理論。1996年，世界經(jīng)合組織發(fā)表了題為《以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟》的主題報告。在這份報告中，知識經(jīng)濟被定義為建立在對知識的生產(chǎn)、分配和使用之上的經(jīng)濟。而知識則指人類迄今為止所創(chuàng)造的一切知識，最重要的是科學技術(shù)、管理及行為科學知識。后經(jīng)學者研究，認為創(chuàng)新是知識經(jīng)濟發(fā)展的動力，教育、文化和研究開發(fā)是知識經(jīng)濟的先導產(chǎn)業(yè)，而知識和高素質(zhì)的人力資源是最為重要的資源。知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟的增長不再僅僅依賴物質(zhì)資源和資金等要素，而主要依賴知識。而知識的載體便是“人才”，從而出現(xiàn)了人力資源資本化的理論。

二、新時期對企業(yè)人事檔案管理的新要求

鑒于知識經(jīng)濟和市場經(jīng)濟社會背景對人力資源管理和企業(yè)人事檔案管理提出的挑戰(zhàn)，本文認為企業(yè)人事檔案管理工作面臨著以下幾個方面的新要求和挑戰(zhàn)：

（一）整體走向社會化的趨勢。人事檔案的管理機構(gòu)、服務(wù)對象和管理對象都呈現(xiàn)社會化的趨向。具體包括人事檔案管理機構(gòu)不再是政府部門或是企事業(yè)單位，而是充當中介職能的人才中心等第三方管理機構(gòu)。通過這一中介機構(gòu)實現(xiàn)整個社會人事檔案管理的集中化，同時在服務(wù)對象和管理對象上也不再作特別限定，而是面向整個社會的普通公眾。

（二）人事檔案來源的多元化和復雜性。因為整個社會人事檔案管理工作的社會化趨勢，一般社會公眾的人事檔案都會交由一個統(tǒng)一的社會機構(gòu)來具體承擔，這便使得其歸入、保存、管理和處理的人事檔案呈現(xiàn)多元化的局面，而不同類型人群的人事檔案管理出現(xiàn)的問題也就呈現(xiàn)復雜化的局面。

（三）對人事檔案需求的日益增多且多樣化。由于人群的多元化和社會化，相關(guān)人事檔案的利用者對人事檔案的需求也日益增多，且因為用途的多樣化，其具體要求也不盡相同。這便要求檔案管理機構(gòu)針對不同的需求采取不同的管理模式和工作程序。

（四）管理方法上突出服務(wù)性。服務(wù)方式上呈現(xiàn)開放性。市場經(jīng)濟下，人員的自由流動變得日漸普遍和頻繁，這時候人事檔案不再呈現(xiàn)封閉或是神秘的狀態(tài)，而是在一個統(tǒng)一的標準化的制度框架下被合理地歸入、借閱、保存和轉(zhuǎn)移，既滿足相關(guān)主體對檔案利用的需求，又保證檔案中相關(guān)主體的隱私得到保護。而且，這種檔案資料地利用隨著信息技術(shù)地應(yīng)用變得更加便捷和高效。

三、如何做好新時期企業(yè)人事檔案管理工作

結(jié)合知識經(jīng)濟和市場經(jīng)濟對企業(yè)人事檔案管理工作提出的新要求，本文認為必須從以下幾個層面做好新時期企業(yè)人事檔案管理工作：

（一）檔案管理部門應(yīng)當轉(zhuǎn)變職能定位，側(cè)重服務(wù)功能，為相關(guān)公眾利用檔案資料提供必要的便利。新時期企業(yè)人事檔案管理不再是一個神秘的帶有權(quán)力色彩的工作，而是一項為企業(yè)人力資源管理提供信息和依據(jù)的服務(wù)部門，是企業(yè)實現(xiàn)人力資源優(yōu)化管理，知人、選人、用人、留人和育人的重要依據(jù)。因而，企業(yè)人事檔案管理部門應(yīng)當樹立服務(wù)意識，著重提高檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)、員工和社會公眾提供檔案利用的便利服務(wù)。

（二）在具體的工作開展過程中應(yīng)當樹立競爭意識和合作意識。著力提高本部門的服務(wù)質(zhì)量和效率，并加強與其他部門和外部組織的合作，保證企業(yè)人事檔案信息的完整準確和充分有效利用。

（三）建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準確以及實現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標準化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個環(huán)節(jié)都明確具體地制定操作規(guī)范和目標要求，并且明確崗位職責，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學性，

（四）重視檔案管理的人才隊伍建設(shè)，提高整個檔案管理工作隊伍的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)。不僅要強化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識教育，提高相關(guān)人員的政治素質(zhì)和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務(wù)能力，增強其對現(xiàn)代技術(shù)手段和管理理念等專業(yè)知識的掌握程度。

四、結(jié)語

知識經(jīng)濟和市場經(jīng)濟的浪潮是時代發(fā)展的總體趨向。人才成為社會財富創(chuàng)造的資源使得人事檔案管理工作面臨著許多新的要求和挑戰(zhàn)。新時期企業(yè)人事管理工作呈現(xiàn)社會化、管理對象和服務(wù)對象呈現(xiàn)多元化、社會對檔案利用的需求也日益增多，人事檔案管理偏向服務(wù)職能的實現(xiàn)。在這樣一個新的社會背景下，做好企業(yè)人事檔案管理工作需要從多個方面進行改進和優(yōu)化。

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［2］邵金蓮.論新時期企業(yè)人事檔案管理的深化［J］.廣西民族大學（哲學社會科學版），2007（6）.

［3］王云慶，李曉麗，武丹.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索［J］.中國人力資源開發(fā)，2007（4）.