提高新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的體會(huì)

文/秦皇島市婦幼保健院 郭攀

提高新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的體會(huì)

文/秦皇島市婦幼保健院 郭攀

在科技發(fā)達(dá)的今天，龐大的信息和數(shù)據(jù)已逐漸滲入人們生活的各個(gè)方面，面對(duì)大量需要處理的檔案及各類資料信息，醫(yī)院的人事檔案管理工作已不再局限于傳統(tǒng)的資料收集與保管，取而代之的是亟待轉(zhuǎn)變成為迎合信息化要求的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。本文從新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題出發(fā)，深入分析，并提出一些意見(jiàn)和建議，具有一定的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義。

醫(yī)院；人事檔案；管理；建議

人事檔案，是每個(gè)單位工作人員都必不可少的伴隨職業(yè)生涯的重要記錄，是對(duì)個(gè)人重要事件、資料的記錄和保存，是人們生活和工作不可或缺的重要的記錄憑證。近年來(lái)，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)水平的提高，人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和方式也逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，便捷、高效也已成為檔案管理工作的全新標(biāo)準(zhǔn)和要求。但是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，仍然存在一些問(wèn)題，需要我們客觀對(duì)待。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不平衡。當(dāng)前我國(guó)大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作已經(jīng)采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及電子化辦公模式，人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成效明顯，信息化程度逐步提高。根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國(guó)檔案部門(mén)擁有微機(jī)326000多臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器41500多個(gè)。但我們也要看到，在我國(guó)的一些偏遠(yuǎn)地區(qū)及農(nóng)村地區(qū)，一些醫(yī)院的人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施仍不完善，計(jì)算機(jī)等設(shè)備不到位、網(wǎng)絡(luò)資源匱乏等情況普遍存在，給這些地區(qū)的人事檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重影響。

（二）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)滯后。當(dāng)前國(guó)內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理工作的另一個(gè)問(wèn)題就是檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)滯后，雖然多數(shù)醫(yī)院已安裝使用人事檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)版本陳舊，功能單一，在當(dāng)前信息量突飛猛漲的條件下已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作的需要，亟待研發(fā)更加新型的檔案管理系統(tǒng)。另外，截至目前，我國(guó)仍然沒(méi)有建立起全國(guó)統(tǒng)一的檔案門(mén)戶網(wǎng)站，也沒(méi)有構(gòu)建起大規(guī)模的國(guó)家檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這就造成無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)外一體化的檔案信息服務(wù)，這些現(xiàn)實(shí)情況都已成為制約檔案信息化管理的一大障礙。

（三）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)有待完善。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，截止到2010年，我國(guó)現(xiàn)有的與人事檔案管理方面相關(guān)的政策、規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)共50余條，然而，在這些政策、規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)中真正涉及檔案的現(xiàn)代信息化管理方面內(nèi)容的僅僅不足10條，這現(xiàn)實(shí)情況和新時(shí)代信息現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求相差甚遠(yuǎn)。與此同時(shí)，我國(guó)現(xiàn)有的一些人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)由于制定的年數(shù)久遠(yuǎn)，其效用大多已越來(lái)越小，其相互間的內(nèi)容聯(lián)系也已經(jīng)逐漸淡化，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的規(guī)范和引導(dǎo)作用比較弱，因此，醫(yī)院人事檔案管理體系建設(shè)亟待加強(qiáng)。

（四）檔案信息化人才隊(duì)伍亟待培養(yǎng)。人才是發(fā)展的基礎(chǔ)和后備力量，對(duì)于醫(yī)院的人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)也不例外。當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理工作還面臨著人才資源指數(shù)落后的情況，我國(guó)多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理技術(shù)人才隊(duì)伍無(wú)法滿足國(guó)家信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，亟待發(fā)展壯大。檔案從業(yè)者的信息化素養(yǎng)總體偏低這一現(xiàn)實(shí)與技術(shù)型人才嚴(yán)重缺乏、“中間性”人才缺失、人才引入及激勵(lì)政策有待完善等方面原因都有著密切關(guān)系，也是人才培養(yǎng)的癥結(jié)所在。

二、新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的建議

（一）提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃。首先必須在思想上充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院人事檔案管理的重要性，積極學(xué)習(xí)和順應(yīng)檔案信息化管理工作的知識(shí)和要求，為做好醫(yī)院人事檔案管理工作打好基礎(chǔ)；其次，做好統(tǒng)籌規(guī)劃。醫(yī)院人事檔案管理工作的工作量較大，要積極做好相關(guān)情況的調(diào)查，包括人事檔案的類型、人員調(diào)動(dòng)、檔案信息統(tǒng)計(jì)等情況。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況制訂人事檔案信息化的科學(xué)規(guī)劃，包括硬件設(shè)施的購(gòu)置計(jì)劃和軟件研發(fā)的長(zhǎng)期規(guī)劃，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。

（二）檔案管理要有所側(cè)重。針對(duì)當(dāng)前突飛猛漲的信息資源，我國(guó)當(dāng)前現(xiàn)有的技術(shù)水平和軟硬件設(shè)備如要全部將其納入進(jìn)來(lái)是不現(xiàn)實(shí)也是不必要的。在大量的資源和信息中，我們應(yīng)根據(jù)一定的原則將其進(jìn)行分類和甄別，挑選有價(jià)值的、重要的資源進(jìn)行整合、收集和管理，以此達(dá)到資源利用的雙向最大化。

（三）做好檔案數(shù)字化的全程控制。在人事檔案數(shù)字化過(guò)程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容。一是數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對(duì)折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。二是數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。三是數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過(guò)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行連接，形成一一對(duì)應(yīng)。這些方面都需要引起從業(yè)人員的重視，把握細(xì)節(jié)，做好工作。

（四）加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)。針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人才隊(duì)伍不能滿足工作需要的現(xiàn)實(shí)情況，一方面要加大相關(guān)專業(yè)的人才培養(yǎng)力度，不斷增加具有專業(yè)知識(shí)和較高業(yè)務(wù)能力的人才數(shù)量，另一方面要有計(jì)劃地定期對(duì)現(xiàn)有從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使現(xiàn)有從業(yè)人員接觸新時(shí)期醫(yī)院的人事檔案管理工作要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，更好地適應(yīng)工作。

［1］崔穗旭.檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題［J］.廣東檔案，2007（1）.

［2］李妍.談如何改進(jìn)檔案信息化管理工作［J］.遼寧師專學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011（6）.

［3］安小輝.論檔案信息化管理的重要性［J］.齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2010（1）.