當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理的主要問題及對(duì)策

文/臨沂市精神衛(wèi)生中心 劉志華

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理的主要問題及對(duì)策

文/臨沂市精神衛(wèi)生中心 劉志華

隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的日新月異，信息化管理是解決各種問題的關(guān)鍵和重要手段。本文主要探討當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題，并提出相應(yīng)對(duì)策，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案；信息化管理；問題及對(duì)策

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院?jiǎn)T工在人事相關(guān)活動(dòng)中形成的，記述和反映醫(yī)院?jiǎn)T工的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備醫(yī)院考察的文件材料。記錄反映員工的學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考核考察、進(jìn)修培訓(xùn)、家庭關(guān)系、思想品德、表彰處分等方面的基本信息。醫(yī)院人事檔案管理為人才選拔任用、職稱晉升、考核評(píng)優(yōu)等工作提供依據(jù)。

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，醫(yī)院人事檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為充分利用醫(yī)院人事檔案中的信息資源，促進(jìn)醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，需開發(fā)應(yīng)用一套滿足實(shí)際工作需要的人事檔案管理信息系統(tǒng)。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的主要問題

（一）重視程度不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理工作不重視，認(rèn)為人事檔案管理在醫(yī)療核心工作中起到間接輔助作用，不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)財(cái)富和社會(huì)效益；還有的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅是人事部門的事情，因而沒有加以重視，也沒有在人力、物力、財(cái)力等方面對(duì)人事檔案管理加大投入，致使人事檔案管理長(zhǎng)期處于維持現(xiàn)狀和被動(dòng)應(yīng)付的狀況，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)也就無從談起。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。目前許多醫(yī)院的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，還停留在紙質(zhì)檔案階段，人事檔案信息化程度不高，未能將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段全面引入醫(yī)院人事檔案管理工作。

（三）管理不規(guī)范。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，實(shí)際工作中方法單一致使效率低下，現(xiàn)代化管理手段沒有充分應(yīng)用到人事檔案管理工作中，明顯滯后于醫(yī)院各項(xiàng)工作的快速發(fā)展。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業(yè)務(wù)的范圍也發(fā)生了變化，部分舊的管理制度不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，亟待進(jìn)一步修訂完善。

（四）管理隊(duì)伍不專業(yè)。檔案管理人員需要具備過硬的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具有愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。在人事檔案管理信息化過程中，檔案管理人員不僅要精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要能熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能。當(dāng)前，很多醫(yī)院人事檔案管理人員不能完全達(dá)到以上工作要求，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

二、做好醫(yī)院人事檔案信息化管理的對(duì)策

（一）重視醫(yī)院人事檔案信息化管理工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關(guān)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)全局的高度來對(duì)待，加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實(shí)將其納入重要議事日程。應(yīng)著重加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫(yī)院的人事檔案工作考核制度，體現(xiàn)多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)酬，充分調(diào)動(dòng)管檔人員的工作積極性，提高工作效率。

（二）提高醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)投入。醫(yī)院提供一定的資金支持，更新硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等；提供技術(shù)支持，通過公開招標(biāo)采構(gòu)引入專業(yè)檔案管理軟件，來提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理安全措施，在軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上加設(shè)防盜系統(tǒng)。

（三）做好醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)維護(hù)。主要包括以下方面：

1.規(guī)范的錄入規(guī)則和內(nèi)容。在原始數(shù)據(jù)錄入時(shí)應(yīng)該建立統(tǒng)一規(guī)范的錄入規(guī)則，所采集數(shù)據(jù)應(yīng)針對(duì)實(shí)際工作需求，以免造成浪費(fèi)，做到有用必錄入，無關(guān)少錄入，讓人事檔案管理系統(tǒng)便捷高效，清晰易懂。

2.定期的日常維護(hù)。建立人事檔案系統(tǒng)不是一件一勞永逸的事情，需要定期進(jìn)行對(duì)于系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理維護(hù)與更新。只有經(jīng)常對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)才能確保醫(yī)院人力資源系統(tǒng)的長(zhǎng)期長(zhǎng)效運(yùn)用。

3.檔案的保存與管理。醫(yī)院人事檔案信息化管理是將數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器中，同時(shí)將數(shù)據(jù)備份放置硬盤中，以防服務(wù)器出現(xiàn)問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統(tǒng)，還要對(duì)于原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。做到實(shí)時(shí)系統(tǒng)、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發(fā)生。

4.落實(shí)安全保護(hù)措施。在服務(wù)器與客戶端之間設(shè)置“防火墻”，定期修改服務(wù)器密碼，針對(duì)相應(yīng)管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協(xié)議，明確管理人員和工作人員申請(qǐng)、變更、注銷權(quán)限等。嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，加強(qiáng)人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫(yī)院安全保護(hù)管理的范圍。

（四）加強(qiáng)信息化管理制度建設(shè)。應(yīng)建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關(guān)制度和人事檔案計(jì)算機(jī)使用管理制度，嚴(yán)格落實(shí)，加強(qiáng)監(jiān)管，明確各個(gè)崗位的工作范圍及職責(zé)，規(guī)范檔案管理人員行為。

（五）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。要不斷加強(qiáng)檔案人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作作風(fēng)等方面建設(shè)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、教育培訓(xùn)、外出進(jìn)修等方式實(shí)現(xiàn)管檔人員的基本理論、業(yè)務(wù)技能、工作水平的提升，努力建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍。鼓勵(lì)檔案管理人員在工作中總結(jié)創(chuàng)新工作方法和途徑，促進(jìn)人事檔案工作的不斷發(fā)展。

三、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院人才培養(yǎng)、制定人力資源發(fā)展規(guī)劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫(yī)院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢(shì)下進(jìn)行人事檔案管理改革勢(shì)在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，才能推進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化進(jìn)程。

［1］徐淳，徐曉鳳.關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的思考［J］.中國(guó)科技信息，2011（3）：139-141.

［2］熊江麗，賀琳，田海.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的思考［J］.中國(guó)科技信息，2009（14）：171-172.