干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的必要性

文/內(nèi)蒙古大學(xué)藝術(shù)學(xué)院 楊璐

干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的必要性

文/內(nèi)蒙古大學(xué)藝術(shù)學(xué)院 楊璐

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，干部人事調(diào)動(dòng)比較頻繁，檔案信息變化快，干部人事檔案管理工作也顯得越來(lái)越重要，對(duì)其管理水平的要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前工作的需要。為此，非常有必要認(rèn)真落實(shí)干部人事檔案管理工作，進(jìn)一步研究分析加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的措施，不斷提高人事檔案管理水平，從而加快干部人事檔案管理工作的改革、創(chuàng)新。計(jì)算機(jī)技術(shù)就是一種先進(jìn)、科學(xué)的技術(shù)手段，將其應(yīng)用于干部人事檔案管理工作中，不僅有利于提高管檔人員的工作效率，同時(shí)也可為干部工作以及領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息服務(wù)。本文重點(diǎn)探討了干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的必要性。

干部人事檔案；計(jì)算機(jī)管理；必要性

干部人事檔案真實(shí)地記錄了干部的姓名、年齡、性別、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲情況等資料和信息，這些信息可以為干部評(píng)價(jià)、任免、考察、晉升以及調(diào)動(dòng)等工作提供重要的科學(xué)依據(jù)。干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，相對(duì)于傳統(tǒng)的管理方法，在很大程度上提高了干部人事檔案管理效率以及質(zhì)量，有效地提高了檔案的利用率，同時(shí)又有利于紙質(zhì)檔案的保管，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的時(shí)代要求，是干部人事檔案工作信息化的必然選擇。

一、國(guó)愛信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求

（一）國(guó)家信息化的必然要求。改革開放以來(lái)，隨著干部人事制度改革的不斷深化，人事調(diào)動(dòng)越來(lái)越頻繁，人事信息量不斷增加，檔案內(nèi)容更新?lián)Q代的速度不斷加快，傳統(tǒng)的手工管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代干部人事檔案管理的需要，現(xiàn)實(shí)的工作情況迫切地需要改革。

在以后的發(fā)展過(guò)程中，加快數(shù)字化建設(shè)已成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。隨著一系列信息化檔案管理工作法律法規(guī)的不斷完善，我國(guó)計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)不斷成熟，并且普及到了社會(huì)中的各行各業(yè)，為干部檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造良好的條件，這對(duì)于促進(jìn)干部人事檔案的現(xiàn)代化改革發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）現(xiàn)代組織人事工作的必然要求。傳統(tǒng)的手工管理干部檔案的過(guò)程中，低效率、缺員的矛盾越來(lái)越突出。同時(shí)，隨著人們檔案意識(shí)的不斷加強(qiáng)，檔案思想觀念的不斷改變，傳統(tǒng)手工管理的繁、慢、亂等現(xiàn)象已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的快節(jié)奏。干部人事檔案管理部門在日常管理中，要處理檔案的接收、分類、整理、歸檔、利用等繁重的工作，而手工管理這些繁瑣的事情容易使得工作出現(xiàn)無(wú)序化，最終演變成慢、亂的現(xiàn)象。

現(xiàn)代組織人事工作需要數(shù)字化技術(shù)來(lái)支持，充分利用現(xiàn)有的先進(jìn)設(shè)備，有利于提高工作效率和質(zhì)量，這也是國(guó)家信息化工作的必然要求，從而才能更好地為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理勢(shì)在必行。

二、干部人事檔案規(guī)范化、信息化管理的客觀需要

（一）有利于干部人事檔案的規(guī)范化管理。干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理有利于實(shí)現(xiàn)規(guī)范化地管理，可以及時(shí)、方便地記錄干部檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)的保存、檢索功能，可以更加直觀、方便地查看干部的基本信息。如需要查找某人的檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)查詢其編號(hào)或姓名就能直接快速地將個(gè)人基本信息逐條清楚地顯示出來(lái)，從而提高了工作效率和質(zhì)量。

（二）有利于干部人事檔案數(shù)字信息化管理。實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化的管理，能夠全面地展現(xiàn)出干部本人的具體情況和過(guò)往經(jīng)歷，這樣就有利于干部在選拔任用的過(guò)程中，能夠快速地給領(lǐng)導(dǎo)提供更加全面的信息，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解干部的能力、人生觀、價(jià)值觀、思想品德等，實(shí)現(xiàn)任人唯賢。

干部人事檔案實(shí)行數(shù)字信息化管理，除了能夠快速、全面地提供干部的信息以外，其實(shí)用價(jià)值也很大。近年來(lái)，由于紙質(zhì)人事檔案容易涂改造假的弊端，全國(guó)多地出現(xiàn)干部人事檔案涂改造假現(xiàn)象：2013年，山西太原市質(zhì)量檢驗(yàn)協(xié)會(huì)原秘書長(zhǎng)王紅英，請(qǐng)人為其改寫檔案，將其出生時(shí)間改小兩歲；梅州市技師學(xué)院副院長(zhǎng)鐘立篡改檔案中的工作履歷，違規(guī)獲取公務(wù)員身份……干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理以后，可以直接建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，做到紙質(zhì)和數(shù)字檔案分離管理，這就能夠有效地保證干部個(gè)人檔案材料的真實(shí)性，使得出生時(shí)間、簡(jiǎn)歷、學(xué)歷等涂改造假情況變成不可能，從而保證了干部人事檔案的可靠性，維護(hù)了干部人事檔案的嚴(yán)肅性。而且紙質(zhì)和數(shù)字檔案分離管理可以有效減少檔案材料無(wú)故遺失或者損壞等情況，有效保護(hù)好原始檔案，從而有利于保護(hù)干部人事檔案的完整性和安全性。

干部人事檔案實(shí)行數(shù)字信息化管理有利于提高工作效率。在日常組織人事管理工作中，每年都有大量的考核考察、工資審批等工作，這些工作都涉及干部人事檔案材料的查閱問(wèn)題，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的查閱會(huì)耗費(fèi)大量工作精力和時(shí)間，而通過(guò)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，實(shí)行干部人事檔案數(shù)字化管理，就可以去繁化簡(jiǎn)，通過(guò)電腦就能夠查閱到所需要的相關(guān)信息，有效地提高了管檔人員的工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，為了充分發(fā)揮干部人事檔案的作用，應(yīng)當(dāng)在干部人事檔案管理工作中，積極引入計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，全面提升干部人事檔案管理工作水平。

［1］劉烈韜.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用分析［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012（17）.

［2］劉穎.應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作不斷完善的措施［J］.科技傳播，2011（08）.

［3］陳喜華.干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的必要性［J］.城建檔案，2011（10）.