事業(yè)單位人事檔案管理淺析

文/泉州市科技咨詢服務(wù)中心 馮以珊

事業(yè)單位人事檔案管理淺析

文/泉州市科技咨詢服務(wù)中心 馮以珊

本文論述了事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的問題，探討提出解決方案，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

事業(yè)單位；人事檔案；問題

人事檔案是在組織人事管理活動中形成并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等相關(guān)證明時，都需要使用人事檔案。事業(yè)單位的人事檔案管理是對干部或管理人員在不同階段的學(xué)習(xí)和工作情況的總結(jié)記錄。隨著我國人事制度改革的不斷深入，管好用好人事檔案，對事業(yè)單位及工作人員的發(fā)展至關(guān)重要。

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存問題

（一）管理意識不強(qiáng)。人事檔案管理在事業(yè)單位的日常工作中是比較容易被忽視的環(huán)節(jié)，雖然增加了對檔案工作的投入，但部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理人員對這項工作的重要性認(rèn)識不足，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部片面地認(rèn)為人事檔案工作只是檔案管理人員的事情，輕檔案重業(yè)務(wù)，檔案管理意識不強(qiáng)，檔案知識和檔案法律法規(guī)意識嚴(yán)重缺乏，因而造成了人事檔案資料殘缺、保存方式不規(guī)范等現(xiàn)象的普遍存在，有些單位的人事檔案材料僅有一套卷宗和目錄，案卷質(zhì)量較低，嚴(yán)重影響了人事檔案的完整性。

（二）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。人事檔案關(guān)系到個人的切身利益，是一項復(fù)雜細(xì)致繁瑣的工作，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求比較高。但是由于事業(yè)單位的特殊性，一般單位沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，大部分管理人員是抽調(diào)或是兼職，沒有進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，因此對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，對檔案資料的保密性管理不嚴(yán)格，容易影響到檔案的安全性。

（三）檔案內(nèi)容單一。事業(yè)單位人事檔案的采集工作存在被動接收，沒有主動征集的情況，檔案內(nèi)容主要包括履歷材料、學(xué)籍材料、組織關(guān)系材料、工資材料、任免材料、考核材料等，內(nèi)容單一，無法全面反映一個人的工作能力和綜合素質(zhì)。此外，人事檔案還存在紙質(zhì)材料、綜合檔案、機(jī)關(guān)活動檔案多，聲像檔案、專門檔案、反映問題檔案少的情況。

（四）管理方式落后。目前事業(yè)單位的人事檔案管理方式主要處在傳統(tǒng)模式，以管理人員針對實(shí)體檔案管理的人工管理為主，要花費(fèi)大量的時間和精力進(jìn)行檔案整理和歸檔，查閱檔案過程比較繁瑣，而且容易造成原始資料的損壞和丟失。對計算機(jī)管理方式使用較少。究其原因，除了檔案信息化的硬件設(shè)備不夠外，管理人員年齡偏大，計算機(jī)操作不熟練也是原因之一。

（五）檔案內(nèi)容封閉。一直以來，我國的人事檔案管理制度基本上是在十分封閉的情況下運(yùn)行。對個人政治態(tài)度、學(xué)習(xí)表現(xiàn)、工作業(yè)績的“鑒定”，通常是由本人所在學(xué)?；騿挝坏慕M織做出的，而且鑒定內(nèi)容又多半不與被鑒定人見面，萬一鑒定內(nèi)容出錯，會讓這個錯誤一輩子跟隨被鑒定人，無法改變這個鑒定結(jié)果。因此在大力打造人本政府的今天，建立以人為本、適度開放的人事檔案管理體系，已經(jīng)迫在眉睫，檔案的封閉性已經(jīng)到了非改不可的地步。

二、事業(yè)單位人事檔案管理改善措施

（一）不斷強(qiáng)化檔案意識，扎實(shí)做好檔案管理工作。首先要加強(qiáng)對人事檔案工作的重要性、現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的開展起著重要作用，要爭取得到主管領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與支持，并將人事管理工作納入日常工作計劃，建立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對人事檔案的管理和指導(dǎo)。其次要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高文字和綜合應(yīng)用能力，不斷學(xué)習(xí)認(rèn)識檔案管理軟件知識和計算機(jī)知識。最后要動員和組織全體工作人員加強(qiáng)對個人人事資料的收集、保管、備份，便于人事檔案管理人員的整理歸檔。

（二）加強(qiáng)信息化管理應(yīng)用，提高使用效率。隨著信息化時代的來臨，熟練使用計算機(jī)，建立事業(yè)單位人事檔案信息化管理平臺是大勢所趨。而傳統(tǒng)的人事檔案管理過程中，每年年底都會形成工資臺賬報表、干部任免表、績效考核表等一系列的表格材料，對這些材料的收集、編號、歸檔工作，要耗費(fèi)大量的精力，工作時間長，勞動強(qiáng)度大。因此，對人事檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化和網(wǎng)絡(luò)化管理，充分發(fā)揮現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的強(qiáng)大作用，將文字、圖片、聲像等材料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)保存，在人事管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，使查閱者能夠自行通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時便捷查閱，可以極大地提高檔案信息的利用率和管理人員的工作效率?，F(xiàn)階段我單位的人事檔案已逐步采用網(wǎng)絡(luò)化管理，將人事材料分類歸檔，做好表格設(shè)計并錄入數(shù)據(jù)，后期有新增的人事資料能實(shí)現(xiàn)自動編號，批量管理，一勞永逸。檔案使用信息化管理，不僅可以提高工作效率，而且可以確保人事檔案資料查閱和使用過程中不丟失不損壞，保證檔案信息不泄密。

（三）適當(dāng)開放信息，提高公眾的知情權(quán)。隨著社會的進(jìn)步，個人對檔案知情權(quán)意識也在不斷地提高，有條件地開放人事檔案信息已是大勢所趨。事業(yè)單位人事檔案是對干部個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的真實(shí)記錄，個人有正當(dāng)理由可以隨時申請查看，單位應(yīng)該盡量滿足干部的查檔要求；此外，對一些不涉密但是干部又急需了解的檔案信息可以選擇適當(dāng)公開，憑個人的賬號密碼登錄網(wǎng)絡(luò)查看，既方便又滿足干部的知情權(quán)。

三、結(jié)語

隨著社會信息化程度的不斷深入發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容將不斷得到充實(shí)和完善，其功能也將不斷得到強(qiáng)化和加深。科學(xué)合理地做好人事檔案管理工作，對事業(yè)單位的發(fā)展將有極大的促進(jìn)作用。因此，必須不斷強(qiáng)化檔案管理意識，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息化管理應(yīng)用，讓事業(yè)單位人事檔案更好地發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

［1］馮向陽.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)［J］.檔案管理，2014（208）.

［2］李淑偉.淺議檔案信息自動化系統(tǒng)管理［J］.經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2011（17）.

［3］謝亞曲.對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（6）.