院校的人事檔案管理之我見

文/廣東省肇慶市第六中學 何玉辰

院校的人事檔案管理之我見

文/廣東省肇慶市第六中學 何玉辰

人事檔案管理工作在人們的生活、工作中扮演著重要的角色。它能證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。當今社會曝光了較多的人事檔案弄虛作假現(xiàn)象，給社會造成許多不良影響，本文提出了人事檔案管理中存在的一些問題，并提出相應(yīng)的解決辦法。

院校；人事檔案；管理

隨著改革開放的深入，院校人員流動性加大，實現(xiàn)人盡其才、才盡其用是用人單位和個人的共同愿望，而真實、有序、詳盡的人事檔案正是實現(xiàn)這個重要愿望的關(guān)鍵一環(huán)。因此，做好人事檔案管理，解決好當今院校人事檔案管理中存在的問題，是創(chuàng)建優(yōu)秀知人選人用人平臺的必由之路。

一、人事檔案的作用及其存在的問題

人事檔案工作是檔案工作中的一個重要組成部分，是檔案工作的基礎(chǔ)之一。人事檔案是人事管理活動中形成的以個人為單位組合起來，記述和反映其經(jīng)歷和德才表現(xiàn)并以備考察的文件材料。具體而言，人事檔案是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、資歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。而人事檔案管理則是將這些人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是我們認識、了解、選拔、推薦、使用人員的重要依據(jù)，院校人事檔案管理直接關(guān)系到教師隊伍的建設(shè)和學生培養(yǎng)的質(zhì)量，所以人事檔案管理是一項非常重要的工作。然而，在實際生活中，許多院校在人事檔案管理方面還存在一些不足之處，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

（一）相關(guān)人員對人事檔案管理工作不夠重視。1.一些院校的領(lǐng)導(dǎo)對人事工作的重要性認識不足，使得人事檔案管理在院校的日常工作中經(jīng)常被忽視。具體表現(xiàn)有以下幾點：一是把人事檔案管理當成“哪里需要哪里搬”的磚。只有在選拔干部、晉升職稱時，人事檔案管理的重要性才會被偶然提起；一些領(lǐng)導(dǎo)將抓好人事檔案管理工作掛在嘴邊，卻不見實際行動跟進。二是對人事檔案管理人員的專業(yè)性不加以考察，隨意對待人事檔案管理人員的任命工作，或是隨便指派一人，或讓其他崗位的人員兼職，五年三換，有時甚至對外聘請臨時人員充數(shù)。三是在人事檔案管理方面沒有制定制度或制度不全，沒有保密、責任落實的措施，造成人事檔案亂放、材料不齊、涂改嚴重或作假的現(xiàn)象時有發(fā)生。四是對人事檔案管理硬件投入不足，一些院校沒有專門的人事檔案庫房。有的人事檔案庫房則沒有落實“八防”措施，使得庫房內(nèi)人事檔案的保密性和安全性大受影響。2.有的教師對人事檔案工作不夠重視。近年來，各種重大的教學科研項目對檔案的依賴度越來越高，因此教師們有必要充分利用其所在院校的人事檔案系統(tǒng)，如實記錄自己的教科研成果，作為評比等相關(guān)活動的依據(jù)。然而，有的教師在實際上并沒有認真對待人事檔案工作。他們在取得教科研成果后，僅對相關(guān)申報材料進行科技類別或教學類別的歸檔，而并沒有將重要的獲獎資料（證書副本、獎金證明等情況）復(fù)印副本交人事部門存入其個人檔案，造成其個人檔案中業(yè)績獎項缺失，難以全面反映教師的能力水平。另一方面，個人檔案若掛靠上述的相關(guān)部門，可從開始保管的時間起計算連續(xù)工齡，而自行保管將使這一部分教師的工作情況考核記錄缺失，本可以計入連續(xù)工齡的時間就此被浪費，直接影響到作為職稱評比、待遇提升的重要標準的工作經(jīng)驗認定。

（二）院校人事檔案管理方式陳舊，信息化程度不高。1.院校人事檔案當中的紙質(zhì)檔案在保存和利用的過程中易產(chǎn)生安全隱患。這些紙質(zhì)檔案在長時間保存以及反復(fù)參閱的過程中容易出現(xiàn)字跡模糊不清、紙張變脆的現(xiàn)象，嚴重者甚至導(dǎo)致原件損壞，嚴重影響人事檔案的完整性。2.相對落后的手工管理模式仍是院校人事檔案管理的主流。人事檔案管理一直沿用臺賬式手工、半手工的模式進行管理，查詢檢索仍以手工目錄為主，因此檢索工作能否順利完成嚴重依賴于庫房管理人員的業(yè)務(wù)水平。手工管理也導(dǎo)致人事檔案信息化程度偏低，嚴重地制約了檔案資料的合理利用，導(dǎo)致人事檔案的信息資源價值得不到實現(xiàn)。3.人事檔案與其他類別的檔案混放在一個庫房，不作專門管理。這種管理的方式很容易造成人事檔案資料的泄露或丟失，也違反了中組部對人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定。4.近年，人事檔案進行了兩次改版，對各院校提出了人事檔案數(shù)字化的要求。但大部分電子文件對于介質(zhì)類型、數(shù)據(jù)環(huán)境、備份方式、貯存和工作環(huán)境均缺少必要的說明，為實際管理工作帶來許多操作上的問題，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫的效能不能有效發(fā)揮。

二、解決人事檔案管理問題的方法

（一）強化人事檔案管理的意識，建立健全人事檔案管理制度。1.強化院校領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案管理的意識，使各級領(lǐng)導(dǎo)逐步認識人事檔案管理的重要性，把人事檔案工作列入重要的工作內(nèi)容，結(jié)合本院校工作實際，制定與之相符的人事工作制度。其中建立和健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。并將制度有效貫切落實，且經(jīng)常檢查，確保各項制度的執(zhí)行。2.加大對人事檔案管理的力度，遏制弄虛作假現(xiàn)象的發(fā)生。維護人事檔案材料完整，檔案信息真實，是檔案保管的主要任務(wù)。對當今社會普遍存在的“三齡一歷”（出生時間、工作時間、入黨時間、學歷）檔案前后記錄不一致或存在疑問的情況，要進行檢查、核對，并按中組部文件的相關(guān)規(guī)定進行審查、核定、補充說明，確保檔案的真實性和準確性，堅決遏制人事檔案中弄虛作假現(xiàn)象。做到分工明確、責任到人、定期檢查、有錯必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅追究填寫（涂改）人的責任，還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責任，從源頭防止人事檔案信息失真、失實情況的發(fā)生。同時，對篡改人事檔案的人員，必須讓其付出沉重的代價：篡改的人事檔案一律不予認可；在提拔用人方面也不予以考慮，因為為官首選是“德”。只有這樣才能真正重視人事檔案，并保證人事檔案在德、能、勤、績、廉方面能全面、真實地反映個人的情況。

（二）加強人事檔案管理的投入，實現(xiàn)其管理科學化、信息化。人事檔案管理的目的，就是令檔案能夠真實全面地反映一個人的德、能、勤、績、廉等情況，為知人、選人、用人提供最有力的依據(jù)。圍繞這個目的，需提升和加強以下三個方面：1.提升檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理人員除需要具備文書學、檔案管理學、檔案保護技術(shù)學等專業(yè)知識以外，還要掌握一定的經(jīng)濟、法律、外語等學科的文化知識，特別要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。善于應(yīng)用信息技術(shù)，是檔案信息化時代的要求。只有管理人員有較高的素質(zhì)，才能保證人事檔案內(nèi)容精煉、全面、真實，才能跟上信息化建設(shè)的步伐。2.加大檔案管理硬件的投入，確保人事檔案的安全。防止材料損壞，是科學有序的保管、高效利用檔案材料的前提和保證。因此庫房建設(shè)要嚴格執(zhí)行國家檔案管理的規(guī)定，實施“三鐵”和“八防”。這樣，才能有效地保障人事檔案的安全。3.加強人事檔案的安全保密工作。檔案工作，安全重于泰山。國家檔案局提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，對保障各類實體檔案的安全、檔案內(nèi)容公布的安全，以及檔案在網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的安全，分別制定了相應(yīng)防范措施，為消除各類不安全因素提供了相應(yīng)標準。這是人事檔案工作中必須遵守的安全原則。

三、總結(jié)

人事檔案管理是一個綜合性的課題。全社會信息化建設(shè)步伐的不斷加快，給人事檔案管理工作帶來了極大的機遇和挑戰(zhàn)，在現(xiàn)今信息化檔案管理的環(huán)境下，如何充分發(fā)揮人事檔案自身的特點和優(yōu)勢，為院校提供高質(zhì)量的、全方位的檔案信息服務(wù)，是當前人事檔案管理工作的重要任務(wù)。本文提出了適用于院校人事檔案管理的方法，為人事檔案管理提供了借鑒思路，同時也推進了該領(lǐng)域信息化建設(shè)的步伐。

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［2］梁健平.談院校檔案信息化管理的建設(shè)［J］.廣東檔案，2013（04）.

［3］趙海英.人事檔案管理淺議［J］.黑龍江檔案，2013（06）.