探析水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的思考

文/湖北省漳河工程管理局 劉祖銀

探析水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的思考

文/湖北省漳河工程管理局 劉祖銀

轉變水利檔案的管理方式，引進先進的信息管理技術，發(fā)揮出紙質檔案、電子檔案的現(xiàn)代管理功能，是目前水利檔案管理的重點和難點。本文在分析水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的基礎條件、制約因素的基礎上，重點探究水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的措施。

水利；檔案管理；傳統(tǒng)；現(xiàn)代

水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的過程中，必會遇到各種制約因素，阻礙水利檔案管理工作的開展。因此，需采取有效的措施將其解決，以此促進水利檔案管理工作現(xiàn)代化的推進。

一、傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的基礎條件

水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變，需具備的基礎條件有：一是法律保障。從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的基礎，就是得到相應的法律保障。二是技術措施。水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變，需以過硬的技術為前提。三是人才保障。人才是水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的重要條件。

二、傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的制約因素

（一）管理方法落后。傳統(tǒng)的水利檔案管理工作，其重點在于紙質檔案的管理，部分基層的水利檔案管理工作人員主要采取手工收集、整理檔案，對于檔案的編目、查閱、存檔等工作，依然采取老舊落后的方法，無法適應信息化的計算機檔案管理方式。同時傳統(tǒng)的水利檔案管理技術、思路等，存在一定的缺陷，因此，導致基層的水利檔案管理人員不會主動研究管理知識和技術。

（二）客觀制約因素。水利項目存在建設周期較長、檔案內容較繁瑣等特點，自項目的論證、設計到實施，再到項目竣工，周期1～10年不等，并且在施工過程中，還會根據(jù)實際情況進行適當調整，導致項目信息固化成紙質或者做成電子文檔等的工作比較復雜、冗長。

（三）主觀制約因素。部分水利檔案管理的工作人員并未正確認識自己的工作，也未明確管理地位，將其看作整個水利管理工作的末端，認為其不會影響水利項目的運行，導致檔案管理和水利建設的其他管理脫節(jié)，最終造成檔案資料的收集工作滯后，檔案信息傳遞存在漏洞，影響整個水利項目的工作進展。

三、水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的措施

（一）更新和完善水利檔案管理制度。針對水利檔案管理方法落后、管理制度不健全的問題，也是為了提高水利檔案管理的效率和質量，增強水利檔案資料的安全性，水利單位需重點加強水利檔案管理制度的更新、完善，具體方法有：一是健全水利檔案的保密制度：部分水利科研的成果及水利基礎數(shù)據(jù)等均具有一定的保密性，尤其是水利科研成果，是具備專利性的。二是實施檔案管理崗位責任制度：對水利檔案管理實施崗位責任制，并完善管理問責制度，以此提高檔案管理工作人員的管理意識。三是注重宣傳水利檔案管理的重要性：認識到檔案管理工作的重要性，是做好水利檔案管理的前提條件，因此，水利單位需通過講座、會議、視頻等方式，幫助水利檔案管理人員提高對本工作的重要性認識。

（二）強化水利檔案資料的整理。在水利檔案的收集、整理的過程中，不同的水利項目可采取分階段采集、追蹤采集的采集方式；檔案材料的整理項目，具備較強的目標性，且采集的速度較快，這是為了預防出現(xiàn)久時不采集導致的缺漏；對于形成周期長的水利材料，可在分段采集的過程中規(guī)劃出采集的每個時間段，保留水利信息的初始資料，以確保水利檔案的完整性。

（三）實施水利檔案管理信息化建設。對于電子文件的處理，需規(guī)范統(tǒng)一，從而簡化檔案管理的工作量，具體的建設內容有：一是引進信息技術、網(wǎng)絡技術及數(shù)據(jù)庫等方面的優(yōu)秀人才，以提升整個檔案管理部門的信息技術含量。二是為現(xiàn)有的管理人員提供進修、在職培訓的機會，幫助其提升計算機技術的操作能力，并強化其信息意識，使其能在工作中運用信息管理技術，實現(xiàn)水利檔案管理的科學性。三是制定有效的激勵機制，以調動工作人員的工作積極性，提高工作質量，進而優(yōu)化水利檔案管理隊伍。

（四）注重檔案隊伍建設。檔案管理人員需正確認識自身的工作地位，不斷學習先進的計算機技術，充實自身。同時水利單位需重點建設一支信息化建設的技術型、管理型的人才隊伍，具體的方法有：一是打破封閉、落后的檔案管理工作格局，將水利檔案管理工作推向社會，強化水利單位內部的協(xié)調能力，為檔案管理創(chuàng)造較好的工作環(huán)境；二是重點培養(yǎng)檔案管理人員的信息意識，從而讓檔案管理人員能在工作中全面運用信息資源的相關理論，并對檔案的信息資源進行綜合開發(fā)和科學管理。

（五）實現(xiàn)水利檔案資源的安全保護和共享。水利檔案資源建設的具體內容為：一是做好檔案機房門、窗的防盜工作，并對信息管理系統(tǒng)加密，嚴防計算機遭遇病毒侵襲，必需安裝防病毒卡。二是加強對檔案管理工作人員信息安全意識培養(yǎng)，增強其安全責任意識。三是實現(xiàn)部分水利檔案資料的資源共享，并積極吸納其他水利單位的先進經(jīng)驗和技術，促進自身檔案管理工作的開展，提高工作質量。

四、結束語

對水利檔案管理實施現(xiàn)代化建設，為其發(fā)展創(chuàng)造較好的條件，是水利檔案管理接軌社會的必然選擇，也是推進水利事業(yè)管理的重要前提，更是提高水利檔案信息技術和服務水平的主要方式。

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