信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新與實(shí)踐探討

文/陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司培訓(xùn)中心 惠宇紅

信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新與實(shí)踐探討

文/陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司培訓(xùn)中心 惠宇紅

眾所周知，現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，是網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)民眾的生活和工作正產(chǎn)生著越來(lái)越大的影響，同時(shí)信息管理和信息的公開(kāi)使用已成為社會(huì)發(fā)展水平和科技水平的象征，而檔案作為一種信息資源，逐漸受到了越來(lái)越多人的關(guān)心和重視，并且對(duì)其的要求也在不斷提高，相應(yīng)的，如何提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量逐漸成了相關(guān)專業(yè)人士重點(diǎn)關(guān)注和重視的問(wèn)題之一。因此，本文就信息時(shí)代給檔案管理工作提出的新要求進(jìn)行了論述，分析了當(dāng)前檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的必要性，探究了信息時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理工作的措施，以期能夠從根本上提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。

信息時(shí)代；檔案管理；要求；必要性；創(chuàng)新；措施

一、信息時(shí)代給檔案管理工作提出的新要求

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展以及民眾對(duì)檔案重視和要求的逐漸提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)暴露出諸多弊端，已經(jīng)不適合現(xiàn)代信息社會(huì)的需求，所以了解和掌握信息時(shí)代給檔案管理工作提出的新的要求是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，也是現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展的需要，通過(guò)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，信息時(shí)代給檔案管理工作提出的新要求主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

首先，從制度層面來(lái)看，基于信息時(shí)代下的檔案管理需要制定和完善新的制度規(guī)范，要根據(jù)信息化時(shí)代下高效率、高質(zhì)量等基本的特點(diǎn)來(lái)制定相關(guān)的制度規(guī)范，同時(shí)，需要嚴(yán)格按照既定的制度規(guī)范來(lái)完成檔案管理工作，還要在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善相關(guān)的制度規(guī)范，提高其實(shí)用性和適用性。

其次，從績(jī)效層面來(lái)看，基于信息時(shí)代下的檔案管理工作需要利用網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)健全檔案管理的內(nèi)容，提高檔案管理工作的績(jī)效，充分向其他先進(jìn)的國(guó)家汲取經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建具有自己的信息化檔案管理體系。

此外，從表現(xiàn)形式層面來(lái)看，基于信息化的檔案管管理工作是政府及相關(guān)企業(yè)走向信息化管理的重要標(biāo)志，所以需要嚴(yán)格和細(xì)化電子文檔和重要電子文件的管理工作，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，減少信息時(shí)代給其帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和壓力。

二、當(dāng)前檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的必要性

從現(xiàn)代社會(huì)發(fā)發(fā)展的要求來(lái)看，現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及到生活和工作的各個(gè)領(lǐng)域，檔案信息網(wǎng)上在線服務(wù)功能的建立是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展以及需求的重要舉措之一，而且檔案管理的信息化有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)化、數(shù)字化和法制化，從而能給檔案使用者提供更加便利的條件。

從檔案管理工作的實(shí)質(zhì)來(lái)看，檔案管理工作的開(kāi)展是為了以《檔案法》為相關(guān)的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)檔案文件信息的整理、著錄、檢索以及保護(hù)，為檔案的使用者以及決策者提供更加真實(shí)可靠的檔案信息，是一項(xiàng)十分重要和必不可少的工作，近年來(lái)，隨著信息量的不斷增加以及需求的不斷增多，如何有效地降低檔案管理工作人員的壓力，提高檔案資源信息的利用率逐漸成了相關(guān)工作人員重點(diǎn)關(guān)心和重視的問(wèn)題之一，而信息化的檔案管理能夠有效地解決上述問(wèn)題；此外，現(xiàn)階段檔案管理機(jī)構(gòu)都配有相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備，而且各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門(mén)之間也建立了通信網(wǎng)絡(luò)，在很大程度上便利了信息化的檔案管理工作，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有效的先決條件。

三、信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作的措施

（一）提高檔案管理人員創(chuàng)新的意識(shí)。眾所周知，檔案管理工作的開(kāi)展和運(yùn)行都離不開(kāi)高素質(zhì)的人才，所以要想在信息時(shí)代下提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量，首先就要提高相關(guān)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和綜合素質(zhì)，即一方面要增強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作的敏感程度和認(rèn)知水平，提高其對(duì)檔案管理工作的重視程度。另一方面，要提高自身的綜合素質(zhì)，使自己擁有良好的職業(yè)道德、較高的責(zé)任意識(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和兢兢業(yè)業(yè)的工作精神；此外，要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，既要提高自身的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，也要提高自身信息化技術(shù)的掌握程度，在實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的基礎(chǔ)上，提高信息化檔案管理工作的績(jī)效。

（二）創(chuàng)新服務(wù)方式。服務(wù)方式的創(chuàng)新也是基于信息時(shí)代，提高檔案管理工作績(jī)效的關(guān)鍵，這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)首先要?jiǎng)?chuàng)建檔案館網(wǎng)站，及時(shí)地將收集到的數(shù)據(jù)和信息實(shí)現(xiàn)電子化和網(wǎng)絡(luò)化。其次，要?jiǎng)?chuàng)建“電子檔案數(shù)據(jù)中心”，將各個(gè)部門(mén)和單位的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)有條件的網(wǎng)上查詢和共享。此外，要在線收集相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和資料，開(kāi)展在線服務(wù)模式，提高檔案資源的利用率，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的服務(wù)價(jià)值。

（三）適當(dāng)擴(kuò)大檔案管理的范圍。信息時(shí)代下，檔案管理工作已經(jīng)不是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行保管，還是檔案信息的提供者和佐證者，更是檔案信息的交流中心，所以適當(dāng)擴(kuò)大檔案管理的范圍也是信息時(shí)代的必然要求，所以檔案管理機(jī)構(gòu)一方面可以發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)、興辦相關(guān)的服務(wù)實(shí)體。另一方面，可以加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)橫向的聯(lián)合，建立完善的信息共享系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。此外，還可以創(chuàng)建有效的反饋機(jī)制，改善檔案信息的利用方式，加強(qiáng)檔案信息資源的科學(xué)合理性。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，信息時(shí)代下，在給檔案管理工作提供了更多的機(jī)遇的同時(shí)也給其帶來(lái)了更多的壓力和挑戰(zhàn)，如何充分地利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是相關(guān)工作人員共同追求的目標(biāo)，也是需要相關(guān)工作人員一直努力的方向和目標(biāo)。本文愿意拋磚引玉，希望能夠使更多的人關(guān)注和重視信息時(shí)代下的檔案管理工作。

［1］伍震.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新［J］.速讀旬刊，2015（10）.

［2］唐雄，劉煥寶.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新［J］.華東科技：學(xué)術(shù)版，2015（09）.