淺談數(shù)字化對(duì)檔案管理的影響

文/天津市河北區(qū)市容園林委 楊亞楠

淺談數(shù)字化對(duì)檔案管理的影響

文/天津市河北區(qū)市容園林委 楊亞楠

隨著社會(huì)文化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案的建設(shè)與管理越來(lái)越受到重視。并且，在信息化浪潮的背景之下，檔案的信息化管理成了必然的發(fā)展趨勢(shì)。本文主要分析了電子信息化對(duì)檔案管理的影響。

電子信息化；檔案管理；影響

隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子信息技術(shù)已悄然進(jìn)入檔案管理的范疇，使檔案管理發(fā)生了巨大的變化，為檔案工作者提出了一個(gè)新課題。

首先是機(jī)關(guān)檔案載體的轉(zhuǎn)變。政務(wù)網(wǎng)開(kāi)通后實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)全程管理，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞和處理。在機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，定期聽(tīng)取檔案工作的匯報(bào)。了解現(xiàn)狀，提出要求。指導(dǎo)和解決檔案數(shù)字管理工作中存在的實(shí)際困難和問(wèn)題。非常關(guān)心和支持檔案工作，想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金，配備先進(jìn)設(shè)備，關(guān)心重視、積極培養(yǎng)檔案專(zhuān)業(yè)人才，把檔案數(shù)字化管理納入工作規(guī)劃之中。為此有效地推動(dòng)了檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)程。在區(qū)檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，按照“創(chuàng)一流、爭(zhēng)第一”的工作目標(biāo)，認(rèn)真按照區(qū)檔案局的工作要求，加大檔案管理力度，在人力、財(cái)力和物力上給予必要的保證，通過(guò)建章立制，完善各項(xiàng)管理，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，投入資金安裝了《超星文檔管理系統(tǒng)》。它是一套集文件收發(fā)、文件管理、自動(dòng)歸檔、文檔編目、檔案管理，一次錄入多次利用，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理功能，使檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

其次在機(jī)關(guān)檔案保管上也有所改變。此時(shí)機(jī)關(guān)檔案的保管不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的機(jī)關(guān)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。委領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作擺上議事日程，在辦公用房和經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，專(zhuān)門(mén)騰出一間辦公室作為檔案室，投入資金一萬(wàn)余元安裝了檔案專(zhuān)用的密集架、掃描儀、刻錄機(jī)，得到完備的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的支持。并配置相應(yīng)的高性能的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。運(yùn)用先進(jìn)的管理系統(tǒng)提高檔案工作現(xiàn)代化水平。對(duì)室藏的文書(shū)檔案的永久卷進(jìn)行全文掃描、目錄連接、全文信息管理工作。提高了檔案數(shù)字化管理水平，對(duì)檔案進(jìn)行全文信息管理。在連續(xù)4年900天的市容環(huán)境綜合整治工程中，委領(lǐng)導(dǎo)選派2名同志成立資料組，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)照片和影像資料的收集、整理，4年來(lái)，對(duì)環(huán)境整治工程的每一條道路、每一個(gè)公園、臟亂點(diǎn)位、社區(qū)保留下的1300多G的整治前、施工中、整治后的照片和影像資料也將成為記錄我區(qū)市容環(huán)境整治歷史和檔案留存的寶貴財(cái)富。

最后為機(jī)關(guān)活動(dòng)提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案建設(shè)的根本目的在于利用，只有把檔案有效利用好，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的效益和價(jià)值。為此，我們從完善檢索體系入手，按照《全宗指南編制規(guī)定》要求，編制了檔案全宗指南及各門(mén)類(lèi)的案卷目錄和文件目錄，方便檔案查找利用；同時(shí)，每年堅(jiān)持編寫(xiě)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、專(zhuān)題文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等編研，主動(dòng)為全委工作服務(wù)。多年來(lái)，我們充分發(fā)揮檔案信息資源作用，為我委工作順利進(jìn)行提供了大量翔實(shí)可靠的檔案資料，取得很好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。利用檔案資料，多渠道爭(zhēng)取市、區(qū)專(zhuān)項(xiàng)資金，有力地保證了各項(xiàng)工程的落實(shí)，在奮戰(zhàn)300天市容環(huán)境綜合整治工作中，我委檔案工作者本著對(duì)歷史、對(duì)人民群眾高度負(fù)責(zé)的精神對(duì)工程檔案進(jìn)行了全面地整理，通過(guò)對(duì)工程施工中新、舊照片對(duì)比；錄音錄像檔案整理，文件材料保存歸檔等檔案工作的及時(shí)收集整理反映了工作面貌，按時(shí)上報(bào)天津市市容環(huán)境綜合整治指揮部。利用檔案材料爭(zhēng)取資金，在工程施工過(guò)程中由市市容園林委首先撥付部分啟動(dòng)資金，經(jīng)工程驗(yàn)收合格后將剩余的大部分資金予以撥付，利用檔案為河北區(qū)奮戰(zhàn)300天市容環(huán)境綜合整治工程創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益。《環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望》《濱海市容》《天津行政管理》《天津日?qǐng)?bào)》《今晚報(bào)》《城市快報(bào)》《每日新報(bào)》《渤海早報(bào)》等對(duì)我區(qū)重點(diǎn)工程建設(shè)進(jìn)行了專(zhuān)題報(bào)道。營(yíng)造了我區(qū)干事創(chuàng)業(yè)的濃厚氛圍，利用檔案資料創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

總結(jié)我區(qū)的城市管理工作，我們主要有三點(diǎn)體會(huì)：一是利用檔案資料必須善于搶抓機(jī)遇。機(jī)遇稍縱即逝，客觀地判斷形勢(shì)、實(shí)事求是地分析有利條件和不利因素，抓住機(jī)遇就能干成一番事業(yè)。二是必須提高工作標(biāo)準(zhǔn)。工作標(biāo)準(zhǔn)的高低不僅關(guān)系到工作質(zhì)量、工作水平，而且直接關(guān)系事業(yè)的成敗。三是利用照片檔案創(chuàng)社會(huì)效益。

伴隨著電子時(shí)代的到來(lái)，機(jī)關(guān)檔案管理也伴隨著機(jī)關(guān)信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。機(jī)關(guān)檔案工作者對(duì)電子檔案的來(lái)源與形成的關(guān)注由原來(lái)的內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國(guó)內(nèi)乃至國(guó)際范圍內(nèi)的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。

在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好機(jī)關(guān)檔案信息資源的收集和保管，更多地要了解機(jī)關(guān)需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容。一方面配合現(xiàn)代機(jī)關(guān)管理手段，檔案人員應(yīng)同機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)業(yè)人員一道，建立機(jī)關(guān)信息資料庫(kù)。另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，主動(dòng)地、全過(guò)程地提供政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、高效的、多功能的、靈活的檔案信息管理體系。

［1］姚鳳琴.分析檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題與對(duì)策［J］.華章，2012（19）：23-24.

［2］趙燕.淺談檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益［J］.中國(guó)商界（下半月），2010（08）：15-16.

［3］劉曉培.機(jī)關(guān)檔案收集的思考［J］.天津檔案，2013（06）：16-18.