論檔案的數(shù)字化與媒體化建設(shè)

文/長沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處檔案室 李揚(yáng)

論檔案的數(shù)字化與媒體化建設(shè)

文/長沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處檔案室 李揚(yáng)

隨著科技的發(fā)展，檔案的數(shù)字化與媒體化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，大數(shù)據(jù)在檔案管理建設(shè)當(dāng)中的地位越來越顯得尤為重要，它對(duì)于拓寬檔案的管理工作，提升檔案工作的效率，擴(kuò)大檔案宣傳的影響區(qū)域以及增強(qiáng)檔案原件的保存工作都有著非常重要的意義。文章就新媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案工作的意義進(jìn)行分析研究，旨在為新的環(huán)境下的檔案工作更好地開展提供一些可行性的建議和策略。

檔案管理；新媒體；數(shù)字化

眾所周知，檔案是歷史最原始的記錄以及憑證，對(duì)于文化傳承的作用是非常大的，也是社會(huì)實(shí)踐工作的記錄，它更是各類社會(huì)機(jī)構(gòu)以及相關(guān)組織發(fā)展、決策的重要依據(jù)。因此，從這些方面看來，其社會(huì)功效也是不可低估的。

一、新媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案工作的意義

（一）拓展檔案管理工作以及宣傳方式。以往的檔案管理基本上是一種粗放的人力管理，這種管理方式效率低下，工作量大、利用效率不是很高，也極少能夠達(dá)到很廣泛的宣傳效果。而新媒體技術(shù)在檔案管理中的不斷運(yùn)用能夠很大程度上拓寬其管理方式，促使以往的單一的管理模式朝著多元化的方向發(fā)展，檔案工作的形式以及其內(nèi)容都得到了很大的豐富和發(fā)展，顯示出了諸多比傳統(tǒng)檔案管理方式更多的優(yōu)勢(shì)和特性。數(shù)字化的操作使得檔案管理的效率得到了極大的提升，不僅僅節(jié)省了諸多的人力、物力和財(cái)力，也能夠方便檔案管理的及時(shí)鑒別以及查閱等，而且通過網(wǎng)絡(luò)等媒體使得檔案的宣傳方式得到了極大的拓展。此外，以往的那種紙質(zhì)檔案的查閱以及信息的獲取是比較困難的，需要在卷帙浩繁的文庫中慢慢地查找，耗費(fèi)了很大的力氣，而將檔案信息由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為機(jī)讀，更多的讀者就能夠根據(jù)自己的需要快速而有效地查閱到自己想要的檔案信息。

（二）大力提高檔案工作的效率。傳統(tǒng)檔案工作最大的缺點(diǎn)就是時(shí)效性較差。紙質(zhì)檔案的收集以及整理工作主要是通過檔案管理人員收錄、登記、建檔、標(biāo)注等途徑開展的，這種方式十分的機(jī)械、單一且工作量較大。在查找檔案的時(shí)候，必須由工作人員在眾多的檔案庫中慢慢地尋找，這個(gè)過程十分地復(fù)雜和緩慢，十分地費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率也不高。數(shù)字化檔案的管理則可以大幅度的縮短查找檔案的時(shí)間，其查找卷宗的形式和方法也是多種多樣的，檔案管理工作的效率就會(huì)明顯地得到提高，而且由于新媒體的交互性等特點(diǎn)，檔案的宣傳力度將會(huì)加大，宣傳的形式也將會(huì)不斷地更新，能夠使得眾多的讀者找到自己需要的檔案，極大地?cái)U(kuò)大了檔案的影響效率。其實(shí)，所謂的檔案數(shù)字化，就是要實(shí)現(xiàn)“無圍墻的檔案”，讓更廣泛的讀者都能夠足不出戶，及時(shí)方便地找到自己需要的檔案信息。

（三）擴(kuò)大檔案宣傳的影響區(qū)域。關(guān)于檔案的宣傳影響效果，對(duì)以往傳統(tǒng)的檔案管理工作方式來說，它的主要的交流與宣傳途徑基本上以檔案管理部門自身所創(chuàng)辦的一些內(nèi)部刊物為主，這種管理宣傳方式雖然能夠在其內(nèi)系統(tǒng)之中部實(shí)現(xiàn)一定的集思廣益，而對(duì)于讀者的影響，受益程度卻是非常有限的，主要就是限制在本地區(qū)、本機(jī)構(gòu)之中。而數(shù)字化檔案的推廣以及運(yùn)用，極大地拓展了檔案宣傳以及影響的區(qū)域，從當(dāng)初較小范圍的圈子當(dāng)中解脫出來，將檔案信息的開放性、公眾性等優(yōu)勢(shì)展現(xiàn)得淋漓盡致，借此來不斷擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響力，進(jìn)一步提高檔案的自身價(jià)值。

二、新媒體環(huán)境下檔案服務(wù)的策略

（一）創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，確立新媒體環(huán)境下檔案媒體意識(shí)。要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，就必須積極創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，而引入社交媒體進(jìn)入檔案工作和服務(wù)當(dāng)中就是創(chuàng)新檔案服務(wù)理念的一個(gè)表現(xiàn)。第一，應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，大力挖掘、整合以及創(chuàng)新檔案資源，積極實(shí)現(xiàn)“以人為本”的新型服務(wù)理念，從服務(wù)大眾的理念出發(fā)，堅(jiān)持通過做好數(shù)字化檔案工作為大眾提供便利的服務(wù)。第二，大力提升自身的媒體意識(shí)，制定出一整套的關(guān)于數(shù)字化檔案實(shí)施的方針政策以及一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，努力搭建政府機(jī)構(gòu)與檔案管理機(jī)構(gòu)之間的交流平臺(tái)。

（二）調(diào)整檔案管理機(jī)制，保證新媒體環(huán)境下檔案服務(wù)效果。數(shù)字化檔案的開展，需要改變以往的“自上而下”的檔案行政管理模式，推動(dòng)數(shù)字化檔案平臺(tái)的搭建。相關(guān)部門必須意識(shí)到數(shù)字化檔案的重要意義和作用，適應(yīng)現(xiàn)代化科技的發(fā)展，積極創(chuàng)新檔案的管理以及宣傳方式，大力調(diào)整檔案部門內(nèi)部的管理工作機(jī)制，努力通過數(shù)字化檔案的實(shí)施為廣大檔案需求者提供便捷的服務(wù)。

（三）增強(qiáng)檔案資源支持，夯實(shí)新媒體環(huán)境下檔案服務(wù)基礎(chǔ)。數(shù)字化檔案的良好發(fā)展需要眾多的檔案資源的大力支持，首先，大力投入網(wǎng)絡(luò)專題數(shù)據(jù)庫模塊的開發(fā)，積極強(qiáng)化檔案資料的整理、匯編、檢索、傳遞等工作，促進(jìn)本部數(shù)據(jù)庫平臺(tái)與其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的交流與互動(dòng)。

三、結(jié)語

數(shù)字化檔案工作必將是未來檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，必將得到更廣范圍的運(yùn)用。新媒體時(shí)代，應(yīng)該大膽實(shí)踐，積極創(chuàng)新，對(duì)檔案數(shù)字化具有充分的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的數(shù)字化技術(shù)的創(chuàng)新，使得當(dāng)前的檔案事業(yè)與時(shí)代同步，努力促進(jìn)我們國家數(shù)字化檔案工作的迅速發(fā)展。

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