傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊分析

文/河北省承德市興隆縣六道河鎮(zhèn)政府 秦立新

傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊分析

文/河北省承德市興隆縣六道河鎮(zhèn)政府 秦立新

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理形式有所變化，電子檔案管理是隨著信息技術(shù)發(fā)展興起的檔案管理形式。本篇文章從操作環(huán)節(jié)和操作內(nèi)容上對傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理的利弊進(jìn)行對比分析。

傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；利弊

一、從操作環(huán)節(jié)分析傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊

（一）檔案收集歸檔。傳統(tǒng)檔案收集歸檔是將有查考價值的文件材料收集齊全后按照類型、來源、內(nèi)容、形式進(jìn)行分類組卷。歸檔時間通常分兩種，行政類文件一般為第二年上半年歸檔，科技類文件項目結(jié)束后即可歸檔。傳統(tǒng)檔案收集歸檔初期工作量較少，非常直觀，易于辨認(rèn)，但材料歸檔周期長。電子檔案接收歸檔比傳統(tǒng)檔案管理稍復(fù)雜，檔案管理人員在接收到文件的第一時間或一定周期內(nèi)對文件進(jìn)行編號、標(biāo)注分類、標(biāo)注主題詞等，電子檔案生成后利用局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)傳輸給檔案上級管理部門或存貯。電子檔案歸檔與傳統(tǒng)檔案管理相比多些工作量，不過這種方式能更好地保證檔案的完整性，而且更利于檔案管理的下個環(huán)節(jié)的工作，而且文件歸檔的周期短，檔案信息的時效性更佳。

（二）檔案鑒別整理。傳統(tǒng)檔案價值鑒定其實在歸檔前已經(jīng)開始了，歸檔前文件材料已經(jīng)進(jìn)行了資格審查，并逐份逐頁地審查文件以判明其保管價值和保管期限，歸檔后還需進(jìn)行價值復(fù)審。傳統(tǒng)檔案鑒別過程復(fù)雜且嚴(yán)格，最終檔案記錄的信息質(zhì)量比較高，不過也因此，檔案數(shù)量會受限。電子檔案會從內(nèi)容和技術(shù)兩方面對其保存價值進(jìn)行判斷和預(yù)測，對于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對其保存價值發(fā)生直接的影響，因此除了按照傳統(tǒng)檔案鑒別原則對其內(nèi)容評判外，還要對其可讀性、有無病毒等方面進(jìn)行技術(shù)分析。電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的調(diào)閱查詢整序，檔案鑒別整理的整體工作效率會比較高，相同時間內(nèi)處理的檔案量會大很多，檔案的信息質(zhì)量不如傳統(tǒng)檔案高。

（三）檔案存貯。傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理最明顯的差別之一是檔案存貯方式。傳統(tǒng)檔案存貯需要大量人力物力，而且以上投入還是持續(xù)性的，這不僅僅是資源上的消耗，隨著時間變化，檔案不斷累積，新舊檔案的融合、舊檔案的應(yīng)用也會受到影響。電子檔案形態(tài)多樣化了，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。而這些電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快的特點，所需存儲空間小，有效地節(jié)約了檔案占用的空間。 不過電子檔案具有特殊的重復(fù)性和可逆性，可進(jìn)行無痕跡修改。這個特性便于糾正檔案歸類錄入時的錯誤，但難以保證檔案的原始性和真實性，在這方面，傳統(tǒng)檔案管理反而有優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案更改會留下痕跡，而且更改流程繁雜，倒能更好保存檔案的原始性和真實性。

（四）檔案應(yīng)用。在檔案應(yīng)用方面，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比有了非常大的變化。傳統(tǒng)檔案由于物理限制，查詢翻找某份檔案的工作量大，而且需要到當(dāng)?shù)氐臋n案藏館，且一份檔案只能被當(dāng)時接觸到的人瀏覽。電子檔案則沒有這些限制，網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，不僅信息傳輸速度較傳統(tǒng)檔案管理有大幅度提高，而且不受空間的限制，手機(jī)、電腦等網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)公開檔案的多人群多地域的訪問。但是電子檔案是將信息數(shù)字化，它有著對設(shè)備的依賴性，必須滿足其運(yùn)行條件。而且它并非是直讀的。傳統(tǒng)檔案應(yīng)用則沒有運(yùn)行條件，接觸到即可瀏覽。

二、從操作內(nèi)容分析傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊

（一）檔案信息的真實性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案鑒別審核嚴(yán)格，一旦形成內(nèi)容和形式基本不再變化，保管得當(dāng)，原始性和真實性容易保證。電子檔案建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，數(shù)字化信息易于刪改變化，載體多樣，單從內(nèi)容、形式和載體特征難以確定檔案的原始性和真實性。而且檔案電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，轉(zhuǎn)化的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實，信息內(nèi)容出錯的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。

（二）檔案管理的操作性。傳統(tǒng)檔案歸檔、整理、應(yīng)用全為實體人工操作，工作量繁雜龐大。電子檔案管理以先進(jìn)的信息技術(shù)，而且現(xiàn)在有很多信息處理軟件，這對于批量處理信息大有幫助，大大降低了同任務(wù)下檔案管理的工作量。不過，電子檔案管理工作方式與傳統(tǒng)檔案管理相比更為專業(yè)化，它對管理人員有較高的素質(zhì)要求。操作人員不僅要有檔案管理的專業(yè)技能，還要有計算機(jī)及多種軟件的操作技能。

（三）檔案管理的安全性。傳統(tǒng)檔案文件材料多為紙質(zhì)，需防水防火防蟲防蛀。如果措施完善，不出意外，能很好地保證檔案的完整性。電子檔案是數(shù)字化信息，沒有上述存貯安全隱患。但電子檔案存儲載體多，數(shù)據(jù)程序復(fù)雜，部分程序出錯易影響整個檔案信息庫的安全性。此外，應(yīng)用信息技術(shù)，就不能完全避免計算機(jī)的安全隱患——病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。公開檔案的開放瀏覽端口也可能成為非法篡改檔案的入口。因此，電子檔案管理雖沒有傳統(tǒng)檔案管理的物理擔(dān)憂，但需要從計算機(jī)技術(shù)方面加強(qiáng)防護(hù)，以保證檔案的安全。

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