淺議學(xué)院辦公室工作
——基于人—機—環(huán)境系統(tǒng)視角

文/西安科技大學(xué)電氣與控制工程學(xué)院 孫雪花

淺議學(xué)院辦公室工作
——基于人—機—環(huán)境系統(tǒng)視角

文/西安科技大學(xué)電氣與控制工程學(xué)院 孫雪花

針對學(xué)院辦公室管理的特點，引入人-機-環(huán)境系統(tǒng)，構(gòu)建了基于人-機-環(huán)境系統(tǒng)視角的辦公室工作體系。從人-機-環(huán)境系統(tǒng)的角度分析了學(xué)院辦公室工作中“人”“機”“環(huán)境”各自的作用，最后得出結(jié)論，要使學(xué)院辦公室工作良性發(fā)展并且富有成效，不僅要發(fā)揮人、機、環(huán)境各要素本身的性能，尤其是辦公室工作中“人”的作用，更要注意這三大要素之間的相互關(guān)系、相互作用、相互影響。

辦公室工作；人-機-環(huán)境系統(tǒng)；工作體系

高校學(xué)院辦公室是一個學(xué)院的行政黨政綜合部門，它處于連接學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院全體教工及學(xué)校相關(guān)職能部門的一個重要地位，學(xué)院辦公室主要負責(zé)信息接收傳達處理、黨政工作文件撰寫、會議報告請示整理、學(xué)院印章保管、活動組織檢查督促、對外接待及其他相關(guān)工作等。學(xué)院辦公室工作涉及的范圍廣，工作內(nèi)容雜而凌亂、遇到的問題多而敏感，因此溝通協(xié)調(diào)服務(wù)就成為學(xué)院辦公室工作的重點和亮點。學(xué)院辦公室是一個學(xué)院的標(biāo)志和代表，辦公室工作是整個學(xué)院工作的窗口、樞紐及后方保障基地。近些年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展、科技的突飛猛進及大環(huán)境大形勢的發(fā)展轉(zhuǎn)變，學(xué)校對于學(xué)院辦公室的工作也提出了新的發(fā)展目標(biāo)及新的發(fā)展要求，那么如何滿足新的發(fā)展目標(biāo)和要求，如何改進辦公室工作方式，如何提升辦公室工作質(zhì)量，是所有辦公室工作人員都值得深思的問題。鑒于此，就需要創(chuàng)建一個良性的辦公室工作體系。

一、學(xué)院辦公室工作體系與人-機-環(huán)境系統(tǒng)相似性分析

（一）人-機-環(huán)境系統(tǒng)簡介。所謂人-機-環(huán)境系統(tǒng)，是指由人、機和環(huán)境三要素所構(gòu)成的一種復(fù)合系統(tǒng)。人-機-環(huán)境系統(tǒng)主要強調(diào)要正確合理地處理人、機、環(huán)境三大要素的關(guān)系，并且深入研究三大要素之間關(guān)系最優(yōu)的一門科學(xué)。人-機-環(huán)境系統(tǒng)的研究對象是人、機、環(huán)境，研究目的是把人、機、環(huán)境三者有機結(jié)合，充分地發(fā)揮人的作用，最大限度地為人提供他所需的機和環(huán)境，并且使人的工作效率達到最高。人-機-環(huán)境系統(tǒng)中的人是指活動的主體，是指作為工作主體的人，人應(yīng)該始終有意識、有目的地操縱物（機器、物質(zhì)）和控制環(huán)境，同時又接受其反作用；人-機-環(huán)境系統(tǒng)中的機，是廣義的機，是指人所控制的一切對象的總稱，它包括勞動工具、勞動手段、機器（設(shè)備）等所有與人相關(guān)的物質(zhì)因素；人-機-環(huán)境系統(tǒng)中的環(huán)境是指人、機共處的特定工作條件，包括自然環(huán)境、人造環(huán)境和社會環(huán)境等。

（二）辦公室工作體系中的“人-機-環(huán)境”系統(tǒng)簡介。在學(xué)院辦公室工作中，也包括有人、辦公設(shè)備和辦公環(huán)境。這一系統(tǒng)中的人是指學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室工作人員、學(xué)院教師及學(xué)校其他相關(guān)部門人員等；辦公設(shè)備泛指一切與辦公室工作相關(guān)的設(shè)備，比如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、電話及一切相關(guān)辦公用品等。辦公設(shè)備是辦公室工作能夠順利進行的前提和保障；辦公環(huán)境是指一切作用和影響辦公室工作的各種因素的綜合，主要包括人文環(huán)境和自然環(huán)境，具體來說，是指辦公室工作體系中所有辦公室工作人員所處的環(huán)境。這里的人文環(huán)境包括教育、教學(xué)及學(xué)校人機關(guān)系等；自然環(huán)境包括辦公室所在位置、辦公室布局、辦公室內(nèi)部的裝修設(shè)計及室內(nèi)光線空氣等。辦公環(huán)境是整個辦公室工作系統(tǒng)不可缺少的因素，該系統(tǒng)的最終目的是使整個學(xué)院的辦公、教學(xué)有序地發(fā)展，從根本上提高學(xué)院整體的影響力和凝聚力。

二、人-機-環(huán)境系統(tǒng)理論與學(xué)院辦公室工作體系耦合模式分析

通過該論文第一部分相似性的分析可知，學(xué)院辦公室工作體系可以作為一個人-機-環(huán)境系統(tǒng)。辦公室工作體系中各因素相互聯(lián)系、相互制約，共同構(gòu)成一個復(fù)雜的人機環(huán)境系統(tǒng)。為使該系統(tǒng)的綜合效能發(fā)揮至最佳，為使該系統(tǒng)能夠正常有序地發(fā)展，需要對系統(tǒng)中的人、機和環(huán)境進行功能分配，并充分發(fā)揮其各自作用。

（一）“人”的功能。在學(xué)院辦公室工作體系下的人-機-環(huán)境系統(tǒng)中，“人”所起的作用，主要是溝通、協(xié)調(diào)、傳達。學(xué)院辦公室作為一個學(xué)院黨政行政綜合部門，人所起的作用主要是信息接收傳達、溝通協(xié)調(diào)及做好服務(wù)等，具體來說，就是要為學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院老師及學(xué)校相關(guān)職能部門做好各項服務(wù)工作。而所有這些就必須要求辦公室工作人員把“服務(wù)大局、服務(wù)集體、一切以集體利益為重”作為一個學(xué)院辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，做好溝通、協(xié)調(diào)、傳達。

（二）“機”的功能。在學(xué)院辦公室工作體系下的人-機-環(huán)境系統(tǒng)中，“機”所起的作用是為辦公室工作人員提供知識，提供各類信息，“機”的好壞直接影響到辦公室工作人員的工作效果。結(jié)合學(xué)院辦公實際應(yīng)用的背景環(huán)境，機（各類辦公設(shè)備）應(yīng)是實施和保障學(xué)院辦公教學(xué)活動的所有硬件、軟件的統(tǒng)稱，是學(xué)校建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是實施辦公教學(xué)活動的基本手段。信息化時代，辦公裝備的水平已經(jīng)成為學(xué)?，F(xiàn)代化的重要標(biāo)志，以信息技術(shù)裝備為支撐的現(xiàn)代辦公教學(xué)，不僅需要辦公室工作人員角色、辦公模式等的轉(zhuǎn)變，更需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師的實踐參與，與教師互動，與知識信息互動，與承載辦公信息的辦公裝備互動。

（三）“環(huán)境”的功能。環(huán)境是辦公室工作的客觀因素及外部條件，環(huán)境是構(gòu)成辦公室工作完整體系的重要組成部分，并對整個學(xué)院的辦公與教學(xué)產(chǎn)生重要影響，辦公室工作體系中環(huán)境因素影響到人與機各自功能的發(fā)揮，它的作用貫穿與整個辦公教學(xué)過程。辦公室工作環(huán)境作為辦公人-機-環(huán)境系統(tǒng)中環(huán)境的因素，其對人的發(fā)展起著潛移默化的作用。以系統(tǒng)論的觀點來看，辦公環(huán)境是一種相對于辦公中人的外部條件因素，首先，辦公環(huán)境是指圍繞人周圍的一切情況、條件和事務(wù)，這些情況、條件和事物能夠作用于人，并對人造成一定的影響。其次，辦公環(huán)境是指辦公中人-機-環(huán)境系統(tǒng)賴以存在和發(fā)展的全部外部條件的總和，包括校園物質(zhì)環(huán)境如學(xué)校建筑、辦公室設(shè)施等，以及社會心理環(huán)境，如人際關(guān)系、校風(fēng)院風(fēng)等。

三、結(jié)語

綜上分析可知，學(xué)院辦公室工作體系就是一個簡單的人-機-環(huán)境系統(tǒng)，對于學(xué)院辦公室工作體系來說，要使學(xué)院辦公室工作效果達到最佳，既要充分發(fā)揮人-機-環(huán)境各個要素的功能，尤其是“人”的協(xié)調(diào)、溝通、傳達功能，又要注重整個系統(tǒng)的功能。所以要想把學(xué)院辦公室工作干好，要想成為一名合格的辦公室工作人員，辦公室工作體系中“人”的作用是至關(guān)重要的，這里的“人”必須是一個負責(zé)內(nèi)務(wù)的管理員，是一個上情下達、下情上報的信息員，是一個會出主意、出好主意的參謀員，是一個學(xué)院和隊伍形象的通訊員。辦公室工作體系中的“人”要做好會撰寫黨政文件的文書角色，要做好聯(lián)系內(nèi)外，溝通上下，協(xié)調(diào)左右的中介角色，要做好領(lǐng)導(dǎo)及單位的代言角色，要做好學(xué)院外聯(lián)絡(luò)的外交角色。

總之，要想把辦公室工作做好做得有特色，并且能夠取得一定顯著成效，就需要在以后的工作中繼續(xù)努力學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新、勇于開拓、不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)；就必須要充分發(fā)揮辦公室工作體系中“人”的作用。既然決定從事這份工作，就要熱愛這份工作，就一定要保持一種寧靜淡泊的心境，就要充滿激情并且有耐心，就要勇敢面對辦公室繁雜工作的挑戰(zhàn)，快樂地生活，愉悅地工作，努力開創(chuàng)學(xué)院辦公室工作的新局面。

［1］王曉春.淺談辦公室人際關(guān)系的協(xié)調(diào)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2011（2）：43.

［2］孫雪花等.從人-機-環(huán)境系統(tǒng)理論的角度淺析外語教育體系［J］.廣西教育學(xué)院學(xué)報，2011（2）：177 -181.

［3］郭秀紅.新形勢下政府辦公室工作淺議［J］.山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報，2006（6）：141-142.