檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量與安全控制

文/貴州師范大學(xué)檔案館 吳建鳳

檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量與安全控制

文/貴州師范大學(xué)檔案館 吳建鳳

檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字檔案館、實現(xiàn)檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，而掃描是檔案數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)，為了便于檔案信息化工作的開展以及檔案信息的保管與開放利用，必須從每一個細節(jié)對檔案數(shù)字化掃描工作進行質(zhì)量與安全控制，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作保質(zhì)保量完成。

檔案；數(shù)字化；質(zhì)量控制；安全控制

2013年10月，楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館建設(shè)推進會上的講話中，通報了部分檔案館（室）的數(shù)字化建設(shè)情況，并表明面對大數(shù)據(jù)時代的機遇和挑戰(zhàn)，全面推行數(shù)字檔案館建設(shè)的要求和決心。建設(shè)數(shù)字檔案館，檔案數(shù)字化掃描是基礎(chǔ)，是前提，是一項需要投入大量人力物力，程序非常復(fù)雜的大工程，要想順利完成這項工程，有許多棘手的問題需要解決。其中，數(shù)字化掃描進程中的質(zhì)量與安全問題，是檔案數(shù)字化得以順利開展，數(shù)字檔案館建設(shè)走上健康、持續(xù)發(fā)展道路首先要解決的問題。

一、檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量控制

檔案數(shù)字化加工采用流水作業(yè)，即按工序進行人員分組，并根據(jù)各工序加工總量進行人員配置。雖然工序繁多、內(nèi)容復(fù)雜，但各工序人員獨立操作，確保每個加工人員的職責分工，從而對每一個細節(jié)進行質(zhì)量控制。

（一）掃描前的質(zhì)量控制。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描前有一項重要的基礎(chǔ)性工作，是對館藏紙質(zhì)檔案的價值、原整理情況、破損情況等進行的一次重新梳理和界定，通過拆卷、修復(fù)、整理等對原有紙質(zhì)檔案進行掃描前的整理。

1.調(diào)卷。以年度為單位，由檔案人員從庫房將需要掃描的紙質(zhì)檔案原件調(diào)出到加工場地，存放到臨時庫房。加工公司工作人員對領(lǐng)取檔案材料進行逐卷清點、核對、登記。

2.核對。工作人員對領(lǐng)取的檔案材料按照年度、機構(gòu)、目錄號、件數(shù)逐件、逐頁進行核對，如有缺漏及時通知檔案人員，清點無誤后雙方在“檔案交接單”上簽字確認。

3.整理。領(lǐng)取檔案后，工作人員要逐頁檢查檔案是否編號，有無漏編錯編，沒有編號的用黑色簽字筆重新編號，漏編或者錯編的在原來的基礎(chǔ)上改正；順序排列是否正確，如不正確重新排列；裝訂物影響掃描工作的檔案材料經(jīng)檔案人員同意后拆除裝訂物，并不能損壞檔案；對于紙張破損影響掃描的先進行修復(fù)，根據(jù)掃描需要進行糾正、平整、分頁等處理。

4.目錄對接。檔案材料與檔案管理系統(tǒng)內(nèi)目錄進行檢查核對，看是否一一對應(yīng)，若有錯漏，重新編制或者在原來的基礎(chǔ)上添加。

二、掃描工作中的質(zhì)量控制

掃描工作是整個數(shù)字化工作的核心環(huán)節(jié)，主要包括紙質(zhì)檔案掃描、圖像預(yù)處理、圖像處理、圖像質(zhì)檢、圖像掛接。為了確保整個檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，必須嚴格按照標準對掃描階段每個流程進行質(zhì)量把關(guān)，把握每個流程質(zhì)量控制點。

（一）檔案掃描。加工公司應(yīng)根據(jù)紙張幅面、破損程度確定采用相應(yīng)規(guī)格型號的掃描儀。紙張狀況良好的采用高速掃描儀以提高掃描速度，對于紙張狀況較差且年代較為久遠、破損比較嚴重的應(yīng)采用平板快速掃描儀。掃描時，應(yīng)確保紙張內(nèi)容全面，放置端正且避免與前后紙張發(fā)生重疊。

（二）圖像預(yù)處理。對掃描后的圖像在分配給圖像處理人員進行圖像處理前，首先進行自動的批量的圖像預(yù)處理，預(yù)處理工序包括傾斜校正，去除黑邊、雜點，文字效果增強等。預(yù)處理后的圖像傾斜校正率在90%以上，較大面積地去除黑邊、雜點，大大減少后續(xù)工作的工作量。

（三）圖像處理。 圖像處理人員在預(yù)處理完成后，逐一檢查該批次圖像文件，即對掃描后的圖像文件進行100%檢查，對圖像進行去網(wǎng)紋、去噪、去黑邊及糾偏等處理，確保圖像信息與原檔案內(nèi)容完全一致，包括正文內(nèi)容、頁眉頁腳、手寫注釋、印章等。所有掃描留下的黑線、指印或陰影部分都必須清除干凈。對于分開掃描的圖像進行拼接，確保圖像完整性。

（四）圖像質(zhì)檢。質(zhì)檢人員對處理后的圖像文件進行抽檢，比例不低于50%，質(zhì)檢后的圖像質(zhì)量合格率在99%以上。質(zhì)檢合格的圖像文件進入下一工序，不合格圖像則交由掃描人員及圖像處理人員進行返工。

三、掃描完成后的質(zhì)量控制

掃描完成后，還有圖像掛接、掛接質(zhì)檢、檔案整理、數(shù)據(jù)備份、驗收等一系列工序，雖然檔案掃描環(huán)節(jié)已完成，但如果不注重后續(xù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，之前做得再好也是徒勞，因為掃描完成后的一系列工作涉及檔案的利用、檔案信息的安全等，因此，后續(xù)工作也是馬虎不得。

（一）圖像掛接。掛接人員將掃描校對完成后的合格檔案圖像文件在檔案管理系統(tǒng)下，按照與卷內(nèi)文件目錄一一對應(yīng)的方式進行掛接，掛接后的圖像文件必須與該卷中的實物檔案順序一致，確保檔案條目數(shù)據(jù)與圖像文件的對應(yīng)關(guān)系，掛接準確率為100%。

（二）掛接質(zhì)檢。掛接質(zhì)檢這一工序直接影響到數(shù)字化工作完成后檔案人員對檔案的利用，因此不能忽視。不僅要檢查條目數(shù)據(jù)與圖像的對應(yīng)關(guān)系，還應(yīng)檢查每張圖片的正確性、可讀性、完整性及技術(shù)處理是否符合要求。

（三）檔案整理。掃描后的檔案整理應(yīng)比掃描前的檔案整理要求更高、標準更嚴，涉及原文順序的核對、破損紙張的修復(fù)與托裱、不合格裝訂物的更換或采用“三孔一線”裝訂法裝訂，做到安全、準確、無遺漏，不允許有壓字、缺頁、裝訂不齊、方向不正、順序顛倒、脫頁以及卷皮與卷內(nèi)目錄和原文不符的情況發(fā)生。描完成的檔案數(shù)據(jù)進行備份。備份介質(zhì)一般為一次性寫入光盤或移動硬盤，至少備份兩套數(shù)據(jù)。

（五）驗收。驗收包括每天歸還案卷時的檢查核對，即加工人員當天領(lǐng)卷當天歸還，檔案人員根據(jù)每天調(diào)卷情況對所歸還案卷的卷數(shù)、件數(shù)等進行檢查核對，以及整個數(shù)字化掃描工作結(jié)束后的成品驗收。成品驗收是一次性的總體驗收，是對整個數(shù)字化工作質(zhì)量的關(guān)鍵把控。要求嚴格按照相應(yīng)標準進行驗收，內(nèi)容包括：檔案整理規(guī)范性、目錄錄入準確率、檔案材料掃描質(zhì)量、圖像處理質(zhì)量、圖像掛接正確率、破損材料的修復(fù)、移交數(shù)據(jù)完整性、檔案實體的完整性等。對于驗收合格的雙方簽署“成品數(shù)據(jù)提交清單”，驗收不合格的由加工人員立即當場修改。

四、檔案數(shù)字化掃描安全控制

隨著檔案信息化工作的不斷推進，檔案數(shù)字化成為趨勢，勢必會產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，電子數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，極大地節(jié)約了人工成本、提高了工作效率，同時數(shù)字化過程中的安全控制不得不予以高度重視。為了確保檔案掃描過程中紙質(zhì)材料和電子數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)從提供良好的軟硬件環(huán)境、加強人員安全意識、建立健全檔案信息安全制度入手。

（一）提供良好的軟硬件環(huán)境。為了保證檔案數(shù)字化掃描安全、正常進行，良好的軟硬件環(huán)境是基礎(chǔ)，其中，計算機機房各項基礎(chǔ)設(shè)備，服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換機、空調(diào)、除濕機以及其保障，只有確保各項硬件安全設(shè)施的正常運轉(zhuǎn)，才能保障檔案信息管理系統(tǒng)的正常運行。同時要加強檔案庫房、加工場地的“八防”工作，確保檔案實體、信息的安全。

（二）重視安全保密教育，增強人員安全意識。數(shù)字化掃描開始前，與加工公司簽署項目保密承諾書，對加工人員進行上崗前安全保密培訓(xùn)，增強其安全責任意識。對每一道工序?qū)?yīng)人員職權(quán)進行細化，明確分工，增強責任感。在加工場地張貼安全保密法則，規(guī)定加工人員不得私自帶入移動存儲工具。數(shù)字化工作完成后，加工公司應(yīng)對數(shù)字化成品信息載體或復(fù)制件予以返還、銷毀或永久刪除。

（三）建立健全檔案信息安全制度。建立健全有關(guān)電子文件歸檔管理、檔案數(shù)字化、檔案信息保密、檔案信息化建設(shè)等方面的制度，從制度上對忽視檔案信息安全、庫房安全、精神麻痹大意的行為進行管制和約束，置數(shù)字化工作于制度保障的環(huán)境中，注意數(shù)字化掃描工作的風險防范與警示。建立不定期巡查制度，對檔案庫房和加工場地進行安全隱患排查，對電子信息進行不定期抽檢，對加工人員進行不定期的安全保密教育。

［1］李紅梅，張棟.紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作探析［J］.檔案學(xué)研究，2015（04）.

［2］周耀林，陳師鞠，趙躍.論檔案數(shù)字化工程質(zhì)量的控制［J］.浙江檔案，2015（08）.