新形勢下檔案管理系統(tǒng)的設計和研究

文/阜陽師范學院 林文芹

新形勢下檔案管理系統(tǒng)的設計和研究

文/阜陽師范學院 林文芹

檔案對于企業(yè)發(fā)展具有重要的憑證價值，傳統(tǒng)的檔案管理工作龐雜而繁復，隨著目前社會電子政務的發(fā)展，本文在論述檔案管理系統(tǒng)的內容和要求的基礎上，對檔案管理系統(tǒng)的設計上嘗試提出采用服務器建立一個更加完善的管理系統(tǒng)，提高檔案工作效率，為新形勢下檔案管理系統(tǒng)與電子科技技術有效結合進行探究，逐步實現檔案管理系統(tǒng)科學化、信息化、有效化。

檔案管理系統(tǒng)；設計；研究

目前在社會企業(yè)中逐漸推廣電子政務的應用，對應的信息化檔案管理系統(tǒng)的構建也逐步完善，電子智能化成為未來社會企業(yè)檔案系統(tǒng)設計的目標。就目前而言，檔案管理工作繁瑣而復雜，傳統(tǒng)的紙張式檔案管理模式以人工為主，存在著多方面的問題，往往導致文件資料收集和管理工作的混亂。其次手工進行整理編寫檢索的過程中，速度緩慢，準確率低，費時費力。另外在日常生活中對外部門進行查詢資料原件頻率較高，依靠傳統(tǒng)手工方式借閱檔案難免造成檔案丟失或損壞，如此看來，傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)工作在企業(yè)中不能有效發(fā)揮應有的作用。以此為出發(fā)點，本文針對傳統(tǒng)檔案信息管理的弊端，為適應社會電子政務的發(fā)展趨勢，將新型檔案管理系統(tǒng)的設計與實現結合起來，使之有效化、數字化、科學化。

一、檔案管理系統(tǒng)內容

（一）資料收集與存儲。檔案事關企業(yè)的生產、發(fā)展等重大問題，因此對企業(yè)資料全面認真收集并存儲是企業(yè)檔案工作中的重大環(huán)節(jié)，只有建立行之有效的檔案收集方法，完善檔案存儲機制才能確保檔案管理的安全度，有力發(fā)揮檔案部門管理的作用，得以在企業(yè)行政工作中開展鑒定、保管、編研等下一步發(fā)展工作。

（二）資料查詢。目前網上的檔案管理系統(tǒng)多用于登記或編撰工作，而實際查詢、借閱功能鮮少有用，降低了檔案在信息化時代的管理功能。隨著“互聯網+”時代的到來，企業(yè)對于數字化的發(fā)展迫在眉睫，而檔案管理工作的核心即是檔案信息資源的快捷化。當操作員在進行查詢工作時只要通過計算機的檢索便可得到直觀效果，逐漸從傳統(tǒng)繁瑣的檔案整理工作中擺脫出來，觀察近些年檔案管理的不斷整合，越來越多的企業(yè)已完善局域網，不僅對資料能夠快速地分門別類，且存儲數據可以加以備份，方便日后查詢或保存，提高管理安全性。

（三）功能全面化。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的目標是實現企業(yè)信息管理的自動化、有效化，檔案管理服務于企業(yè)全體人員，為企業(yè)實現信息保存、考勤記錄、企業(yè)考核、檔案存取、出具證明等各項服務，另外還可以保存或修改人事資料，如個人信息、家庭情況、工作經歷、職稱評定等記錄。除了針對企業(yè)單個員工管理，同樣可以一部門為單位進行管理，增加、修改或刪除部門，建立部門的聯系方式、負責人、名稱等內容。

二、檔案管理系統(tǒng)設計要求

企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)設計是為了規(guī)范內部檔案管理工作，提升信息使用快捷度，從而提高企業(yè)整體管理水平，所以對檔案管理系統(tǒng)設計的性能提出更高的要求。具體目標分兩類，第一非功能性需求，第二安全性需求。

非功能性：1.系統(tǒng)的反應速度。高效化已是當今社會發(fā)展的重要標準，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的目標主要是能夠實現管理工作的有效化，管理者和使用者沒有足夠時間等待系統(tǒng)的反應，因此在系統(tǒng)設計中尤其是應用軟件的編制中需要采用先進的網絡技術，不定期提升系統(tǒng)速度。2.人機界面。合理舒適的人機界面能夠使得操作者清晰快速地得到信息，最大限度發(fā)揮管理效率。3.系統(tǒng)高度融合性。檔案管理系統(tǒng)在未來企業(yè)不斷發(fā)展調整下，需要配合企業(yè)經濟的步伐，充分考慮到系統(tǒng)的拓展功能，根據日常所需添加或刪除有關功能，配置一套行之有效的升級系統(tǒng)勢在必得。如遇到系統(tǒng)數據受損，系統(tǒng)可將自行備份的數據提取出來進行恢復和使用，能夠集中維護受損數據；界面安排應圍繞極簡風格設計，提倡明確的有效圖形引導操作，并設計部分高效率、高使用率的快捷鍵配合，實現一鍵操作模式；系統(tǒng)在設計之初需要充分考慮其延展性，包括軟硬件的架構，架構升級，系統(tǒng)各部分模塊設計，待管理模塊的功能設計等，以及平臺的災備機制、拓展機制都需要初期的合理考量；系統(tǒng)數據格式在條件允許的情況下應保持與原有數據格式相同，以便提升后期數據交換的能力；系統(tǒng)在使用的過程中應具備一定的容錯能力，針對用戶的錯誤操作系統(tǒng)應進行智能化識別，自動引導用戶操作正確信息。

安全性：系統(tǒng)的安全度包括內外兩大環(huán)境。外部環(huán)境安全主要是指機房環(huán)境、機房溫濕度把控、工作人員的安全、網絡軟硬件設施等。就系統(tǒng)本身而言，最主要是關于系統(tǒng)的備份部分和防火墻的架設，以此保障軟件系統(tǒng)能夠提升可靠度和完整性，且在各類環(huán)境中都需要完善災備機制，以便在突發(fā)狀況時可以及時有效地應對處理。內部環(huán)境安全主要指在軟件開發(fā)初期必須有專業(yè)人員對產品代碼進行確認，保證軟件后期使用的合法性，避免軟件漏洞而導致授權用戶出現無法使用的情況。在系統(tǒng)運行過程中，物理設施在具備良好的熱備能力外能夠提供操作員安全的數據備份和回滾機制，定期對數據信息自動備份，以防在數據丟失后還能最大限度找回原先備份，進行數據恢復。

另外在軟件安全性方面考慮到數據的正確使用，需提供一套統(tǒng)一的保護方法，從三點因素切入：1.容錯性。上文提到當用戶操作失誤產生錯誤數據時，系統(tǒng)應提供對方一定的正確提示，即軟件容錯機制，使用戶能夠重新驗證進入。2.安全環(huán)境。系統(tǒng)設計首要考慮前提應從多層次安全性出發(fā)，包括數據備份、防火墻、用戶權限等措施，防止數據信息輕易泄露；對系統(tǒng)軟硬件故障突發(fā)狀況，需要增加相應的應急方式，保障網絡處理的及時性。對系統(tǒng)外來未經授權的訪問有相應阻攔，形成獨立的安全管控機制，確保授權用戶能夠長期合理使用。3.運行性。系統(tǒng)在初期理論設計中應具有抵抗非法入侵的考慮，物理層面做到無單點故障情形，并設定數據信息備份功能；系統(tǒng)在備份操作中應支持定期性主動備份和不定期手動備份兩種方式，確保數據丟失或損壞的情況下最大限度保留數據的最近記錄，實現數據完整恢復。

三、檔案管理系統(tǒng)設計

（一）模塊設計。一般企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要包括四個模塊：第一，用戶身份認證，員工的賬戶與密碼可由各企業(yè)提供或設定，在用戶登錄驗證后即可進入企業(yè)檔案管理的界面。第二，發(fā)文企業(yè)管理，即發(fā)表檔案的企業(yè)相關信息。第三，現行文件管理模塊，即已發(fā)布文件的模塊、添加文字或圖形的模塊等。第四，歷史文件管理，即查看歷史過往文件。管理系統(tǒng)的四大模塊均可應用網頁動態(tài)達到效果。

（二）數據庫設計。這里所說的數據庫主要指用戶數據，用戶數據包括用戶名與密碼，即企業(yè)檔案管理部門工作人員的相關信息。工作人員進入管理頁面前需身份驗證，通過后方可進入管理文件。當用戶正常登錄時為保證其安全性sessjon對象中通常會使用一個變量保存相應的用戶名；如用戶非正常登陸時，用戶欄變量為空，頁面轉為強制登錄界面。第二為文件數據，包括一般屬性和附加屬性。一般屬性包括檔案信息建立與歸檔的時間、信息名稱、信息字號及相關類別。附加屬性包括檔案文件類型、文件狀態(tài)，即檔案文件按照圖形或文本的形式提交，文件公開或保密的形式保存。

一般企業(yè)檔案信息都是繁雜而隨著時間不斷累加的，如果檔案文件的呈現都以文本的形式經人工管理，那么管理工作效率必然會降低，檔案的服務性、便捷性很難全部發(fā)揮出來，因此我們需將管理檔案系統(tǒng)與現今電子科技發(fā)展有效結合，通過源文件掃描后整合為電子數據上傳保存即可。

（三）系統(tǒng)設計。檔案管理系統(tǒng)中各項元素均通過不同的動態(tài)網頁來實現，檔案工作管理人員、檔案用戶與檔案管理系統(tǒng)、后臺數據庫之間的交互實現了企業(yè)管理和文件管理的作用。添加和修改頁面一般較為相似，其中數據控件在修改頁面中為初始值，而在添加頁面中顯示為空值，因此兩個頁面可以在同一頁面中實現，而區(qū)別引用具體的頁面時可使用LIRL后的查詢字符串。工作管理人員在操作管理檔案數據的同時同樣需要注意一些問題：如管理人員提交完整的數據前需在客戶端驗證，保證數據的準確度；待數據提交后需要再次驗證確保數據無覆蓋。

另外對相關圖形文件操作時需要處理一些問題：第一對圖形或文件的修改，這一部分是文件管理中較難處理的環(huán)節(jié)，修改時通常會上傳新圖片，與原先圖片同時顯示，但新圖片的大小和數量并未完全確定，這樣就會造成檔案管理界面排列錯亂的現象，因此該檔案系統(tǒng)中只有刪除圖形或文件的功能，而沒有修改功能。對于添加圖形文件的功能，我們無法確定圖片數量和大小，即不能把握文件上傳的數量，這時我們可以選擇進入添加文件的頁面，向服務器提交一份有關圖片等數量的數據文件，而服務器通過數據傳遞生成相應數量的文件進行上傳，我們通過計算機程序從數據的顯示中分離出圖片具體信息或使用特定的文件上傳到組即可。第二客戶端驗證，針對此問題我們采用Microsoft Visual InterDev作為系統(tǒng)開發(fā)時的工具，通過服務器端腳本實現客戶端腳本。Microsoft Visual InterDev工具對某對象的屬性方法可自動處理，加快了編程速度，提升了系統(tǒng)準確度，同時能將檔案中的某些關鍵點不同標注顯示，在閱讀中帶給人們便捷性。

四、檔案管理系統(tǒng)設計意義

檔案管理系統(tǒng)設計對于任何企業(yè)來說都有非常重要的意義，在檔案中可以查看企業(yè)過去發(fā)展的任何重要節(jié)點，因此檔案管理系統(tǒng)的設計和更新不僅能夠提升企業(yè)工作管理的有效率，而且作為一份參考依據能夠在未來的企業(yè)決策中起到至關重要的作用。其次，研究企業(yè)發(fā)展與信息資料間的關系，需要通過信息數據的梳理，將業(yè)務過程產生的成果進行梳理編輯成為電子文件形式，替代傳統(tǒng)紙質文件容易丟失或破損的情況，為企業(yè)和個人提供更快捷的服務功能。進一步來看，實現電子化文件的管理需要依托良好的網絡基礎環(huán)境，同時建立企業(yè)實物歸檔資源與電子歸檔資源的從屬關系，電子化管理補充實物管理的弊端，是實物資料歸檔的索引數據，增大了數據中心的權威性。最后需要提醒的是，對于一份完整的檔案管理系統(tǒng)設計首要實現安全性，檔案信息系統(tǒng)中往往記錄最重要的相關企業(yè)內部信息，如管理系統(tǒng)有漏洞，人員管理不到位，則可能導致企業(yè)信息的泄露，給企業(yè)的發(fā)展帶來不可估量的損失，總之，檔案管理系統(tǒng)與電子科學技術兩者間的關系是發(fā)展現代化檔案系統(tǒng)設計的重要的目標。

五、結語

檔案是企業(yè)在社會與生產活動的過程中形成的具有使用價值的相關材料，是一個企業(yè)的重要信息庫。在國外，檔案管理信息化已在眾多發(fā)達國家內得到廣泛推廣，逐步實現了傳統(tǒng)檔案信息的現代化轉變，并進一步思考在電子系統(tǒng)設計的基礎上做更深層的探究。反觀國內，在眾多類型的企業(yè)需求前，檔案管理系統(tǒng)仍然是管理工作的弱項，檔案工作管理繁雜而龐大，在進入21世紀后，國家提出了檔案信息化建設的基本內容和要求，對檔案系統(tǒng)建設注入了一股強大動力，也是我國檔案管理系統(tǒng)挺進現代科技化道路的里程碑，逐步促使檔案管理系統(tǒng)與先進計算機技術相結合，全面發(fā)揮檔案管理的作用，同時對檔案管理工作的規(guī)范有長遠意義。

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