大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作研究

文/武漢工程大學(xué)法商學(xué)院 彭明威

大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作研究

文/武漢工程大學(xué)法商學(xué)院 彭明威

隨著大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的高速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人類社會已悄然從“IT時代”跨入“DT時代”。“數(shù)據(jù)”是“DT時代”的命脈，數(shù)據(jù)終極的意義在于預(yù)測未來，使檔案工作深受大數(shù)據(jù)的洗禮，促進我國檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；檔案工作；大數(shù)據(jù)時代

如今，大數(shù)據(jù)對經(jīng)濟、社會、文化等各個領(lǐng)域帶來了巨大的挑戰(zhàn)和前所未有的機遇，檔案工作不可避免地因為大數(shù)據(jù)時代的來臨而發(fā)生深刻的變化和發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代檔案管理是檔案工作者面臨的新課題，檔案工作人員應(yīng)順勢而為，借勢而上，努力變革管理方法和創(chuàng)新管理理念，重新回到正軌上來。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案工作帶來的機遇

（一）重構(gòu)檔案管理業(yè)務(wù)流程。我國檔案界長期以來將檔案管理業(yè)務(wù)分為“六個環(huán)節(jié)”或者“八個環(huán)節(jié)”，具體為收集、整理、鑒定、保管、登記和統(tǒng)計、利用。因為各個環(huán)節(jié)之間涉及不同的開發(fā)利用主體，客體的價值也在時間的演變過程中和社會不斷進步中變化，無法主動、系統(tǒng)、全面、綜合地對檔案進行有效管理，檔案本身處于相對靜止、被動地位。不能對檔案進行有效的管理。而且，目前來講電子文件已經(jīng)在檔案份額中占較大比重，電子文件尤其是核心數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)在形成、整理、歸檔、移交和長期保存過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量接近EB級別。元數(shù)據(jù)及其結(jié)構(gòu)、來源、內(nèi)容描述、形式特征、權(quán)限管理、存儲位置、電子屬性、數(shù)字化屬性、電子簽名等在大數(shù)據(jù)時代下都能一一對應(yīng)、一一展現(xiàn)、全程可追溯，全程可管理，全程可監(jiān)控。檔案全程管理才得以實現(xiàn)。

（二）實現(xiàn)檔案知識管理模式。知識管理是檔案管理的發(fā)展趨勢和未來走向，隨著時代的發(fā)展和社會的進步，同時檔案用戶信息素質(zhì)的提高，傳統(tǒng)意義上簡單數(shù)據(jù)和文件的提供和推薦，已經(jīng)不能滿足當(dāng)今知識經(jīng)濟時代需要。檔案用戶對顯性知識的吸收更激發(fā)了對隱性知識的渴望和追求。因此，檔案利用服務(wù)也應(yīng)從提供粗淺、原始的數(shù)據(jù)或文件向提供精細、復(fù)雜的知識轉(zhuǎn)變。早在1994年，特里·庫克就提出，檔案工作者應(yīng)該從實體保管者向知識提供者過渡。然而，知識不是憑空產(chǎn)生的，也不是對原始數(shù)據(jù)的簡單聚合，而是對檔案數(shù)據(jù)的挖掘、清洗、創(chuàng)新才能有效展示。才能實現(xiàn)“以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”的目標。

（三）開啟智能檔案服務(wù)時代。大數(shù)據(jù)和云計算的完美結(jié)合，使檔案館（室）建立統(tǒng)一的未來語義網(wǎng)成為可能，它不是一個眾多網(wǎng)頁的鏈接集合體，而是一個全球性檔案數(shù)據(jù)庫，全球檔案數(shù)據(jù)將數(shù)數(shù)（開放數(shù)據(jù)）相連。這將會擴展傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的邊界，填平以往存在的數(shù)字鴻溝，開創(chuàng)智能檔案大服務(wù)時代。數(shù)據(jù)終極的意義在于預(yù)測未來，現(xiàn)代管理學(xué)之父德魯克認為，預(yù)測未來最好的方法，就是去創(chuàng)造未來。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)挖掘包括兩個維度，描述性分析和預(yù)測性分析。描述性分析是針對檔案原始數(shù)據(jù)，揭示普遍性的規(guī)律。這是檔案服務(wù)精準化的前提和基礎(chǔ)；預(yù)測性分析是面對用戶未來需求，預(yù)測未來的趨勢。這是智能檔案大服務(wù)的根本和核心。通過大數(shù)據(jù)的整合、挖掘、創(chuàng)新、過濾，使檔案“死”的數(shù)據(jù)變成“活”的知識；使檔案館（室）從純粹獲取檔案信息資源的物理空間場所變成集成獲得檔案智能服務(wù)的知識文化中心；進而極大地滿足檔案用戶的“檔案權(quán)力”，使檔案館（室）檔案服務(wù)更民主、更科學(xué)、更智能。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案工作遭受的挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)安全缺乏有效保障。隱私不僅僅在觀念和技術(shù)層面上，同時涉及法律問題。大數(shù)據(jù)平臺的巨大開放性，給檔案數(shù)據(jù)的完整性、有用性和系統(tǒng)性帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的安全工具和技術(shù)不再像以前那么有用，對現(xiàn)行檔案信息數(shù)據(jù)的安全保護存在很大的技術(shù)難度，檔案信息安全面臨著巨大威脅。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)來源范圍廣，計算機內(nèi)的每一個數(shù)據(jù)、每一片字節(jié)，都構(gòu)成了檔案單元信息的基本要素。大量數(shù)據(jù)匯集加大了信息泄露的風(fēng)險，而且目前對敏感數(shù)據(jù)的使用權(quán)和所有權(quán)沒有明確界定，很多基于大數(shù)據(jù)的分析都未考慮到保密和隱私的問題，檔案在信息界獨有的憑證價值作用，使得其安全保密要求更高。因此，對檔案中的敏感信息進行分析時，特別需要解決如何做到對信息保密、如何防止數(shù)據(jù)被惡意使用等問題，但大數(shù)據(jù)環(huán)境的開放性，使擁有海量數(shù)據(jù)與潛在價值的大數(shù)據(jù)檔案更加容易吸引攻擊者的攻擊。

（二）數(shù)據(jù)處理難以卓有成效。大數(shù)據(jù)時代下無論傳統(tǒng)文獻還是電子數(shù)據(jù)顯著特點就是海量，并且其數(shù)據(jù)呈幾何式泛濫，信息呈指數(shù)式增長，知識呈爆發(fā)式增加，因此存儲數(shù)據(jù)將是數(shù)據(jù)管理的重大問題。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)類型的復(fù)雜多樣給檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，占到數(shù)據(jù)總量80%以上的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)格式不兼容，檔案管理人員進行提取分析和

應(yīng)用實踐等都存在困難，其存儲更是帶來新的安全問題。因當(dāng)前非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲并不能夠有效地沿用具有嚴格訪問控制與隱私管理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲模式，而相適應(yīng)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲模式在技術(shù)上還不成熟，盡管從傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)軟件能夠獲得經(jīng)驗，但非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)服務(wù)軟件沒有內(nèi)置足夠的安全措施，而且使用的最新代碼也不完善，所以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存在著多種漏洞。因此，需要內(nèi)建相關(guān)的安全因素在客戶端應(yīng)用程序中，可這樣又反而導(dǎo)致身份驗證和授權(quán)過程和輸入驗證等各種安全問題的產(chǎn)生。

（三）大數(shù)據(jù)檔案人才匱乏。只有通過深度解析檔案大數(shù)據(jù)，將繁雜、海量、沉睡的檔案數(shù)據(jù)序化、激活，進而才能達到檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理的目標?？梢詭椭鷻n案館（室）提供精確化服務(wù)、精準化運維，大大降低檔案館（室）運營成本，大數(shù)據(jù)的巨大作用開始凸顯?，F(xiàn)行的檔案館（室）的全流程的收集、整理、加工、優(yōu)化、脫敏都基于大數(shù)據(jù)的精準分析，擁有檔案專業(yè)知識、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)理念的復(fù)合型人才能勝任。盡管數(shù)字化、電子化檔案發(fā)展勢頭迅猛，但是大數(shù)據(jù)人才發(fā)展相對比較滯后。大數(shù)據(jù)檔案人才是跨多個專業(yè)層次、多個學(xué)科領(lǐng)域的復(fù)合型跨界人才，既要了解計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，又要掌握解構(gòu)中英文的能力，還需要擁有建立多維度模型框架的能力，同時具有對檔案數(shù)據(jù)趨勢的敏感性和對用戶檔案需求的前瞻性。而且隨著數(shù)據(jù)標準化工作日益完善，種類眾多、類型多樣、載體形態(tài)復(fù)雜的檔案會大幅增加，知識型檔案需求大量涌現(xiàn)都對檔案管理人員的個人能力等提出了更高的要求。鑒于此，大數(shù)據(jù)檔案人才在某種程度出現(xiàn)斷檔和缺乏。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案工作的應(yīng)對策略

（一）多層面保證數(shù)據(jù)安全。開發(fā)利用檔案資源和保守檔案機密，是黨和國家賦予檔案部門的兩個不同方面的重要職能。

大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息安全技術(shù)的對接。當(dāng)今信息安全領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的匿名技術(shù)。隨著大數(shù)據(jù)預(yù)測技術(shù)的發(fā)展，要不斷更新維護且研究更精確的計算方法完善匿名技術(shù)，才能解決大數(shù)據(jù)時代檔案用戶信息隱私問題（大數(shù)據(jù)技術(shù)要與信息安全技術(shù)實現(xiàn)無縫對接，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢發(fā)現(xiàn)各種信息系統(tǒng)中存在的信息風(fēng)險與漏洞。盡早查殺惡意病毒軟件，防止檔案用戶隱私信息因為系統(tǒng)安全問題遭到泄露。最后，政府應(yīng)該加大對數(shù)字隱私權(quán)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入。相應(yīng)立法也應(yīng)同步跟進，這樣才能形成良好的信息環(huán)境。

大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)資源的保護僅僅依靠單純的技術(shù)手段是不夠的，唯有從多個層面協(xié)同起來保證數(shù)據(jù)安全，首先，應(yīng)該發(fā)揮法律在保護檔案數(shù)據(jù)和隱私的基礎(chǔ)作用。其次，在日常的處理大數(shù)據(jù)的操作流程中，建立檔案安全管理制度規(guī)范及安全管理培訓(xùn)機制。最后，也是重中之重，提升檔案管理人員的安全意識和安全觀念，加強檔案管理人員數(shù)據(jù)安全處理能力。

（二）云計算與大數(shù)據(jù)深度融合。根據(jù)IDC（國際數(shù)據(jù)公司）的監(jiān)測統(tǒng)計，2011年全球數(shù)據(jù)總量已經(jīng)達到1.8ZB（1ZB等于1萬億GB，1.8ZB也就相當(dāng)于18億個1TB的移動硬盤），而這個數(shù)值還在以每兩年翻一番的速度增長，預(yù)計到2020

年全球?qū)⒖偣矒碛?5ZB的數(shù)據(jù)量，增長近20倍。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，因此未來檔案信息處理技術(shù)的發(fā)展也要充分結(jié)合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展變化，傳統(tǒng)文獻的電子化數(shù)據(jù)及數(shù)字化檔案文獻必須脫離于實體存儲設(shè)備，通過云計算技術(shù)的發(fā)展，形成云計算機網(wǎng)絡(luò)，使大數(shù)據(jù)的信息處理不再依賴于硬件設(shè)備，通過上云端就可以實時處理。此外，在大數(shù)據(jù)時代下，計算機與網(wǎng)絡(luò)的深度融合一體化將是一個必然的發(fā)展趨勢，當(dāng)計算機和檔案信息網(wǎng)絡(luò)融合成為一個整體的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺時，對檔案數(shù)據(jù)的處理也將不再是以零散、單個的方式進行，而是以規(guī)?；绞竭M行。未來將轉(zhuǎn)變?yōu)橐源髷?shù)據(jù)云端為中心，這也將極大提高未來計算機信息處理技術(shù)的響應(yīng)速度和處理精度，使計算機信息處理技術(shù)變得更加高效和精準，進而更有力地推動檔案大數(shù)據(jù)的發(fā)展。（三）創(chuàng)新檔案人才培養(yǎng)機制。以大數(shù)據(jù)時代、知識經(jīng)濟的社會需求為導(dǎo)向，以檔案工作發(fā)展為依托，筆者認為，大數(shù)據(jù)檔案人才的要義是以檔案學(xué)專業(yè)為基礎(chǔ)，以擴展檔案人才知識結(jié)構(gòu)為重點，以良好的綜合能力為標準，構(gòu)建大數(shù)據(jù)時代檔案管理的復(fù)合型人才。國家應(yīng)從頂層設(shè)計上把大數(shù)據(jù)檔案人才培養(yǎng)納入檔案人力資源開發(fā)的整體規(guī)劃中來，必須在戰(zhàn)略層面對檔案專業(yè)人才的架構(gòu)進行創(chuàng)新性變革，在各大高校組織上統(tǒng)籌科學(xué)安排；高校應(yīng)結(jié)合自身優(yōu)勢和特點來科學(xué)設(shè)定培養(yǎng)目標，創(chuàng)新檔案人才培養(yǎng)方案，精選合作教育實踐平臺，開創(chuàng)多元化、特色化教授實踐新格局；檔案管理人才（高校檔案專業(yè)學(xué)生和檔案事業(yè)工作者）需要積極夯實理論基礎(chǔ)，廣泛涉獵多個學(xué)科（管理學(xué)、社會學(xué)、計算機科學(xué)、心理學(xué)）領(lǐng)域知識，努力培養(yǎng)創(chuàng)新思維模式，持續(xù)獲取信息創(chuàng)新素質(zhì)，建立檔案管理核心競爭力。

四、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時代的洪流滾滾而來，檔案工作也必須與時俱進，創(chuàng)變求新。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作，必將喚醒、激活檔案大數(shù)據(jù)價值，實現(xiàn)檔案管理從數(shù)據(jù)管理到知識管理的轉(zhuǎn)變，開創(chuàng)檔案工作知識管理時代。

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