論電子檔案的安全管理與風險防范

文/國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館） 楊帆 孫杰 吳曉文

論電子檔案的安全管理與風險防范

文/國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館） 楊帆 孫杰 吳曉文

隨著計算機時代的發(fā)展，信息技術(shù)也在快速進步，電子檔案的應(yīng)用變得越來越廣泛。它不僅僅給人們的生活帶來了方便，還大大提高了工作和生活效率，便捷化程度越來越高。但是，電子檔案也會帶來一些風險和不安全因素。所以，加強電子檔案安全管理和風險防范迫不及待。

電子檔案；安全管理；風險防范

電子檔案是通過計算機磁盤進行存儲，相互關(guān)聯(lián)的各種電子檔案文件的集合。主要有磁盤、磁帶和光盤，通過文字、數(shù)字、圖表、圖畫的形式表達出來的一種真實信息，這些信息既可以存儲在以上的介質(zhì)中，還可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。電子檔案具備一些眾人皆知的便捷，如信息存儲的高密度、多種信息媒體的繼承、信息與載體可以分離等。那么電子檔案在具備較大優(yōu)勢的同時也會出現(xiàn)一些風險。所以，加強電子檔案安全管理與風險防范研究很有必要。

一、電子檔案的安全管理

由于電子檔案存在著一定風險因素，所以，加強安全管理很有必要。主要可以通過人員監(jiān)管、嚴格制度、技術(shù)措施、人才培養(yǎng)、政府監(jiān)管等幾個方面加強管理。

（一）具體人員監(jiān)管。電子檔案存在著高度保密性，需要具體人員專門對電子檔案進行負責和監(jiān)管，對保存的相關(guān)文字、圖表、數(shù)據(jù)和圖像等需要一個有經(jīng)驗、有知識、有責任心的專人負責此項工作，做到精益求精。要對工作人員進行專業(yè)培訓，使他們能夠用專業(yè)知識加強安全管理，強化責任監(jiān)督，把電子檔案的安全性通過專業(yè)技能加以提升。除了有專業(yè)人員負責這項工作外，還需要有專門人員加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，隨時對網(wǎng)絡(luò)進行安全管理，通過技術(shù)防備進行監(jiān)督和處理。

（二）落實嚴格的保護制度。有了專門的人員負責之外，還需要嚴格的制度加以落實。從制度上要對檔案的真實性、完整性、保密性加以落實，對于那些需要經(jīng)過處理的電子檔案應(yīng)該加強技術(shù)完善，以確保電子檔案的準確性。同時還要保證電子檔案是否與紙質(zhì)版文本的內(nèi)容相一致，是否完成最終稿本，以及是否有病毒存在，是否已經(jīng)保存完整等等，這些都需要嚴格的執(zhí)行與落實。對所有的歸檔落實保護制度，對于轉(zhuǎn)換硬件和軟件的時候要轉(zhuǎn)換打開格式，防止信息失效，在發(fā)生安全隱患存在時，要及時進行安全處理，進行修復或者拷貝。

（三）技術(shù)措施的處理。技術(shù)措施的處理需要專門精通計算機網(wǎng)絡(luò)使用的人來操作和處理，當遇到一些技術(shù)性難題時，需要對電子檔案的真實性、保密性、安全性進行技術(shù)處理。當電子檔案需要變更載體時，需要做好防護措施，對每份電子檔案做好修改、刪除、保存的措施，以密碼形式進行保存。

（四）專業(yè)人員培訓和政府監(jiān)管。定期對專業(yè)人員進行培訓，及時更新計算機網(wǎng)絡(luò)新的知識，用最新知識武裝自己，在遇到電子檔案處理時，能夠用新的知識及時處理，以保證信息的安全性和真實性。政府作為社會監(jiān)管者，有責任把網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管到位，解決和打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪。

當然，加強電子檔案安全管理的措施不止這些，只有把以上措施落實得當就基本可以保障電子檔案的安全性和真實性。

二、電子檔案的風險防范

電子檔案的風險是多方面的，必須采取牢固的風險防范措施，加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，這也是做好電子檔案工作的必備要求。主要可以從以下幾個方面入手，加強風險防范。

（一）實施規(guī)范化管理。規(guī)范化管理首先對人的管理，因為電子檔案從建立到流轉(zhuǎn)到存儲甚至銷毀都是人在操作，所以加強人的職業(yè)素質(zhì)培訓很重要。其次，應(yīng)對整個內(nèi)部流程進行規(guī)范化管理，每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)該高度重視，防范風險應(yīng)該從每個環(huán)節(jié)開始防范。加強內(nèi)部管理顯得很重要。確保電子檔案的形成、鑒定、銷毀整個流程的把握，保障工作的連續(xù)。

（二）技術(shù)措施處理。電子檔案進行安全處理需要高端技術(shù)措施，這是風險防范的必用手段，這些常用的技術(shù)措施有數(shù)據(jù)加密處理、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護技術(shù)、身份認證技術(shù)和病毒修復以及防火墻等。所以，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前沿知識必須讓責任人員學習和理解透徹，各種規(guī)范應(yīng)該讓操作人員靈活掌握，在遇到各種技術(shù)問題時還得加強學習或者資料的查閱，保障電子檔案信息的真實性、準確性、連續(xù)性。

（三）風險處理。當風險即將發(fā)生之時，應(yīng)該立即通過一定的技術(shù)處理把風險進行攔截或者解除。這就需要采取預期措施在即將出現(xiàn)時立刻處理，進行事先控制，防止風險的繼續(xù)惡化和蔓延。當風險已經(jīng)發(fā)生后，應(yīng)該立即通過技術(shù)手段把風險帶來的損失降至最低。所以，對風險的處理對于防范風險來說也非常重要，要做到識別風險、回避風險、轉(zhuǎn)移風險、分散風險、控制風險等每個步驟。

（四）相關(guān)法規(guī)的完善。形成一個健全的法規(guī)體系，依法防范和控制風險是完善電子檔案工作的必要前提。雖然電子文件歸檔與管理的相關(guān)規(guī)范已經(jīng)在實施，但是，電子檔案的效率化、規(guī)范化還是應(yīng)該加強與改善。

電子檔案的安全管理與風險防范是各位電子檔案工作人員理應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識，只有強化理論與實踐規(guī)范化、實踐化、效率化，才可以滿足在信息技術(shù)高速發(fā)展下的各項需求。

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