檔案信息資源利用的必然歸宿
——遠(yuǎn)程利用

文/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 茍雪

檔案信息資源利用的必然歸宿
——遠(yuǎn)程利用

文/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 茍雪

大眾對(duì)檔案信息不斷擴(kuò)大的需求和檔案服務(wù)發(fā)展緩慢之間的矛盾是檔案工作中的一大主要矛盾，檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用作為嘗試緩解這一矛盾的新途徑還存在著不足。本文對(duì)檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并具有針對(duì)性地從樹(shù)立檔服務(wù)意識(shí)、加快檔案信息化建設(shè)、建全檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的體制機(jī)制、建設(shè)檔案信息資源遠(yuǎn)程利用模式四個(gè)方面提出建議。

檔案信息資源；遠(yuǎn)程利用；信息整合

我們處于一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，對(duì)信息的依賴度空前提高，人們對(duì)檔案資源的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，但是由于有時(shí)候受到空間的限制，導(dǎo)致檔案資源的利用變成了一種麻煩事，比如張先生生活在A市，但是他需要用到一份保存在B市檔案館的檔案資料，除了親自到B市檔案館申請(qǐng)利用檔案以外，他能不能在A地檔案館直接獲取他需要的檔案信息呢？甚至于有沒(méi)有可能B市檔案館可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向張先生提供檔案呢？檔案資源的遠(yuǎn)程利用正是迎合了這種需求，其市場(chǎng)是巨大的。這種需求不僅是對(duì)檔案信息資源利用數(shù)量的要求，更對(duì)檔案資源的管理和利用方式提出了新的要求。傳統(tǒng)檔案館的單一式到館服務(wù)模式已經(jīng)不能適應(yīng)這種需求了，基于電子化的檔案資源遠(yuǎn)程利用將會(huì)成為必然。檔案信息資源遠(yuǎn)程利用對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)能加強(qiáng)館際間的合作，能夠利用、整合的檔案信息數(shù)量大大增加；同時(shí)能促進(jìn)館際間的檔案資料編撰等，為公眾提供更加便利的二次利用；還能促進(jìn)館際相互借鑒，提高信息利用效率，有利于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。對(duì)公眾來(lái)說(shuō)，最直觀的便利就是能夠在異地查檔，跨館出證。在信息化管理的大背景下，國(guó)外檔案管理著名學(xué)者對(duì)檔案管理遠(yuǎn)程服務(wù)的研究探索主要聚焦在微觀領(lǐng)域，注重具體實(shí)踐研究，尤其是在檔案信息管理存儲(chǔ)技術(shù)方面。國(guó)內(nèi)由于檔案資源信息化建設(shè)較晚，對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案的服務(wù)等研究比較多，具體對(duì)檔案資源的遠(yuǎn)程利用的研究還比較少，在檔案資源的遠(yuǎn)程利用將成為必然的趨勢(shì)下，有必要對(duì)其相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析。

一、檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的現(xiàn)狀

雖然早在2008年，北京市檔案局成立課題組對(duì)北京市各級(jí)檔案館民生檔案管理與利用服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研和分析，提出在全市國(guó)家綜合檔案館范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)館藏民生檔案信息資源利用和共享的實(shí)施方案，但是受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、思想意識(shí)等的限制，經(jīng)過(guò)近八年的發(fā)展，檔案資源的遠(yuǎn)程利用發(fā)展仍然停留在起步階段。與檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用發(fā)展水平低下相對(duì)應(yīng)的是公眾對(duì)檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用的需求的不斷擴(kuò)大，以浙江省海鹽縣檔案局為例，在2013檔案遠(yuǎn)程利用系統(tǒng)開(kāi)通運(yùn)行的基礎(chǔ)上， 2014年海鹽縣檔案局工作人員發(fā)現(xiàn)農(nóng)村群眾迫切希望遠(yuǎn)程利用服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)能夠?qū)崿F(xiàn)村村全覆蓋、檔案的查詢范圍也希望能進(jìn)一步擴(kuò)大。數(shù)據(jù)顯示，遠(yuǎn)程利用查詢系統(tǒng)正式運(yùn)行后，檔案查詢量實(shí)現(xiàn)了爆發(fā)式增長(zhǎng)，光婚姻檔案就實(shí)現(xiàn)了700多人次的查詢量，占到全部婚姻檔案查詢量的50%左右。

根據(jù)調(diào)查顯示，截至2015年，在我國(guó)31個(gè)省級(jí)綜合檔案館（香港、澳門、臺(tái)灣除外）中，僅有八個(gè)省級(jí)檔案館明確把檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用劃入了其提高檔案服務(wù)水平的范疇，僅占總數(shù)的25.8%。這一數(shù)據(jù)僅僅是基于對(duì)檔案信息資源遠(yuǎn)程利用理論的提出，進(jìn)一步闡述到“就近查詢，跨館出證”的只有三家檔案館，比例不到10%，而實(shí)際工作中能真正實(shí)現(xiàn)“就近查詢，跨館出證”的檔案館可能更少。

在無(wú)論是信息化水平還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平方面都走在我國(guó)檔案館前沿的省級(jí)檔案館中尚且如此，可以預(yù)見(jiàn)，在我國(guó)各級(jí)基層檔案館中檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的發(fā)展更加不容樂(lè)觀。為什么在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案的服務(wù)等方面研究和實(shí)踐都頗有成果的大背景下，同樣作為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用方式、服務(wù)方式的檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用的發(fā)展水平如此之低，發(fā)展速度如此緩慢呢？

二、檔案信息資源遠(yuǎn)程利用中存在的問(wèn)題

（一）缺乏檔案服務(wù)意識(shí)。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的檔案館都是關(guān)上門來(lái)搞建設(shè)，缺乏各檔案館之間的交流溝通，工作的重心也都是整理檔案、保管檔案等基礎(chǔ)工作，而忽略檔案的服務(wù)，更忽略了檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。這種封閉保守的思想導(dǎo)致我國(guó)的各級(jí)檔案館在各項(xiàng)工作中十分被動(dòng)，寧可不做也不能錯(cuò)。缺乏檔案服務(wù)意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的相關(guān)工作所分配到的財(cái)力、物力和人力都不足，自然發(fā)展不起來(lái)；業(yè)務(wù)人員不重視檔案服務(wù)，難免不會(huì)出現(xiàn)拖沓、散漫的情況；檔案服務(wù)的意識(shí)的缺乏，不只存在于檔案人員之間，也存在于公眾之間，公眾缺乏檔案服務(wù)意識(shí)，不知道自己能享有相關(guān)的檔案服務(wù)，沒(méi)有了利用人群，缺乏有效的反饋，僅僅依靠檔案機(jī)構(gòu)人員很難全面地發(fā)掘出檔案信息資源遠(yuǎn)程利用中的各種問(wèn)題，無(wú)法有效地完善利用，形成一種惡性循環(huán)，工作開(kāi)展更加吃力。

（二）檔案信息化建設(shè)落后。檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用涉及最基本的問(wèn)題就是檔案資源的信息化，即數(shù)字化，僅僅借助傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很難在大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用。2000年王剛同志提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)任務(wù)的要求，全國(guó)檔案信息化工作全面啟動(dòng)，經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，我們確實(shí)取得了非常顯著的成就，但就筆者的切身感受及調(diào)研來(lái)看，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量還有待提高，主要表現(xiàn)為檔案資源的信息化建設(shè)水平不高。以某市檔案館為例，其信息化的檔案主要集中于明清檔案上，而且全文數(shù)字化的檔案很少，多數(shù)只是目錄的數(shù)字化，不能滿足檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的要求。檔案資源的信息化滯后限制了檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用的發(fā)展，巧婦難為無(wú)米之炊，沒(méi)有信息化的檔案資源作基礎(chǔ)，檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用服務(wù)內(nèi)容單薄，可供遠(yuǎn)程利用的檔案資源數(shù)量較少，種類比較局限集中，不全面。

（三）體制機(jī)制不健全。

1.缺乏相關(guān)的法律。在現(xiàn)階段我國(guó)的法律體系中，涉及檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的相關(guān)法律幾乎沒(méi)有，沒(méi)有法律對(duì)檔案資源遠(yuǎn)程利用的建設(shè)機(jī)制提出要求并加以規(guī)范，各基層檔案部門間開(kāi)展檔案信息資源遠(yuǎn)程利用工作的依據(jù)大多是各基層檔案部門間簽訂的合作協(xié)議，如2013年長(zhǎng)春市11個(gè)國(guó)家綜合檔案館簽訂實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)春市區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用的責(zé)任書(shū)。導(dǎo)致相關(guān)法律的缺失一方面是因?yàn)檫@是一個(gè)相對(duì)新的領(lǐng)域，很多工作都尚處于起步和萌芽階段，有很多值得我們?cè)趯?shí)踐中去解決的問(wèn)題，也存在一些爭(zhēng)論，制定法律有難度，但另一方面，更是意識(shí)上不重視的產(chǎn)物。制定相關(guān)的法律在一定程度上能引起社會(huì)心理上的重視，更重要的是具有強(qiáng)制執(zhí)行力，能有力地規(guī)范檔案信息資源的管理和利用，從而將有利于建立檔案資源的遠(yuǎn)程利用機(jī)制。

2.責(zé)任問(wèn)題沒(méi)有落實(shí)。在現(xiàn)階段的檔案利用服務(wù)領(lǐng)域中，檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用是一個(gè)新的領(lǐng)域，沒(méi)有前人的經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有以往檔案工作的模式可以套，體制機(jī)制不健全。這其中涉及的最大的問(wèn)題就是責(zé)任的落實(shí)，檔案館內(nèi)部遠(yuǎn)程利用的相關(guān)問(wèn)題由誰(shuí)管理，由誰(shuí)實(shí)施，由誰(shuí)負(fù)責(zé)；檔案館之間的檔案信息傳遞由誰(shuí)負(fù)責(zé)；檔案信息資源在傳遞過(guò)程中安全性遭到了破壞由誰(shuí)負(fù)責(zé)；檔案信息資源在傳遞之后安全性遭到破壞由誰(shuí)負(fù)責(zé)；如何證明和界定檔案信息已經(jīng)傳遞完成；檔案的真實(shí)性和安全性如何保障，這種真實(shí)性和可靠性是由發(fā)出方的檔案館還是接收方的檔案館保證等等。這些都是檔案信息資源遠(yuǎn)程利用工作在實(shí)際中會(huì)遇到的問(wèn)題，正是因?yàn)橛羞@么多的顧慮和空白我國(guó)檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用才發(fā)展如此緩慢。

3.缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范會(huì)導(dǎo)致檔案信息的不可提取和檔案反饋信息的交流障礙，更嚴(yán)重的是會(huì)給檔案帶來(lái)安全隱患，從而影響檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的效率，無(wú)疑是一頭攔路虎。而在我國(guó)，檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（1）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。各級(jí)檔案部門依據(jù)自身工作的實(shí)際情況制定出具有地方特點(diǎn)的檔案管理流程、標(biāo)準(zhǔn)，這在一方面切合各檔案部門的實(shí)際情況，但是在另一方面，不利于地域間檔案部門的信息交流，同時(shí)不利于檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的建設(shè)。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范從檔案部門工作系統(tǒng)的整體出發(fā)，對(duì)檔案信息資源遠(yuǎn)程利用中涉及的信息化建設(shè)、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)手段等制定制度、規(guī)程、指標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的建設(shè)提出要求，同時(shí)為其提供了保障。

（2）業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指導(dǎo)檔案人員實(shí)際檔案業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括檔案著錄格式、歸檔文件目錄格式、檔案分類方法、編號(hào)的方法等。由于歷史的原因，我國(guó)一些檔案部門，尤其是一些基層檔案部門，分類方法沒(méi)有科學(xué)的規(guī)范，歸檔時(shí)檔號(hào)的編排也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，仍然延續(xù)上一代流傳下來(lái)的編號(hào)方法，對(duì)檔案信息的數(shù)字化以及今后的檢索、利用等工作造成了一定的阻礙。

（3）技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)檔案整理工作過(guò)程中、檔案服務(wù)項(xiàng)目中、檔案工作成果的提供上應(yīng)滿足的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提出要求，主要集中表現(xiàn)在信息資源管理系統(tǒng)方面。各地在建設(shè)檔案信息資源管理系統(tǒng)的過(guò)程中，都是各自采購(gòu)或者自主開(kāi)發(fā)，各檔案部門采用的管理系統(tǒng)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)皆有差別。當(dāng)用戶在各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)間轉(zhuǎn)換時(shí)，無(wú)形地就增加了操作難度，更重要的是，用戶的權(quán)限限制和身份認(rèn)證也成了一大難題，無(wú)法快速地獲取相關(guān)信息。使用的技術(shù)保障不統(tǒng)一，也會(huì)引發(fā)很多問(wèn)題，比如一個(gè)檔案部門使用電子水印來(lái)維護(hù)電子檔案信息的安全性，可能在另一檔案部門這項(xiàng)技術(shù)還未投入使用，這就造成了檔案館間信息利用的障礙，同時(shí)也對(duì)檔案信息資源的安全構(gòu)成了威脅。

三、對(duì)檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的對(duì)策與建議

（一）樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)。開(kāi)展檔案服務(wù)是挖掘檔案價(jià)值的有效方式，是各級(jí)檔案館新的工作重心，是現(xiàn)當(dāng)代對(duì)檔案人員的新要求。檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用建設(shè)是檔案服務(wù)中一項(xiàng)很重要的綜合性工作，對(duì)財(cái)力、物力和人力有很高的要求。領(lǐng)導(dǎo)層樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)，能確保有關(guān)的財(cái)力、物力和人力的分配；檔案業(yè)務(wù)人員樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)有利于各項(xiàng)工作的有效落實(shí)；公眾樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)，能夠提供有效的反饋，幫助解決檔案信息資源遠(yuǎn)程利用中的各種問(wèn)題。樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)是促進(jìn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用建設(shè)的重要保障，將有利于豐富檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)；有利于加強(qiáng)館際間的合作，建立檔案資源利用空間；有利于從心理上將檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用上升到一個(gè)高度。

（二）加快檔案信息化建設(shè)。信息化是檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用的基礎(chǔ)，包括檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的信息化和檔案信息資源的信息化，在各項(xiàng)規(guī)定及指標(biāo)的要求下，我國(guó)各級(jí)檔案館的基礎(chǔ)硬件設(shè)施信息化水平很高，截止2012年底，國(guó)家綜合檔案館網(wǎng)站建立的比例已達(dá)79.5%，高校網(wǎng)站的建立的比例更是高達(dá)94.3%，而檔案信息資源的信息化建設(shè)則不盡人意。檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用是對(duì)硬件設(shè)施信息化的要求，更對(duì)檔案信息資源信息化提出了要求。各級(jí)檔案館在加快檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)該以全文數(shù)字化為中心，突出檔案信息資源的信息化，提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（三）健全檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的體制機(jī)制。建立檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的體制機(jī)制要從法律的制定入手，涵蓋檔案信息資源遠(yuǎn)程利用工作中責(zé)任的落實(shí)、檔案信息資源遠(yuǎn)程利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)等方面。法律就像是檔案信息高速公路上的交通規(guī)則，為檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用提供了依據(jù)，統(tǒng)一了全國(guó)各級(jí)檔案部門的檔案信息化管理、建設(shè)形式，優(yōu)化配置有限的資源，能保障檔案資源的真實(shí)性和可靠性，為其的合法利用提供保證，更重要的是從思想上加深了各級(jí)檔案工作者對(duì)檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的理解和重視；責(zé)任的落實(shí)則是解決了檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的后顧之憂，使檔案信息資源遠(yuǎn)程利用工作的開(kāi)展更加有序化；檔案信息資源遠(yuǎn)程利用中管理性標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)將為檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用掃清障礙，提高利用效率，保障檔案信息的安全性。

（四）建立檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的模式。建立檔案信息資源遠(yuǎn)程利用的模式首先要借助于檔案資源共享利用平臺(tái)的建設(shè)，整合區(qū)域內(nèi)檔案資源，開(kāi)放館藏檔案資源，共享館藏檔案。為了給利用者提供更大的便利，可以嘗試在各檔案館檔案門戶網(wǎng)站上提供遠(yuǎn)程利用服務(wù)的入口，進(jìn)一步可以將這一平臺(tái)擴(kuò)展到移動(dòng)端上，使檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)更加人性化。其次是遠(yuǎn)程利用服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)的建設(shè)，合理地利用現(xiàn)有的基層服務(wù)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)展其工作內(nèi)容，比如在城市可以把居委會(huì)、街道辦，甚至一些政務(wù)中心建設(shè)成為檔案遠(yuǎn)程利用的服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)；在農(nóng)村，則可以向居委會(huì)提供計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、身份識(shí)別設(shè)備等信息化設(shè)施從而將其建設(shè)成為合格的檔案遠(yuǎn)程利用的服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)，完善檔案利用服務(wù)體系。第三從規(guī)章制度層面來(lái)說(shuō)，檔案館間可以簽訂館藏檔案遠(yuǎn)程利用的協(xié)議，以點(diǎn)帶面，從而建成多層級(jí)、全覆蓋的檔案信息資源遠(yuǎn)程利用體系。

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