檔案信息化在醫(yī)院管理中的重要意義及提升策略

文/秦皇島市衛(wèi)生應(yīng)急調(diào)度中心 崔馳

檔案信息化在醫(yī)院管理中的重要意義及提升策略

文/秦皇島市衛(wèi)生應(yīng)急調(diào)度中心 崔馳

伴隨全民休閑時代的到來，及人們保健意識的逐漸提高，越來越多的人開始關(guān)注自己的身心健康，他們主動到醫(yī)院接受健康檢查，并對醫(yī)院醫(yī)療水平提出了較高的要求，希冀醫(yī)院能夠提供個性化的醫(yī)療服務(wù)，這對于醫(yī)院的傳統(tǒng)管理方式不得不說是一次革新，醫(yī)患關(guān)系的處理應(yīng)堅持“以人為本”的原則，要求結(jié)合患者的實際情況提供個性化的服務(wù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已很難滿足醫(yī)院管理的發(fā)展需要，而由于電子檔案對患者的臨床癥狀進(jìn)行了及時記錄，因此可以依據(jù)患者的病情變化進(jìn)行對癥下藥，以提高治療效果，減少資源浪費和簡化就醫(yī)流程。電子檔案在醫(yī)院管理中的應(yīng)用，可以提高醫(yī)院檔案管理的水平，也可以提高醫(yī)院的工作效率，保證治療效果。而如何提高檔案在醫(yī)院管理中的使用水平系醫(yī)院管理者當(dāng)前亟須解決的一個重大管理難題。本文分析了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息化管理的重要意義，并提出了醫(yī)院檔案信息化管理的提升策略。

檔案；信息化管理；優(yōu)勢；策略

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）檔案查詢效率不高。傳統(tǒng)的檔案管理偏重紙質(zhì)檔案管理，很多檔案并沒有實現(xiàn)電子化的管理，很多檔案還是以紙質(zhì)檔案的形式為主，且分散存放于各個職能科室，在管理上和使用上不太方便，一旦需要查詢相關(guān)檔案資料，檔案管理人員往往需要往返于各科室、部門進(jìn)行檔案調(diào)閱、核對，耗費相當(dāng)多的時間和精力。而且醫(yī)院對于檔案管理重視程度不夠，各個職能部門在檔案完善、更新歸檔方面做得不夠到位，在查詢時缺失檔案、殘缺檔案經(jīng)常出現(xiàn)，給檔案電子化管理也帶來了一定困難。

（二）檔案管理較為閑散。醫(yī)院需要設(shè)立專門的檔案室對檔案進(jìn)行保存，但大部分醫(yī)院往往硬件條件不具備，大量的紙質(zhì)檔案被堆放在檔案管理室內(nèi)，由于時間久遠(yuǎn)，許多檔案已經(jīng)發(fā)黃，甚至出現(xiàn)霉變等現(xiàn)象，而這些檔案一旦遭受破壞，讓無從查閱甚至補辦。另外，近年虛假檔案的狀況頻頻曝光，如若檔案管理人員玩忽職守，私自修改檔案的狀況將難以杜絕，檔案安全亦得不到有效保障。

（三）檔案管理難度較大。醫(yī)院檔案在歸檔時往往整卷歸檔，里面包含醫(yī)院職工的個人隱私，而在查詢檔案時，則需要將同時期的檔案一塊拿出，在這個過程中則可能泄露其他職工的信息，引起不必要的麻煩，無形中增加了檔案管理的難度，而且每次檔案查詢和整理，需要手工進(jìn)行登記，這在很大程度上增加了醫(yī)院檔案管理人員的工作量，不利于提高醫(yī)院檔案管理效率。

二、檔案信息化在醫(yī)院管理中的重要意義

醫(yī)院檔案管理存在的問題由來已久，信息化技術(shù)的應(yīng)用和普及為醫(yī)院檔案管理改革提供了新思路，一些醫(yī)院已經(jīng)嘗試實現(xiàn)檔案信息化管理，其有效轉(zhuǎn)變了醫(yī)院檔案管理工作中的管理方式，由人工化轉(zhuǎn)換為智能化、自動化，在很大程度上減輕了醫(yī)院檔案管理人員在工作上承受的壓力，并提高了醫(yī)院檔案管理的效率與質(zhì)量。其具體優(yōu)勢如下：

（一）能夠不斷完善電子檔案歸檔制度。紙質(zhì)檔案往往信息更新不及時，管理歸檔占用大量的人力物力，而采用電子檔案歸檔制度，不僅可以讓各職能部門員工參與到檔案管理中來，而且方便各職能部門在領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下，及時完善檔案信息，并有效掌握部門內(nèi)員工情況，方便員工考核、職位調(diào)動等。這樣不僅可以減輕專職檔案管理人員的工作強度，而且可以提高檔案的利用效率，在醫(yī)院建設(shè)及人力資源配置等方面發(fā)揮重要作用。

（二）便于實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，建立準(zhǔn)確完整的醫(yī)院檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，在允許的范圍內(nèi)開放這些數(shù)據(jù)庫，方便醫(yī)院人員自行信息查詢，同時還可以利用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析、整理及統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在人員流動、人事調(diào)整等方面存在的問題，以便及時解決，同時還可以方便醫(yī)護(hù)人員形成良性競爭機制，在對比中明確自己的差距，以積極提高工作業(yè)績。

（三）利于構(gòu)建較完善的檔案管理系統(tǒng)。健全檔案信息管理系統(tǒng)可以有效防止人員隨意更改檔案信息，提高檔案信息的透明度以及使用效率。醫(yī)院工作人員可以通過檔案信息管理系統(tǒng)隨時查詢自己的檔案信息資料，一旦發(fā)現(xiàn)與事實不符，可以及時提交相關(guān)證明資料，更正檔案信息，另外醫(yī)院工作人員還可以利用檔案信息對比數(shù)據(jù)，開展相關(guān)的科研工作，提高檔案信息的利用效率，另外，還可以促進(jìn)人才培養(yǎng)的公正性、合理性，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案信息化在醫(yī)院管理中的提升策略

針對醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決策略：

（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化的觀念。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要大量資金投入，而醫(yī)院往往將資金投入到醫(yī)療設(shè)備更新、醫(yī)院建設(shè)等方面，忽視了檔案管理工作。但醫(yī)院檔案在人才配置、凸顯醫(yī)院管理軟實力方面的作用已越來越明顯。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加強重視，從政策、資金上給以支持，以積極更新檔案管理軟件，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理。

（二）要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院檔案管理人員由于專業(yè)、學(xué)歷、年齡等多方面的原因，尚不能完全適應(yīng)檔案信息化管理工作，甚至一些老員工還出現(xiàn)了抵觸心理。所以，一方面要加強對在職檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其不斷更新知識，盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容；另一方面，要積極引進(jìn)計算機方面的專業(yè)人才，幫助健全醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，盡快實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。

（三）要不斷更新醫(yī)院檔案管理的設(shè)備。醫(yī)院檔案管理設(shè)備陳舊，比如有的醫(yī)院檔案管理科室只有一部分人配有電腦，且電腦型號老舊，與新的檔案管理軟件不兼容，影響了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程，為此，醫(yī)院要為檔案管理人員配置合適的電腦，以確保其能正常開展工作，同時還要定期對電腦設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，防止因電腦故障等問題導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息泄露或丟失。

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